La gestión de reuniones. Herramientas

Los principales factores que tiene que definir el líder de la reunión son:

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– Idoneidad: El primer paso es decidir si la reunión es necesaria o no. Una serie de reuniones innecesarias afecta al rendimiento de las reuniones importantes. En general, la reunión es recomendable si se da alguno de estos factores:

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§ Comunicaciones delicadas.

§ Información urgente o de emergencia.

§ Trabajo en equipo o en red.

§ Necesidad de consenso.

§ Necesidad de creatividad o de ideas nuevas.

§ Decisiones que requieren de información de los afectados.

§ Globo-sonda.

– Listado de asistentes: Según los tipos de reunión y el tema, hay que definir con precisión el listado de asistentes. Más vale no invitar a alguien que hacerlo de manera testimonial como invitado de piedra.

– Convocatoria: Conviene enviarla por escrito con la máxima antelación. Debe incluir la siguiente información:

§ Data, hora y lugar.

§ Duración: Es recomendable establecer pausas después de cada hora de reunión porque está demostrado que la atención decae.

§ Listado de asistentes.

§ Propósito/Orden del Día.

§ Preparación: Documentos que hace falta haber leído o elaborado con antelación.

§ Materiales necesarios.

– Actas: Son una buena manera de hacer explícitas las decisiones del grupo y evitar ambigüedades, solapamientos de funciones o malentendidos en la distribución de tareas. Tienen que ser sintéticas e informativas. Se pueden enviar por e-mail a todos los asistentes o entregarse al principio de la siguiente reunión. Si hay tareas asignadas, el acta debe recoger claramente quién tiene que hacer qué y en qué plazo.

– Administración de los tiempos: una mala distribución de los tiempos entre los asistentes afecta al rendimiento. Hace falta que el líder interrumpa de manera educada a las personas prolijas. La mejor manera no es retirarles la palabra, sino parafrasearlos con intenciones sintéticas con fórmulas como: si te he entendido bien, el núcleo de tu argumento es… También hace falta que desencalle las discusiones circulares y las digresiones.

– Escucha reflexiva: Consiste en escuchar con voluntad de entender el punto de vista del otro, no de juzgarlo. Demasiado a menudo precipitamos el juicio o encasillamos a las personas en estereotipos previos. Actuando así sólo conseguimos escuchar nuestras propias ideas preestablecidas y no las del otro. El líder tiene que ser un modelo de escucha reflexiva, pero también
tiene que garantizar que el grupo en su totalidad la practique. No son admisibles respuestas cortantes, caricaturas de los argumentos ajenos, así como atribuir mala fe o propósitos ocultos a los otros.

– Técnicas de pensamiento grupal: La dinámica de grupo ha demostrado que en las reuniones se genera, bajo determinadas
circunstancias, lo que se conoce como un falso consenso. La presión del grupo sobre el individuo puede crear una tendencia a la conformidad, la autocensura, la ilusión de unanimidad y el seguidismo de las personalidades dominantes. Para evitarlo, hay las siguientes técnicas:

• Lluvia de ideas (Brainstorming): Cada integrante del grupo emite ideas en total libertad y en un ambiente distendido, dejándolas brotar sin recibir ningún comentario crítico de los otros. Un secretario anota todas las ideas, preferentemente en una  pizarra o en una cartulina colgadas en la pared. La evaluación de las ideas se reserva para otra sesión. Hay que generar el máximo número posible de ideas. Además de contribuir con las propias, los participantes pueden sugerir variantes y desarrollos de las ideas de los otros, pero siempre sin entrar en argumentaciones, con el fin de generar un efecto multiplicador. El número ideal de integrantes es de 4 a 7 personas trabajando de 15 a 45 minutos.

 

• Brainwriting: Esta técnica puede adaptarse muy bien en entornos telemáticos mediante el uso de blocs de notas virtuales, aunque, originariamente, se concibieron para blocs de papel:

1. El líder del grupo presenta el problema y escribe el enunciado en un lugar visible.

2. Cada persona escribe cuatro ideas en una hoja de papel, poniéndolo a continuación, boca abajo, en el centro de la mesa.

3. Los participantes sacan un papel de la pila y añaden ideas o comentarios.

4. Siempre que quieren, vuelven a poner en la pila, boca abajo, la hoja de papel con la que han estado trabajando, cogen otra, y añaden más ideas a la nueva hoja.

