La auditoría preliminar o gap análisis evalúa un sistema de gestión existente o sus procedimientos contra todos los requisitos de la norma o con los requisitos que hayan cambiado de un sistema ya revisado.
Sistemas de gestion de calidad
Se utiliza para comprobar si la organización está lista para la auditoría de certificación, pero en este caso, podemos también utilizarlo para identificar el punto de partida.
El GAP análisis detectará las brechas de incumplimiento respecto a los nuevos requisitos de la norma y servirá de base para trabajar sobre estos aspectos y “cerrar” estas brechas.
Cuaderno de trabajo: Modelo paso a paso para hacer el GAP análisis.
Pasos para Realizar un Análisis de Brechas:
- Establecer Objetivos y Criterios de Referencia:
- Define claramente los objetivos específicos que deseas alcanzar o los criterios de referencia que quieres evaluar. Estos pueden incluir metas de rendimiento, estándares de calidad, requisitos reglamentarios, etc.
- Evaluar el Estado Actual:
- Realiza una evaluación exhaustiva del estado actual de la organización en relación con los objetivos o criterios establecidos. Esto implica recopilar datos relevantes, métricas de rendimiento, análisis de procesos y retroalimentación de las partes interesadas.
- Identificar el Estado Deseado:
- Define claramente cómo debería ser el estado deseado o los resultados ideales que la organización aspira alcanzar. Establece expectativas claras sobre lo que se consideraría un éxito en términos de rendimiento, calidad o cumplimiento.
- Comparar el Estado Actual con el Estado Deseado:
- Compara los datos recopilados del estado actual con los objetivos o criterios de referencia establecidos. Identifica las diferencias significativas o brechas que existen entre ambos estados.
- Analizar las Brechas Identificadas:
- Analiza las brechas identificadas para comprender las causas subyacentes de las discrepancias. Pregúntate por qué estas brechas existen y qué factores contribuyen a ellas.
- Priorizar y Establecer Acciones Correctivas:
- Prioriza las brechas identificadas según su impacto y urgencia. Desarrolla planes de acción específicos para cerrar estas brechas, asignando responsabilidades claras y estableciendo plazos realistas.
- Implementar Planes de Acción y Monitorear Progresos:
- Implementa los planes de acción definidos y monitorea de cerca los progresos. Asegúrate de realizar un seguimiento continuo para garantizar que las acciones correctivas estén dando los resultados esperados.
Herramientas y Técnicas Comunes para el Análisis de Brechas:
- Matriz de Brechas (Gap Matrix): Una tabla que muestra las diferencias entre el estado actual y el estado deseado en diversas áreas o criterios.
- Análisis FODA (SWOT Analysis): Identifica las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de la organización, ayudando a identificar brechas internas y externas.
- Entrevistas y Encuestas: Recopilación de datos cualitativos a través de entrevistas estructuradas o encuestas dirigidas a partes interesadas clave.
- Análisis de Datos Cuantitativos: Utilización de métricas y datos numéricos para evaluar el rendimiento actual y compararlo con los objetivos.
Beneficios del Análisis de Brechas:
- Identificación de Áreas de Mejora: Permite identificar áreas específicas donde se requiere acción para mejorar el desempeño o cumplir con los estándares.
- Enfoque en Prioridades: Ayuda a priorizar recursos y esfuerzos en las áreas más críticas y urgentes.
- Facilita la Toma de Decisiones: Proporciona información objetiva para fundamentar decisiones estratégicas y de asignación de recursos.
- Promueve la Mejora Continua: Impulsa un ciclo de mejora continua al identificar y abordar sistemáticamente las brechas de desempeño.