La gestión de reuniones. ¿Qué es?

• La gestión del reuniones es el conjunto de mecanismos de los cuales dispone el líder o conductor de una reunión con el fin de garantizar una dinámica productiva y eficaz. Las habilidades más importantes son la administración de los tiempos, el reconocimiento y reconducción del tono de la reunión, la escucha reflexiva y el uso de para generar pensamiento grupal.PRL
• También son importantes unos correctos procesos de convocatoria, definición de asistentes y documentación.
• El tono de la reunión es el resultado de los estados de ánimo colectivos de los participantes. El tono cambia durante la reunión.
• Hay que identificar claramente el propósito de la reunión para evitar confusiones posteriores. Las reuniones pueden responder a la intención de:

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§ Comunicar una decisión ya tomada.

§ Afirmar o descartar una predilección del líder.

§ Llegar a una decisión de grupo mediante el consenso.

§ Generar nuevas ideas creativas a explorar.

§ Delegar completamente la decisión en el grupo.

Elementos Clave en la Gestión de Reuniones

1. Planificación

• Definición de Objetivos: Establecer claramente los objetivos que se esperan alcanzar con la reunión.
• Agenda: Preparar una agenda detallada que incluya los puntos a tratar, tiempos asignados a cada punto y responsables de cada tema.
• Convocatoria: Enviar invitaciones con suficiente antelación, adjuntando la agenda y cualquier material necesario para la reunión.

2. Conducción

• Inicio Puntual: Comenzar la reunión a la hora prevista para respetar el tiempo de los participantes.
• Moderación: Facilitar la participación equitativa de todos los asistentes, manejando el tiempo y evitando desviaciones del tema.
• Registro de Acuerdos: Tomar notas claras sobre las decisiones tomadas, tareas asignadas y plazos acordados.

3. Seguimiento

• Distribución de Actas: Enviar las actas de la reunión a todos los participantes, incluyendo un resumen de los acuerdos y las tareas asignadas.
• Monitorización de Tareas: Hacer un seguimiento de las tareas asignadas para asegurarse de que se cumplan dentro de los plazos establecidos.
• Evaluación: Evaluar la efectividad de la reunión y recoger retroalimentación para mejorar futuras reuniones.

Herramientas para la Gestión de Reuniones

• Software de Planificación: Google Calendar, Microsoft Outlook, Doodle.
• Documentos Colaborativos: Google Docs, Microsoft OneNote.
• Gestión de Proyectos: Trello, Asana.
• Videoconferencias: Zoom, Microsoft Teams, Google Meet.
• Toma de Notas y Seguimiento: Evernote, Notion.
• Encuestas y Retroalimentación: Google Forms, SurveyMonkey.

Beneficios de una Buena Gestión de Reuniones

1. Mayor Eficiencia: Reducción de tiempo y recursos invertidos en reuniones innecesarias o mal gestionadas.
2. Mejor Toma de Decisiones: Proceso de toma de decisiones más informado y consensuado.
3. Mayor Compromiso: Participación activa y compromiso de los asistentes con los temas tratados y las decisiones tomadas.
4. Claridad y Transparencia: Mayor claridad en los objetivos, responsabilidades y expectativas.