5. En cualquier momento un participante puede empezar una nueva hoja de su propio bloc y añadirlo a la pila.

6. Al cabo de media hora, se acaba el proceso, y se recogen las hojas de ideas para evaluarlas posteriormente.

• Técnica de Grupo Nominal: Es un método de resolución creativa de problemas que intenta evitar la presión que el grupo puede ejercer sobre el individuo. Consta de las siguientes fases:

1. Brainstorming Individual: al empezar la reunión los participantes no hablan entre ellos. Durante un periodo de  tiempo de 5 a 10 minutos, cada uno hace una lista de las ideas que encuentra respecto al tema propuesto.

2. Cada uno expone las ideas que ha escrito en su lista privada. El director las anota en una pizarra que esté a la vista de todos. No hay discusión, sólo una grabación de forma concisa.

3. Discusión grupal de cada una de las ideas registradas, con finalidades de aclaración, depuración e interrelación de las ideas.

4. Votación individual sobre la prioridad de las ideas. La decisión del grupo se obtiene mediante la suma de las votaciones individuales que permiten obtener un listado de las ideas mejor valoradas.

 

 

 

1. Herramientas para la Preparación de la Reunión

**1.1. Software de Planificación y Agenda

• Microsoft Outlook: Permite programar reuniones, enviar invitaciones y adjuntar agendas.
• Google Calendar: Facilita la programación de reuniones, envío de invitaciones y la integración con otras herramientas de Google Workspace.
• Doodle: Útil para encontrar horarios disponibles que se ajusten a todos los participantes.

**1.2. Documentos Colaborativos

• Google Docs: Permite la creación y edición colaborativa de agendas y documentos de preparación.
• Microsoft OneNote: Útil para tomar notas y compartir información antes de la reunión.

**1.3. Gestión de Proyectos

• Trello: Ayuda a organizar tareas y puntos de la agenda mediante tableros y tarjetas.
• Asana: Permite gestionar tareas, asignar responsabilidades y seguir el progreso de los preparativos de la reunión.

2. Herramientas para Conducir la Reunión

**2.1. Videoconferencias

• Zoom: Ofrece características como compartir pantalla, grabación de reuniones y salas de grupo.
• Microsoft Teams: Integrado con otras herramientas de Microsoft 365, permite videollamadas, chat y colaboración en tiempo real.
• Google Meet: Facilita videoconferencias integradas con Google Calendar y otras aplicaciones de Google.

**2.2. Presentación y Visualización de Datos

• Microsoft PowerPoint: Herramienta clásica para crear y presentar diapositivas.
• Google Slides: Permite la creación y edición colaborativa de presentaciones.
• Tableau: Útil para visualizar datos de manera interactiva y comprensible.

**2.3. Toma de Notas y Seguimiento

• Evernote: Permite tomar notas, agregar imágenes y grabaciones de audio.
• Notion: Plataforma todo en uno para tomar notas, gestionar tareas y compartir documentos.

3. Herramientas para el Seguimiento de la Reunión

**3.1. Gestión de Tareas y Proyectos

• Trello: Continuar utilizando tableros y tarjetas para seguir el progreso de las acciones acordadas.
• Asana: Seguimiento de tareas, plazos y responsables para asegurar la implementación de las decisiones.

**3.2. Documentación y Actas

• Google Docs: Crear y compartir actas de reuniones de manera colaborativa.
• Microsoft OneNote: Organizar y compartir actas de reuniones y notas de seguimiento.

**3.3. Comunicación y Colaboración

• Slack: Facilita la comunicación continua entre los participantes de la reunión mediante canales dedicados.
• Microsoft Teams: Ofrece un espacio de trabajo colaborativo donde se pueden seguir discutiendo temas y compartir actualizaciones.

4. Herramientas de Evaluación y Retroalimentación

**4.1. Encuestas y Formularios

• Google Forms: Crear encuestas para recoger retroalimentación sobre la reunión.
• SurveyMonkey: Herramienta avanzada para crear encuestas y analizar resultados.

**4.2. Análisis de Rendimiento

• Microsoft Excel: Análisis de datos y rendimiento de las reuniones.
• Google Sheets: Similar a Excel, pero con capacidades colaborativas en tiempo real.