I. ANTES DE LA REUNIÓN

1. Determinar si es necesario efectuar una reunión

Analizar:

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• Propósito: Tener una razón que justifique la realización de una reunión: motivo, recursos y tiempo invertido.

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• Oportunidad: Evaluar el contexto en términos de clima interno, disponibilidad de la información, efectos en las personas, entre otras. En definitiva, responde a lo oportuno del momento en que se efectúa la reunión.

2. Seleccionar tipo de reunión

Seleccionar el tipo de reunión a realizar de acuerdo al tema y objetivo a alcanzar: Planificación y Evaluación, Control de Gestión, Información, Participación o Negociación, y Consultiva. Puede haber una combinación de los tipos indicados.

3. Preparación de la reunión

Preparativos Antes de la Reunión

1. Definir Objetivos Claros:
   • Identifica los objetivos específicos que deseas lograr durante la reunión. Esto podría incluir tomar decisiones, generar ideas, revisar el progreso del proyecto, entre otros.
2. Elaborar una Agenda:
   • Crea una agenda detallada que incluya los puntos a discutir, el tiempo asignado para cada tema y el responsable de cada punto. Comparte la agenda con anticipación para que los participantes puedan prepararse.
3. Seleccionar Participantes Clave:
   • Invita a las personas cuya presencia y contribución sean necesarias para alcanzar los objetivos de la reunión. Mantén el grupo lo suficientemente pequeño como para ser eficiente, pero lo suficientemente grande como para aportar diferentes perspectivas.
4. Recopilar Información y Documentación Relevante:
   • Asegúrate de que todos los participantes tengan acceso a la información y documentación necesarias antes de la reunión. Esto puede incluir informes, análisis, datos o cualquier otro material relevante.
5. Asignar Roles y Responsabilidades:
   • Define claramente los roles de los participantes. Esto puede incluir al facilitador de la reunión, el encargado de tomar notas, el responsable de presentar cierta información, entre otros.
6. Configurar el Espacio Físico:
   • Verifica que el lugar donde se llevará a cabo la reunión esté preparado y adecuadamente equipado. Asegúrate de que haya suficientes asientos, espacio para presentaciones si es necesario, y que la tecnología funcione correctamente (proyector, conexión a internet, etc.).
7. Envío de Recordatorios y Confirmaciones:
   • Envía un recordatorio a todos los participantes con la agenda y los detalles logísticos de la reunión (fecha, hora, lugar). Pide confirmación de asistencia para asegurarte de que todos estén informados y preparados.
8. Preparación Personal:
   • Como facilitador o líder de la reunión, prepárate adecuadamente repasando la agenda, anticipando posibles preguntas o problemas, y asegurándote de tener todos los materiales necesarios.

Ejemplo de Preparativos Antes de la Reunión

Objetivo de la Reunión: Planificación de la estrategia de marketing para el próximo trimestre.

1. Definición de Objetivos:
   • Establecer los objetivos específicos: definir las metas de ventas, lanzamiento de nuevos productos y campañas promocionales.
2. Elaboración de Agenda:
   • 09:00 – Bienvenida y presentación de objetivos
   • 09:15 – Revisión del desempeño de ventas del último trimestre
   • 09:45 – Presentación de propuestas para nuevas campañas publicitarias
   • 10:30 – Pausa para café
   • 10:45 – Discusión sobre asignación de presupuesto y recursos
   • 11:30 – Definición de acciones y responsables
   • 12:00 – Cierre y próxima reunión
3. Selección de Participantes:
   • Director de Marketing, Gerente de Ventas, Analista de Datos, y diseñadores gráficos.
4. Información y Documentación:
   • Enviar informes de ventas, análisis de mercado y propuestas publicitarias a todos los participantes con suficiente anticipación.
5. Roles y Responsabilidades:
   • Facilitador: Director de Marketing
   • Tomar Notas: Asistente Administrativo
   • Presentación de Propuestas: Diseñador Gráfico
6. Configuración del Espacio:
   • Sala de conferencias equipada con proyector, pizarra y acceso a internet.
7. Envío de Recordatorios:
   • Enviar un correo electrónico a todos los participantes con la agenda y los detalles logísticos de la reunión, solicitando confirmación de asistencia.
8. Preparación Personal:
   • Revisar la agenda y los documentos relevantes, preparar presentaciones y asegurarse de tener acceso a la tecnología necesaria.