LA COMUNICACIÓN DENTRO DEL GRUPO

Tema 7: “La Comunicación dentro del Grupo”.

Dentro de los grupos organizados se pueden dar distintos tipos de comunicación.

Comunicación formal.
Planificada por la organización dentro de la que coexisten la comunicación descendente, la ascendente y la horizontal.
Comunicación descendente es la utilizada por los miembros superiores del grupo para realizar la comunicación con las personas que están en los diferentes niveles. Por lo general, esta comunicación se relaciona con los siguientes temas: informar sobre las políticas, estrategias y objetivos de la organización, las instrucciones del trabajo, la retroalimentación que cada miembro recibe del trabajo que realiza, etc.
Este tipo de comunicación no es siempre es efectiva, sobre todo en organizaciones de gran tamaño y con muchos niveles jerárquicos.
Comunicación ascendente es la que parte de los órganos inferiores de la organización y llega hasta la dirección. Es un tipo de comunicación escasa, pero muy importante porque la dirección debe conocer las opiniones de los miembros. Se utiliza para exponer problemas y excepciones, para dar informes del trabajo, quejas y desavenencias, sugerencias de mejora…
La comunicación ascendente prevé datos a la dirección sobre las actividades y el funcionamiento de toda ella.
Comunicación horizontal es el flujo lateral de información que se produce en una línea de igualdad entre departamentos o empleados del mismo nivel. Usualmente, este tipo de comunicación se clasifica en tres tipos:
• Resolución interdepartamental del problema.
Se lleva a cabo entre los miembros de un mismo departamento y busca la coordinación y realización de las funciones que requieren actividades conjuntivas.
• Asesorías de departamentos de apoyo.
Comunicación que es llevada a cabo por expertos y es facilitada a los departamentos.
El propósito de esta comunicación horizontal es básicamente la coordinación de las actividades de las organizaciones para poder alcanzar metas globales.
Comunicación informal.
Es natural y surge siempre que hay un grupo. Es tan variada y dinámica como las propias relaciones sociales. Generalmente se produce a través del lenguaje oral, aunque también de notas escritas.

Tiene aspectos positivos y negativos:
• Positivos: es muy rápida, facilita la interacción social, hace circular una información no disponible por las otras fuentes formales y permite a los miembros de la organización un mejor conocimiento de lo que está pasando allí.                                                                                                                                             • Negativos: es incompleta, se transmite por medio de rumores perjudicando la organización global.
Otro aspecto negativo es que se transmite a través de lo que se llama distintos tipos de cadena:
– En cordón: cada uno se lo dice a otra persona. No es frecuente
– El chisme: una persona se lo dice a todos los demás.
– Cadena de probabilidad: uno se lo dice a los demás, pero de forma aleatoria.
– Por grupo: algunos se lo dicen a otros en particular. Es la más típica.

Manual de Habilidades Directivas

La estructura dentro del grupo se estructura formando redes:
Redes centralizadas: todos los miembros del grupo tienen que dirigirse a un miembro central que tiene la información de todos los demás y será el máximo responsable de tomar las decisiones.
Ventajas: facilitan la aparición de un líder que asuma toda la información. El grupo se organizará con mayor rapidez y será más eficaz a la hora de resolver problemas sencillos, de naturaleza simple.
Inconvenientes: el porcentaje de error en la realización de la tarea es mayor y el líder tiene dificultad para manejar toda la información que pasa por él. Los miembros del grupo son menos independientes y es menos eficaz cuando los problemas son complejos.
Redes descentralizadas: los individuos se comunican sin figura central, por sí mismos y entre todos. La comunicación es más fluida porque todos los sujetos tienen la información.
Ventajas: la posibilidad de error en el desarrollo de tareas es menor y la información está a disposición de todos y es más fluida. Los miembros del grupo están más satisfechos, ya que disponen de mayor independencia. La eficaz es mayor para la resolución de problemas complejos y para la consecución de objetivos para los que se necesita una división de trabajo.

Inconvenientes: dificulta la aparición de un líder y el grupo se organiza más lentamente. Su eficacia disminuye cuando se trata de resolver un problema sencillo.
El grado de centralización o descentralización influye en la eficacia de resolver problemas, en la precisión en la toma de decisiones y en la satisfacción que experimentan los miembros del grupo.
Tipos de redes de comunicación.
• Rueda.
Son las más centralizadas y las más eficaces en tareas rutinarias. La decisión depende de un único sujeto que conoce la información. Agiliza el proceso de toma de decisiones.
• Círculo.
Son las más descentralizadas y las más eficaces para la resolución de tareas que requieran creatividad. Todos los miembros del grupo deben tener la misma información. Ralentiza el proceso de toma de decisiones.
• Canales.
Es la red con mayores posibilidades, ya que existe interacción entre todos los miembros del grupo. En general no resulta más eficaz que la rueda.
• Cadena.
Es la red con menores posibilidades, ya que restringe la comunicación por qué no permite acceder a otras personas.
Para que pueda existir un grupo deben existir unas normas o pautas compartidas por los miembros del grupo, ya que si no será difícil el entendimiento. Estas normas son de percepción y pensamiento, además de comunicación, interacción, apariencia…lo que nos dice el estilo del comportamiento del grupo que determina el grado de rendimiento.

Nos encontramos con distintos tipos de normas que dictaminarán el estilo del grupo:
• Tarea: cómo se organiza el grupo para conseguir el objetivo. Interacción social: si hay conflictos y cómo se resuelven, quién hace de líder, etc.
• Actitudes y creencias: debe haber un consenso compartido que permita la convivencia para conseguir el objetivo.
• Apariencia física: proyecta la identidad del individuo y del grupo.

