- Cuando el responsable o el encargado del tratamiento hubieran designado un delegado de protección de datos el afectado podrá, con carácter previo a la presentación de una reclamación contra aquéllos ante la Agencia Española de Protección de Datos o, en su caso, ante las autoridades autonómicas de protección de datos, dirigirse al delegado de protección de datos de la entidad contra la que se reclame.
En este caso, el delegado de protección de datos comunicará al afectado la decisión que se hubiera adoptado en el plazo máximo de dos meses a contar desde la recepción de la reclamación.
- Cuando el afectado presente una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos o, en su caso, ante las autoridades autonómicas de protección de datos, aquellas podrán remitir la reclamación al delegado de protección de datos a fin de que este responda en el plazo de un mes.
Si transcurrido dicho plazo el delegado de protección de datos no hubiera comunicado a la autoridad de protección de datos competente la respuesta dada a la reclamación, dicha autoridad continuará el procedimiento con arreglo a lo establecido en el Título VIII de esta ley orgánica y en sus normas de desarrollo.
- El procedimiento ante la Agencia Española de Protección de Datos será el establecido en el Título VIII de esta ley orgánica y en sus normas de desarrollo. Asimismo, las comunidades autónomas regularán el procedimiento correspondiente ante sus autoridades autonómicas de protección de datos.
1. Rol del Delegado de Protección de Datos (DPD)
El DPD es un profesional encargado de supervisar y asesorar sobre el cumplimiento de las normativas de protección de datos dentro de una organización. Su función principal incluye:
- Asesoramiento: Orientar a la organización sobre sus obligaciones en materia de protección de datos.
- Supervisión: Velar por que se cumpla la normativa de protección de datos.
- Capacitación: Formar al personal en asuntos relacionados con la protección de datos.
- Coordinación con Autoridades: Actuar como punto de contacto entre la organización y las autoridades de protección de datos.
2. Proceso de Reclamación ante la Autoridad de Protección de Datos
Cuando un individuo presenta una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) o ante la autoridad de protección de datos competente, el DPD de la organización debe intervenir en varias etapas del proceso.
a. Recepción y Gestión de Reclamaciones
- Recepción de la Reclamación: El DPD debe ser informado de cualquier reclamación presentada por los interesados, ya que es el punto de contacto principal en la organización para estos asuntos.
- Análisis Interno: Antes de que la reclamación sea enviada a la autoridad de protección de datos, el DPD debe realizar un análisis interno para evaluar la validez de la reclamación y las posibles medidas correctivas que se puedan tomar.
- Documentación y Reporte: El DPD debe preparar y proporcionar toda la documentación necesaria a la autoridad competente. Esto incluye evidencias de la gestión de datos y cualquier otra información relevante para la reclamación.
b. Colaboración con las Autoridades
- Cooperación Activa: El DPD debe colaborar de manera activa con la AEPD o la autoridad competente durante el proceso de investigación. Esto puede implicar la entrega de informes, respuestas a consultas y la implementación de medidas correctivas recomendadas.
- Cumplimiento de Recomendaciones: Si la autoridad de protección de datos emite recomendaciones o requerimientos, el DPD es responsable de asegurar que la organización cumpla con estas indicaciones y ajuste sus prácticas según sea necesario.
- Comunicación con el Reclamante: Aunque el DPD no gestiona directamente la reclamación ante la autoridad, debe mantener informado al reclamante sobre los pasos que está tomando la organización en respuesta a la reclamación.
c. Medidas Correctivas
- Implementación de Cambios: Si la autoridad de protección de datos encuentra que la organización ha incumplido la normativa, el DPD debe coordinar la implementación de las medidas correctivas necesarias para resolver la situación y prevenir futuras incidencias.
- Revisión de Políticas: El DPD debe revisar y, si es necesario, actualizar las políticas y procedimientos de protección de datos de la organización para asegurar el cumplimiento continuo con la normativa.
3. Protección y Derechos del Reclamante
El DPD también debe asegurar que los derechos del reclamante estén protegidos durante todo el proceso. Esto incluye:
- Confidencialidad: Garantizar que los datos personales del reclamante se manejen de manera confidencial y segura.
- Transparencia: Informar al reclamante sobre el estado y la resolución de su reclamación.
4. Formación y Prevención
Además de gestionar reclamaciones, el DPD debe trabajar en la formación continua del personal y en la mejora de los procesos internos para reducir el riesgo de futuras reclamaciones.