La preparación de la negociación:
A) LA PERSPECTIVA DEL TIEMPO
*El proceso del negociador:
El proceso del negociador está condicionado por:
Las necesidades (tanto las presentes como las futuras)
Las relaciones (que es lo que se va a modificar, que puede ser de bienes y servicios, poder, status, propiedad, etc.)
El proceso de comunicación (es la claridad con la que se transmiten los intereses)
La condición fundamental de todo líder es su capacidad de conducir al logro de un objetivo, debe saber interpretar y conciliar intereses dispares. El liderazgo implica una constante negociación entre los diferentes factores de poder.
Karras y cohen determinaron las siguientes variables cruciales: La información, el poder y el tiempo
Información:.
*Fases de una negociación: El desarrollo de la negociación puede determinarse en 2 esferas:
1) El proceso anterior al inicio:
De que manera encuadrar mejor cada negociación que encaramos, hay que tener en cuenta los tiempos
Correcta formulación de los intereses, y la adecuada satisfacción de los intereses de la otra parte.
De que forma podemos medir los resultados de una negociación, o que es lo que entendemos por una negociación exitosa.
2) El manejo de la negociación propiamente dicha.
*El Marco: Una negociación exitosa y eficaz es aquella que se mantiene en el tiempo. También negociamos dentro de nuestra propia esfera, en el ámbito personal.
La idea de negociar a largo plazo requiere revisar constantemente el desarrollo del acuerdo alcanzado, «para ello siempre es necesario preparar la negociación previamente».
*El concepto:
Neg-Otio: La palabra negociación proviene del latín NEG-OTIO, que significa negar el ocio.
Anda, toma y da algo a cambio: andar, la acción física, moverse, ocuparse, una actitud positiva. Tomar implica una actitud de recompensa, ya que has hecho algo pues gana. Pero no solo es importante que ganes tú, da algo a cambio implica fijarse que la otra persona también gane algo.
La negociación siempre ha sido inherente a la conducta humana, conviviendo junto a la confrontación. Si la confrontación implica la existencia de un ganador y de un perdedor, la negociación como objetivo final busca generar dos ganadores. Ambos no ganaran exactamente lo mismo, dependerá de su poder, su tiempo, su información, y de otros conceptos.
B) LA PREPARACIÓN
Toda negociación racional está preparada, la no preparación nos lleva a un proceso de irracionalidad generalizada. La preparación apunta a 2 aspectos básicos:
Pensar en todos los detalles a tener en cuenta «al sentarnos ala mesa de negociación»
Considerar nuestra cual será nuestra actitud durante la reunión, pensando en los intereses que motivaran la conducta de la otra parte y en los posibles imprevisto.
Al encarar un negociación podemos creer en el error de llegar a considerar lo que solo hay que ganar aquí y ahora, descuidando el resultado a largo plazo., y lo que es peor aun ni siquiera considerar esta óptica. Toda negociación es profesional sólo si esta debidamente preparada.
Elementos claves en la preparación
Una negociación profesional es una negociación preparada.
Los elementos claves para comprender el proceso del negociador son:
Debe haber como mínimo 2 partes
Las partes tienen o creen tener un conflicto de intereses
La negociación es una actividad voluntaria, elegimos negociar ya que presuponemos que nos ayudará a lograr nuestros objetivos en una mejor forma.
En la negociación se manejan cosas tangibles e intangibles. Los tangibles deben ser resueltos en el transcurso de la negociación, ya que son los aspectos sobre los que reside la negociación (precio, tasa de interés, contrato, etc.) .Los intangibles son de orden psicológico, la mayoría de las veces los esfuerzos se concentran en los aspectos tangibles. Dentro del ámbito de los intangibles encontramos interrogantes delicados como: el precedente que deja el resultado de la negociación, si nuestro desempeño fue mejor al de la otra parte, y los aspectos personales de la negociación.
Las partes entran en un proceso de dar y recibir, implica que la formulación de demandas iniciales esta efectuada con una relativa distancia de las reales expectativas de las partes. El acortamiento de esta brecha es la esencia que marca el proceso de la negociación.
Teniendo en cuenta que toda negociación esta recortada por intereses muy precisos y se desenvuelve en un lapso muy limitado, la magia de una buena preparación reside en pensar en todo los cuidados a tomar en cuenta a efectos de lograr que la relación sea exitosa.
Una buena preparación también implica considerar los siguientes aspectos:
*El manejo de los elementos esenciales: » Allí donde hay una comunicación , hay una negociación», los intereses a negociar pueden ser: pasados, presentes o futuros. El análisis de los elementos de la negociación son:
– Necesidades a satisfacer
– Relaciones a modificar
– Comunicación
En teoría en la negociación siempre nos referimos a las necesidades a satisfacer.
