La preparación

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B) LA PREPARACIÓN

Toda negociación racional está preparada, la no preparación nos lleva a un proceso de irracionalidad generalizada. La preparación apunta a 2 aspectos básicos:
Pensar en todos los detalles a tener en cuenta «al sentarnos a la mesa de negociación»
Considerar nuestra cual será nuestra actitud durante la reunión, pensando en los intereses que motivaran la conducta de la otra parte y en los posibles imprevisto.
Al encarar un negociación podemos creer en el error de llegar a considerar lo que solo hay que ganar aquí y ahora, descuidando el resultado a largo plazo., y lo que es peor aún ni siquiera considerar esta óptica. Toda negociación es profesional sólo si está debidamente preparada.
Elementos claves en la preparación
Una negociación profesional es una negociación preparada.
Los elementos claves para comprender el proceso del negociador son:

Debe haber como mínimo 2 partes
Las partes tienen o creen tener un conflicto de intereses
La negociación es una actividad voluntaria, elegimos negociar ya que presuponemos que nos ayudará a lograr nuestros objetivos en una mejor forma.
En la negociación se manejan cosas tangibles e intangibles. Los tangibles deben ser resueltos en el transcurso de la negociación, ya que son los aspectos sobre los que reside la negociación (precio, tasa de interés, contrato, etc.) .Los intangibles son de orden psicológico, la mayoría de las veces los esfuerzos se concentran en los aspectos tangibles. Dentro del ámbito de los intangibles encontramos interrogantes delicados como: el precedente que deja el resultado de la negociación, si nuestro desempeño fue mejor al de la otra parte, y los aspectos personales de la negociación.
Las partes entran en un proceso de dar y recibir, implica que la formulación de demandas iniciales esta efectuada con una relativa distancia de las reales expectativas de las partes. El acortamiento de esta brecha es la esencia que marca el proceso de la negociación.
Teniendo en cuenta que toda negociación esta recortada por intereses muy precisos y se desenvuelve en un lapso muy limitado, la magia de una buena preparación reside en pensar en todo los cuidados a tomar en cuenta a efectos de lograr que la relación sea exitosa.
Una buena preparación también implica considerar los siguientes aspectos:
*
El manejo de los elementos esenciales: » Allí donde hay una comunicación , hay una negociación», los intereses a negociar pueden ser: pasados, presentes o futuros. El análisis de los elementos de la negociación es:
Necesidades a satisfacer
Relaciones a modificar
Comunicación

En teoría en la negociación siempre nos referimos a las necesidades a satisfacer.
En la negociación es fundamental la comunicación entre las partes, hay que tener en cuenta todos los aspectos de la comunicación (palabras, gestos, tonos, señas, silencios, etc.)

Otro aspecto fundamental es conocer quiénes son nuestros clientes, para esto es necesario realizar un perfil de la otra parte, y de las personas relacionas con ella que influyen en el desarrollo de la negociación.

Manual de Habilidades Directivas

*Lenguaje no verbal: Un cliente necesita percibir que recibe lo máximo a cambio de lo que él nos da., sino consigue su satisfacción total recurrirá a la competencia. El proceso de captar nuevos clientes o de recuperarlos es difícil.
Las señas pueden ser elementos simples de entender, como la caída de la facturación, reclamos de clientes, mala atención, etc. Deben ser captadas rápidamente a fin de no perder la negociación o complicarla.
Pueden tener más protagonismo que el lenguaje verbal, ya que se puede captar información que con palabras sería difícil de explicar.
El lenguaje no verbal tiene 3 elementos básicos:
Actitudes: Es la predisposición que tiene la otra parte para bien o mal la negociación
Gestos: Nos pueden indican el grado de atención de la otra persona
Disposición espacial: Se refiere al hábitat , el marco geográfico donde se desarrolla el encuentro.
Los elementos básicos del lenguaje no verbal adquieren tanto o más protagonismo que el discurso verbal. Si la negociación es un proceso recortado por intereses precisos, que se desenvuelven en un lapso muy limitado, esta relación requiere los mayores cuidados para que resulte exitosa, al menos de nuestra parte; y uno de los aspectos a considerar es el clima reinante que se establece en el vínculo.
Las señas permiten detectar acuerdos o desacuerdos, así como estados de ánimos que muchas veces no se pueden expresar con palabras.
*Lugar de la reunión: El lugar de la reunión siempre será en función de la negociación a encarar, esto implica considerar la conveniencia de celebrar las reuniones en nuestro ámbito, en el del oponente, o en un sitio neutral.
Ventajas de negociar en el propio terreno:
Que la otra parte venga a nosotros nos pone en una situación de poder
Nos permite manejar el hábitat
Nos permite y obliga a manejar los tiempos

Ventajas de negociar como visitante:
Nos permite obtener información acerca de su entorno
Ventajas de un terreno neutral
Evita las ventajas y desventajas de ser visitante o local.
*La forma: La negociación puede ser grupal o individual, la forma que utilizaremos dependerá de la naturaleza de la negociación a encarar, y de la información que tengamos acerca de la forma en que la otra parte lo ha de hacer.
La negociación individual permite ganar tiempo, pero no permite un proceso de crítica y los beneficios que tiene la negociación en equipo.
La negociación grupal requiere de una preparación previa, ya que cada integrante debe conocer su función, a fin de ejecutarlo a la perfección.
*La autoimagen: Nuestra imagen y la forma en la que la proyectamos es esencial en el proceso de negociación, y se debe considerar al momento de preparar la negociación.

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