La clave de la eficiencia

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¿A menudo siente abrumado por la cantidad de trabajo que tienes que hacer, o te encuentras falta plazos? ¿O es que a veces sólo se olvide de hacer algo importante, por lo que la gente tiene que perseguir a realizar el trabajo?

Todos estos son síntomas de no mantener un adecuado «To-Do List». Listas de tareas son las listas de todas las tareas que debe llevar a cabo prioridad. Ellos lista de todo lo que tiene que ver con las tareas más importantes en la parte superior de la lista, y las tareas menos importantes en la parte inferior.

Al mantener una lista de tareas, se asegura de que sus tareas están escritas en un mismo lugar para que no se olvide nada importante. Y por priorizar las tareas, a planificar el orden en que se va a hacer, de modo que usted puede decir lo que necesita su atención inmediata, y lo que puede salir hasta más tarde.

Listas de tareas son esenciales si usted va a vencer a la sobrecarga de trabajo. Cuando no se utiliza Listas de tareas con eficacia, usted aparece desenfocada y poco fiable para los que te rodean. Cuando no se utilicen con eficacia, usted estará mucho mejor organizada, y serás mucho más fiable. Usted experimentará menos tensión, con la certeza de que no ha olvidado nada importante. Más que esto, si le da prioridad de forma inteligente, vas a dedicar su tiempo y energía en actividades de alto valor, lo que significa que usted es más productivo y más valioso para su equipo.

Mantener una lista de tareas adecuadamente estructurada y pensada suena bastante simple. Pero puede ser sorprendente la cantidad de personas que no pueden utilizar las listas de tareas a todos, no importa utilizarlos de manera efectiva. De hecho, es a menudo cuando la gente empieza a usar las listas de tareas con eficacia y prudencia que hacen sus primeros avances de productividad personal, y empezar a hacer un éxito de su carrera.

Preparar una lista de tareas pendientes

Para comenzar a preparar su lista de tareas pendientes, descargue nuestra plantilla To-Do List. (. Escribir su lista en un papel o lo ponga en un documento que es la manera más simple y más fácil de empezar a utilizar To-Do Lists) A continuación, siga estos pasos:

Paso 1:

Anote todas las tareas que tiene que completar. Si son grandes tareas, romper el primer paso de acción y escribir esto en la tarea más grande. (Idealmente, las tareas o pasos a seguir deben tomar más de 1-2 horas para completarse.)

Nota:
Puede que le resulte más fácil compilar varias listas (personal, estudios, trabajo y listas de tareas pendientes, por ejemplo). Pruebe con diferentes enfoques y utilizar lo mejor para su propia situación.

Paso 2:

Ejecutar a través de estas tareas asignación de prioridades de la A (muy importante, o muy urgente) a F (poco importante, o nada en absoluto urgente).

Si demasiadas tareas tienen una alta prioridad, ejecute a través de la lista de nuevo y degradar los menos importantes. Una vez que haya hecho esto, vuelva a escribir la lista en orden de prioridad.

Uso de las listas de tareas pendientes

Para utilizar su Lista de tareas, simplemente su forma de trabajo a través de él con el fin, que trata de las tareas una prioridad en primer lugar, luego el B, el Cs, y así sucesivamente. Como completar las tareas, marque a retirarse o atacar a través.

Puede utilizar Listas de tareas de diferentes maneras en diferentes situaciones. Por ejemplo, si usted está en un papel de tipo de ventas, una buena manera de motivar a ti mismo es mantener a su lista de tareas relativamente corto, y su objetivo es completar todos los días.

En usted está en un papel operativo, o si las tareas son grandes o dependen de muchas otras personas, entonces puede ser mejor centrarse en una lista de más largo plazo, y el «chip away» en ella día a día.

Muchas personas encuentran útil para gastar, digamos, 10 minutos al final del día, las tareas de la organización en su lista de tareas pendientes para el día siguiente.

Consejo:
Una vez que usted se sienta cómodo usando Listas de tareas, puede empezar a diferenciar entre la urgencia e importancia. Para más información sobre esto, vea nuestro artículo sobre la Matriz urgente / importante.

Uso del software

Aunque el uso de una lista de papel es una manera fácil de empezar a usar Listas de tareas, los enfoques basados ​​en software pueden ser más eficientes, a pesar de la curva de aprendizaje. Estos pueden recordar eventos o tareas que pronto serán vencidos, sino que también se pueden sincronizar con el teléfono o correo electrónico, y que se pueden compartir con otras personas en su equipo, si usted está colaborando en un proyecto.

