Esta etapa hace referencia a encontrar el problema y estar consciente de que en un momento dado se debe tomar una decisión para encontrar la solución al problema. Este problema puede tener la característica de ser actual o ser la causa de muchos conflictos en la organización. Se pueden realizar las siguientes preguntas como ayuda para la selección del problema:
- ¿Dónde está ocurriendo?
- ¿Qué es lo que ocurre?
- ¿En qué momento sucede?
- ¿A quién involucra?
- ¿Por qué ocurre este problema?
La identificación y selección del problema es un proceso crítico en la resolución efectiva de problemas y la toma de decisiones:
Identificación del Problema:
- Observación y Reconocimiento:
- Esté atento a las situaciones o eventos que parecen fuera de lo común o que podrían indicar un problema potencial. Las observaciones directas o informes de otros pueden ser útiles.
- Escucha Activa:
- Presta atención a las quejas, sugerencias o comentarios de las personas involucradas. Las preocupaciones repetidas o persistentes pueden indicar un problema subyacente.
- Recolección de Datos:
- Recopila datos objetivos y subjetivos relacionados con las operaciones, procesos o resultados. Analiza tendencias, métricas clave y retroalimentación.
- Análisis de Tendencias:
- Examina las tendencias a lo largo del tiempo. Identifica cambios significativos en el desempeño, comportamiento o resultados que podrían señalar un problema.
- Entrevistas y Consultas:
- Realiza entrevistas con partes interesadas para comprender sus perspectivas sobre los desafíos actuales o las áreas problemáticas.
- Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas):
- Utiliza el análisis FODA para identificar áreas de debilidad o amenaza que puedan convertirse en problemas potenciales.
Selección del Problema:
- Criterios de Selección:
- Establece criterios claros para evaluar y seleccionar problemas. Por ejemplo, prioriza problemas que afecten directamente a los objetivos estratégicos o que tengan un alto impacto.
- Priorización:
- Clasifica los problemas identificados según su urgencia, impacto y viabilidad de solución. Enfócate en aquellos que sean más críticos o que puedan abordarse de manera efectiva.
- Consulta a las Partes Interesadas:
- Involucra a las partes interesadas relevantes en el proceso de selección del problema. Sus perspectivas y prioridades pueden informar tus decisiones.
- Claridad y Especificidad:
- Asegúrate de que el problema seleccionado esté claramente definido y comprendido por todos los involucrados. Evita problemas ambiguos o mal definidos.
- Viabilidad de la Solución:
- Evalúa si el problema seleccionado es susceptible de ser abordado con los recursos disponibles y dentro de un marco de tiempo razonable.
Herramientas y Métodos:
- Matriz de Priorización:
- Utiliza una matriz para evaluar y clasificar los problemas en función de su importancia y urgencia.
- Análisis de Impacto y Probabilidad:
- Evalúa el impacto potencial y la probabilidad de ocurrencia de cada problema para priorizar adecuadamente.
- Brainstorming:
- Realiza sesiones de lluvia de ideas con el equipo para identificar y explorar posibles problemas y soluciones.