La gestión de reuniones. La experiencia

– EasyJet1 inició su aventura empresarial en el año 1995. En la fase inicial su personal se sentía entusiasta y altamente motivado, pero existía la preocupación de si el crecimiento progresivo de la compañía podría incidir en el mantenimiento de esta positiva atmósfera inicial. Para dar respuesta a este interrogante la organización creó un comité formado por trabajadores que representan todos los niveles de la organización. Es clave para el funcionamiento del comité el principio que establece que todos sus miembros tienen un status de igualdad y tienen la capacidad de hablar directamente con cualquier jefe. El gran reto era crear un equipo que
pudiera pensar creativamente entre iguales y aportar soluciones a los problemas empresariales.

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– El método aplicado para conseguir la creación y consolidación de este comité nombrado Tiempo para pensar en EasyJet ha sido el siguiente

• § Establecimiento de las normas básicas en una primera sesión de formación durante dos días con todo el equipo.
• § Prácticas entre los miembros para conseguir mejorar la comunicación entre ellos. La experiencia de sentirse escuchados como trabajadores y el ver que sus ideas son tratadas con respeto tiene un gran impacto en cómo tratarán después a otros compañeros.
• § Se crea un ambiente de confianza en el equipo que tiene como resultado una lista de acciones prioritarias para el próximo año y se concreta una acta para la próxima reunión.

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– En sólo un año este comité era algo que rebasaba la típica reunión de trabajo. Como primeros resultados se realizó un estudio sobre actitudes de los empleados y un sistema de compensación que incluía el acceso a vuelos a bajo coste. En estas reuniones también participaron los directivos más veteranos con la finalidad de recoger ideas de primera línea para implementar.

– Seis años después de la institución del primer comité este método continúa influyendo positivamente en la comunicación interna de la compañía y contribuye a aumentar su productividad en momentos de constantes cambios en este sector. El factor clave en el éxito de estas iniciativas es que los trabajadores se sientan reconocidos en los momentos en los cuales el equipo está generando pensamiento: en el momento que el equipo está pensando.

– La dirección tiene que reconocer que para conseguir organizaciones eficaces los trabajadores han de contar con la capacidad de pensar por ellos mismos.

– Los patrones de gestión de las reuniones son los siguientes:

• § Escuchar atentamente con respeto y sin interrupción.
• § Dar turnos igualitarios para pensar y hablar.
• § Ofrecer libertad pero entorno a los temas a tratar.
• § Detectar y anular supuestos que no son verdaderos y distorsionan el pensamiento.
• § Asegurarse de que surjan diversas formas de pensamiento.
• § Animar el pensamiento independiente anulando la competencia interna.
• § Crear un contexto que hace ver a los trabajadores que su opinión importa.

1. Preparación de la Reunión

• Definir el objetivo: Claramente identificar el propósito de la reunión. ¿Es para tomar decisiones, resolver problemas, planificar o simplemente informar?
• Crear una agenda: Listar los temas a tratar en orden de importancia y asignar tiempos específicos para cada punto.
• Seleccionar a los participantes adecuados: Invitar solo a las personas necesarias para evitar la sobrepoblación y asegurar que se cuente con los aportes correctos.
• Distribuir la agenda con antelación: Enviar la agenda a los participantes al menos 24 horas antes de la reunión para que puedan prepararse.

2. Inicio de la Reunión

• Inicio puntual: Comenzar la reunión a la hora establecida, respetando el tiempo de todos los asistentes.
• Revisión de la agenda: Recordar los objetivos y la estructura de la reunión.
• Roles y responsabilidades: Asignar roles específicos, como moderador, secretario y controlador del tiempo, para asegurar una dinámica fluida.

3. Conducción de la Reunión

• Adherencia a la agenda: Seguir la agenda estrictamente para evitar desviaciones innecesarias.
• Facilitación del diálogo: Fomentar la participación activa de todos los asistentes, asegurando que cada persona tenga la oportunidad de hablar.
• Gestión del tiempo: Monitorear el tiempo y ajustar las discusiones para cumplir con el horario establecido.
• Manejo de conflictos: Resolver desacuerdos de manera constructiva y mantener un ambiente positivo y colaborativo.

4. Conclusión de la Reunión

• Resumen de decisiones y acciones: Revisar las decisiones tomadas y las acciones acordadas, asegurándose de que todos estén claros sobre sus responsabilidades.
• Asignación de tareas: Asegurar que cada tarea tenga un responsable y un plazo de cumplimiento.
• Definición de próximos pasos: Establecer las fechas y temas para las siguientes reuniones si es necesario.
• Agradecimiento y cierre: Agradecer a los participantes por su tiempo y contribuciones, y concluir la reunión puntualmente.

5. Seguimiento Posterior a la Reunión

• Distribución del acta de la reunión: Enviar un resumen escrito de la reunión, incluyendo las decisiones tomadas y las acciones asignadas, dentro de las 24 horas posteriores.
• Monitoreo del progreso: Hacer un seguimiento de las tareas asignadas para asegurar que se están completando según lo acordado.
• Evaluación de la reunión: Solicitar retroalimentación de los participantes sobre la eficacia de la reunión y posibles mejoras para futuras reuniones.

Mejores Prácticas Basadas en la Experiencia

• Preparación Meticulosa: Dedicar tiempo a preparar todos los aspectos de la reunión garantiza que esta sea productiva y eficiente.
• Participación Activa: Fomentar la participación activa de todos los miembros asegura que se consideren diferentes perspectivas y se enriquezca la discusión.
• Disciplina en la Gestión del Tiempo: Respetar los tiempos establecidos en la agenda evita prolongar innecesariamente la reunión y mantiene a los participantes enfocados.
• Clara Asignación de Responsabilidades: Asegurar que cada decisión tomada y acción acordada tenga un responsable definido facilita el seguimiento y la implementación.
• Seguimiento Rápido: Enviar el acta de la reunión rápidamente y hacer un seguimiento regular de las tareas asegura que los acuerdos se cumplan y mantiene la continuidad del trabajo.

Herramientas y Tecnologías para la Gestión de Reuniones

• Software de Gestión de Proyectos: Herramientas como Asana, Trello o Monday.com pueden ayudar a asignar y rastrear tareas.
• Aplicaciones de Videoconferencia: Zoom, Microsoft Teams o Google Meet son esenciales para reuniones virtuales.
• Calendarios Compartidos: Utilizar calendarios compartidos para programar reuniones y enviar recordatorios.
• Documentos Colaborativos: Google Docs o Microsoft OneNote permiten a los participantes colaborar en la creación de agendas y actas de reunión.