Hay muchos programas de software de gestión del tiempo disponible. En un nivel simple, se puede usar MS Word o MS Excel para administrar sus listas de cosas por hacer. Algunas versiones de Microsoft Outlook y otros servicios de correo electrónico como Gmail, tienen listas de tareas y listas de tareas pendientes como características estándar. Recuerde que la leche es una herramienta de administración de tareas en línea popular que se sincronizarán con su smartphone, PDA, o cuenta de correo electrónico. Incluso se puede mostrar en sus tareas a realizar de lista son en un mapa. Otros servicios similares son Todoist y Toodledo.

Una de las mayores ventajas de utilizar un enfoque basado en software para administrar su lista de cosas por hacer es que se puede actualizar fácilmente. Por ejemplo, en lugar de rascarse de tareas y volver a escribir la lista de todos los días, el software le permite mover y dar prioridad a las tareas rápidamente.

Consejo:
Todos pensamos, planificar y trabajar de manera diferente. Un programa que funciona bien para un colega que no funcione bien para usted, simplemente porque se aprende y piensa en su propio camino. Por esta razón, es útil para investigar y probar varias formas diferentes de compilar su lista de cosas por hacer antes de decidirse por un solo sistema.

Ejemplos

Listas de tareas pueden ayudarle a mantenerse en la cima de los proyectos importantes y montones de tareas o decisiones deshechos.

Por ejemplo, imagine que está al frente de un equipo que está trabajando en un proyecto grande y complejo. Hay muchas tareas que hacer, y tantas personas que hacen ellos, que mantenerse en la cima de todo esto parece abrumadora.

Puede utilizar una lista de cosas por hacer en esta situación para ayudar a mantenerse organizado. Usted puede estructurar su lista de los miembros del equipo, escribir las tareas y fechas límite para cada persona en el proyecto. Cada día a medida que escribe a cabo sus propias tareas que deben completar, también se puede comprobar su equipo Lista de tareas para ver quién está trabajando en qué, y si algo se debe en ese día. También puede incluir otras tareas que tiene que completar como parte de su trabajo.

O imagina que estás en un puesto de ventas y tienen una larga lista de personas que usted necesita para hablar. Usted escribe una lista de todos los que tiene que llamar y cada cliente necesita ver, y empezar a priorizar.

Usted sabe que un cliente realmente interesado en su producto y está dispuesto a comprar, por lo que les priorizar con una «A» – se trata de una perspectiva que realmente vale la pena centrarse en. Por el contrario, sabe que otro prospecto que juega fuera contra varios competidores, lo que significa que el que va a hacer menos beneficios, y que hay una posibilidad razonable de que no obtendrá el negocio. Dar prioridad a esta persona con una «D». Vale la pena hacer un esfuerzo aquí, pero usted debe concentrarse la mayor parte de su atención en mejores perspectivas.

Consejo:
Listas de tareas son particularmente útiles cuando se tiene un pequeño número de tareas que debe completar. Sin embargo, pueden llegar a ser incómodo cuando tienes demasiadas cosas en ellos, o cuando es necesario avanzar varios proyectos. En este punto, vale la pena comenzar a utilizar los programas de acción, que son versiones más escalables de listas de tareas.

Puntos clave:

Para estar bien organizados en el lugar de trabajo, usted necesita utilizar las listas de tareas o programas de acción. Mediante el uso de ellos, que se asegurará de que:
• ¿Te acuerdas de llevar a cabo todas las tareas necesarias.
• Usted abordar las tareas más importantes primero, y no pierda tiempo en tareas triviales.
• Usted no se estresan por un gran número de puestos de trabajo sin importancia.

Para elaborar un priorizada To-Do List, descargue nuestra plantilla y utilizarla para enumerar todas las tareas que debe llevar a cabo.

Marque la importancia de la tarea a su lado, con una prioridad de A (muy importante) a F (poco importante). Volver a redactar la lista en el orden de importancia. A continuación, llevar a cabo los trabajos en la parte superior de la lista en primer lugar. Estas son las más importantes tareas, más beneficiosas para completar.

También puede utilizar los enfoques basados ​​en software para administrar su lista de tareas pendientes. A menudo se puede acceder a ellos desde cualquier lugar, y con frecuencia se puede sincronizar con el móvil.