Estas normas son particulares para la comunicación y sin ellas el grupo no funcionaría.

Vea nuestro Máster en Dirección de Empresas

1. Definición de Comunicación en Grupo

La comunicación en grupo es el proceso mediante el cual los miembros de un equipo intercambian información, ideas, opiniones y emociones para lograr metas comunes. Este proceso es bidireccional, lo que implica que todos los miembros pueden actuar como emisores y receptores en el flujo de información.

2. Tipos de Comunicación en Grupos

a. Comunicación Verbal

• Incluye las conversaciones cara a cara, reuniones y conferencias.
• Facilita la interacción directa y permite aclarar malentendidos en tiempo real.
• Es especialmente efectiva para resolver problemas o tomar decisiones rápidas.

b. Comunicación No Verbal

• Gestos, lenguaje corporal, expresiones faciales y tono de voz.
• Complementa y refuerza el mensaje verbal, transmitiendo emociones y actitudes.
• Es crucial en la interpretación del estado emocional del grupo y su cohesión.

c. Comunicación Escrita

• Correos electrónicos, reportes, actas de reuniones o mensajes en plataformas digitales.
• Es útil para la formalización de decisiones, acuerdos y seguimiento de tareas.
• Ofrece una referencia documental que puede ser consultada posteriormente.

d. Comunicación Digital

• El uso de herramientas como mensajería instantánea, videoconferencias y plataformas colaborativas (Slack, Teams, Zoom, etc.).
• Facilita la comunicación remota y asíncrona, especialmente en equipos distribuidos geográficamente.

3. Importancia de la Comunicación en los Grupos

• Coordinación de Tareas: La comunicación es vital para la asignación de responsabilidades y el seguimiento de los progresos.
• Resolución de Conflictos: Facilita el entendimiento de las distintas perspectivas y la búsqueda de soluciones comunes.
• Generación de Ideas: El intercambio de ideas y opiniones dentro del grupo fomenta la creatividad y la innovación.
• Cohesión del Equipo: Un grupo con buena comunicación tiende a ser más unido, generando un ambiente de trabajo colaborativo y de confianza.
• Toma de Decisiones: Ayuda a que los miembros del grupo comprendan la información necesaria para tomar decisiones de manera más efectiva y consensuada.

4. Barreras en la Comunicación en Grupos

a. Falta de Claridad

• Mensajes ambiguos o mal explicados pueden generar confusión o malentendidos.

b. Ruido en la Comunicación

• Factores como el ambiente ruidoso, distracciones o problemas tecnológicos pueden interferir en la correcta transmisión del mensaje.

c. Problemas de Percepción

• Las diferencias en los valores, creencias y experiencias de los miembros pueden distorsionar la interpretación del mensaje.

d. Falta de Escucha Activa

• No prestar atención o interrumpir a los demás puede crear resentimiento y disminuir la efectividad de la comunicación.

e. Barreras Jerárquicas

• En equipos donde existen jerarquías rígidas, los miembros de menor nivel pueden sentirse intimidados para expresar sus opiniones libremente.

5. Elementos Clave para una Comunicación Efectiva en Grupos

a. Escucha Activa

• Implica prestar atención completa a quien está hablando, mostrando interés y empatía. Se trata de evitar interrupciones y asegurar que se ha comprendido el mensaje correctamente.

b. Claridad y Concisión

• Los mensajes deben ser directos, claros y breves, evitando ambigüedades que puedan generar confusión.

c. Feedback Constante

• Proporcionar retroalimentación constructiva mejora la comprensión y asegura que todos los miembros del equipo están alineados.

d. Apertura y Transparencia

• Fomentar un ambiente donde los miembros del equipo se sientan libres para expresar sus ideas, opiniones y preocupaciones sin miedo a ser juzgados.

e. Uso de Lenguaje Común

• Asegurarse de que todos los miembros del grupo comprenden los términos y conceptos utilizados en la comunicación. Evitar tecnicismos innecesarios o jergas que puedan confundir a algunos miembros.

f. Comunicación Multidireccional

• Asegurarse de que la comunicación fluya en todas las direcciones, no solo de manera descendente (de los líderes hacia los miembros del equipo), sino también horizontal y ascendente.

6. Estrategias para Mejorar la Comunicación en los Grupos

a. Fomentar Reuniones Regulares

• Mantener reuniones periódicas, tanto formales como informales, para que los miembros del equipo puedan compartir información, resolver problemas y generar nuevas ideas.

b. Promover la Cultura del Feedback

• Crear una cultura donde la retroalimentación sea constante y constructiva, tanto en lo positivo como en las áreas de mejora.

c. Capacitación en Comunicación

• Proporcionar formación a los miembros del equipo en habilidades de comunicación, como la escucha activa, la gestión de conflictos y la resolución de problemas.

d. Uso de Herramientas de Comunicación

• Implementar herramientas de comunicación adecuadas para el contexto del equipo, como aplicaciones de mensajería, correos electrónicos o plataformas colaborativas.

e. Reconocimiento de la Diversidad

• Tener en cuenta las diferencias culturales, generacionales y de personalidad en la comunicación, promoviendo la inclusión y el respeto mutuo.

7. Impacto de una Buena Comunicación en los Grupos

Una comunicación efectiva en el grupo:

• Mejora la eficiencia y productividad, ya que los miembros del equipo comprenden sus roles y responsabilidades de manera clara.
• Incrementa la satisfacción laboral, ya que un entorno de comunicación abierta fomenta la confianza y la motivación.
• Reduce la rotación de empleados, ya que los miembros del equipo se sienten más conectados y comprometidos con la organización.
• Promueve la innovación, ya que facilita la colaboración y el intercambio de ideas nuevas.