En la negociación es fundamental la comunicación entre las partes, hay que tener en cuenta todos los aspectos de la comunicación (palabras, gestos, tonos, señas, silencios, etc.)
Otro aspecto fundamental es conocer quienes son nuestros clientes, para esto es necesario realizar un perfil de la otra parte, y de las personas relacionas con ella que influyen en el desarrollo de la negociación.
*Lenguaje no verbal: Un cliente necesita percibir que recibe lo máximo a cambio de lo que el nos da., sino consigue su satisfacción total recurrirá a la competencia. El proceso de captar nuevos clientes o de recuperarlos es difícil.
Las señas pueden ser elementos simples de entender, como la caída de la facturación, reclamos de clientes, mala atención, etc. Deben ser captadas rápidamente a fin de no perder la negociación o complicarla.
Pueden tener más protagonismo que el lenguaje verbal, ya que se puede captar información que con palabras sería difícil de explicar.
El lenguaje no verbal tiene 3 elementos básicos:
Actitudes: Es la predisposición que tiene la otra parte para bien o mal la negociación
Gestos: Nos pueden indican el grado de atención de la otra persona Disposición espacial: Se refiere al hábitat , el marco geográfico donde se desarrolla el encuentro.
Los elementos básicos del lenguaje no verbal adquieren tanto o más protagonismo que el discurso verbal. Si la negociación es un proceso recortado por intereses precisos, que se desenvuelven en un lapso muy limitado, esta relación requiere los mayores cuidados para que resulte exitosa, al menos de nuestra parte; y uno de los aspectos a considerar es el clima reinante que se establece en el vinculo.
Las señas permiten detectar acuerdos o desacuerdos, así como estados de ánimos que muchas veces no se pueden expresar con palabras.
*Lugar de la reunión: El lugar de la reunión siempre será en función de la negociación a encarar, esto implica considerar la conveniencia de celebrar las reuniones en nuestro ámbito, en el del oponente, o en un sitio neutral.
Ventajas de negociar en el propio terreno:
Que la otra parte venga a nosotros nos pone en una situación de poder
Nos permite manejar el hábitat
Nos permite y obliga a manejar los tiempos
Ventajas de negociar como visitante:
Nos permite obtener información acerca de su entorno
Ventajas de un terreno neutral
Evita las ventajas y desventajas de ser visitante o local.
*La forma: La negociación puede ser grupal o individual, la forma que utilizaremos dependerá de la naturaleza de la negociación a encarar, y de la información que tengamos acerca de la forma en que la otra parte lo ha de hacer.
La negociación individual permite ganar tiempo, pero no permite un proceso de crítica y los beneficios que tiene la negociación en equipo.
La negociación grupal requiere de una preparación previa, ya que cada integrante debe conocer su función, a fin de ejecutarlo a la perfección.
*La autoimagen: Nuestra imagen y la forma en la que la proyectamos es esencial en el proceso de negociación, y se debe considerar al momento de preparar la negociación. Esta formada por 3 elementos:
Lo que realmente somos
Lo que creemos que somos ( acá nos solemos preguntar si la forma en que proyectamos nuestra imagen guarda relación con lo real)
Lo que el otro cree que somos ( la forma en que proyectamos quienes realmente somos y lo que creemos que somos serán los elementos determinantes en la otra parte, receptora del mensaje, de la idea de nuestra autoimagen)
El negociador deber saber como utilizar su autoimagen durante el transcurso de la negociación, ésta debe relacionarse con la dimensión real y debe ser modificada en función a la actitud de la otra parte. También es importante realizar un perfil de la otra parte, poder determinar sus necesidades.
*El rol: Es papel que desempeña una persona en la negociación, nos indica su función, su poder, y su capacidad de decisión. Es importante determinar el rol de la otra parte para saber si estamos negociando con la persona adecuada.
*Factores de la negociación: El ritmo del proceso negociador manejado con la idea de cambio permanente: Hay que saber adecuar los tiempos a los cambios de la negociación, es la naturaleza del cambio la que hace que las tácticas y las estrategias de una negociación varíen constantemente.
Presentación de propuestas:
– Todas juntas o por la táctica del «salame»
– Presentación formal o informal , es decir escrita o expuesta
– Actitud participativa o competitiva
– Realizar concesiones o mantenerse duro para demostrar poder
– Poner énfasis o no en la relaciones interpersonales
– Abordaje personal o mediante representantes.
– Mantener una agenda de trabajo, y
Formalizar los acuerdos en contratos.