 

Ventajas de usar listas de tareas

1. Claridad: Te permite visualizar todas las tareas pendientes.
2. Prioridad: Facilita identificar lo más importante y urgente.
3. Motivación: Tachar tareas completadas genera una sensación de logro.
4. Reducción de estrés: Ayuda a liberar la mente al confiar en un sistema externo.
5. Seguimiento: Permite evaluar el progreso y ajustar la planificación.

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Tipos de listas de tareas

1. Lista diaria
   • Incluye tareas específicas para completar en un solo día.
   • Útil para mantener un enfoque claro y evitar sentirse abrumado.
2. Lista semanal
   • Resumen de objetivos y tareas para toda la semana.
   • Ayuda a planificar de manera más estratégica y equilibrada.
3. Lista de proyectos
   • Desglosa proyectos grandes en pasos o hitos manejables.
   • Útil para evitar la procrastinación y mantener el avance constante.
4. Lista de tareas prioritarias
   • Se enfoca en lo más importante o urgente.
   • Sigue el principio de la Matriz de Eisenhower:
     • Urgente e importante: Hazlo ahora.
     • Importante pero no urgente: Planifica para más tarde.
     • Urgente pero no importante: Delega.
     • Ni urgente ni importante: Elimina.
5. Lista maestro
   • Una recopilación de todas las tareas pendientes, sin límite de tiempo.
   • Funciona como un repositorio para consultar y extraer tareas según sea necesario.
6. Lista «No hacer»
   • Identifica actividades que debes evitar porque consumen tiempo sin aportar valor.
   • Ayuda a mantener el enfoque y evitar distracciones.

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Cómo crear una lista de tareas efectiva

1. Escribe todo:
   • Anota todas las tareas, desde las más pequeñas hasta las más grandes.
   • Usa papel, una aplicación o un software de gestión de tareas.
2. Prioriza:
   • Asigna niveles de prioridad a cada tarea (alta, media, baja).
   • Enfócate en lo más importante antes de pasar a lo secundario.
3. Desglosa las tareas grandes:
   • Divide proyectos grandes en pasos más pequeños y manejables.
4. Sé específico:
   • Evita términos vagos como “trabajar en el informe”. En su lugar, escribe “escribir la introducción del informe”.
5. Define plazos:
   • Añade fechas límite para las tareas, incluso si son aproximadas.
6. Agrupa tareas similares:
   • Combina tareas que requieren el mismo tipo de enfoque o recursos (ejemplo: llamadas telefónicas, correos).
7. Deja espacio para lo imprevisto:
   • No llenes toda tu lista; deja margen para tareas urgentes que puedan surgir.

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Herramientas para gestionar listas de tareas

1. Tradicionales:
   • Libreta o agenda.
   • Post-its para recordatorios rápidos.
2. Digitales:
   • Aplicaciones móviles:
     • Todoist: Gestión sencilla de tareas y proyectos.
     • Microsoft To Do: Integración con Outlook y Windows.
     • Google Tasks: Ligera y vinculada a Gmail y Google Calendar.
   • Softwares avanzados:
     • Trello: Tableros visuales para proyectos y tareas.
     • Asana: Ideal para trabajo en equipo y proyectos complejos.
     • Notion: Personalización total para listas y bases de datos.

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Consejos para aprovechar las listas de tareas

1. Revisa diariamente:
   • Consulta y actualiza tu lista al inicio y al final del día.
2. Evita sobrecargarla:
   • Limita la cantidad de tareas para evitar frustraciones. Un máximo de 5-7 tareas importantes por día es ideal.
3. Combina con técnicas de productividad:
   • Método Pomodoro: Trabaja por intervalos de 25 minutos con descansos.
   • Regla de los 2 minutos: Si algo toma menos de 2 minutos, hazlo de inmediato.
4. Tacha las tareas completadas:
   • Marca las tareas terminadas para sentir progreso y mantener la motivación.
5. Reevalúa prioridades:
   • Lo que no es importante hoy podría serlo mañana. Ajusta según sea necesario.

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Errores comunes al usar listas de tareas

1. Hacerlas demasiado largas:
   • Una lista interminable puede ser abrumadora. Mantén un enfoque realista.
2. No actualizarlas:
   • Dejar que se acumulen tareas obsoletas o irrelevantes genera desorganización.
3. No priorizar:
   • Tener muchas tareas sin un orden definido puede llevar a perder tiempo en cosas menos importantes.