Funciones del proceso de Dirección

Las funciones que se pueden destacar del proceso directivo son cinco, y son:
1.- La planificación: es un proceso racional que concluye con la toma de decisiones, es una actividad de reflexión antes de la actuación. Consiste en establecer cuál es la situación futura deseable para la empresa, fijar los objetivos que nos llevan a esa situación, y establecer las líneas de actuación para conseguir esos objetivos. Es un análisis de qué es lo que queremos.
2.- La organización: una vez que se tienen definidos los objetivos, será necesario establecer una estructura formalizada en la que queden determinados los papeles o funciones que han de asumir los miembros de la organización, de esta forma cada elemento que compone la organización tiene conocimiento de la función que tiene que desempeñar para conseguir los objetivos establecidos.
3.- La ejecución: consistirá en que se realicen las acciones planificadas. Dirigir esas actividades o acciones.
4.- La coordinación: es una función clave, consiste en lograr armonizar y sincronizar las actividades de los individuos que componen la organización. Asegurarse que todos ellos dirigen sus esfuerzos hacia la consecución de los objetivos.
5.- El control: es la actividad de seguimiento encaminada a conseguir las desviaciones que puedan darse respecto a los objetivos planteados, el control va a consistir en contrastar lo planeado, y lo conseguido para desencadenar si es necesario acciones correctoras que vuelvan a orientar las acciones hacia los objetivos.

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Aparte de estas cinco funciones que hemos visto que están encadenadas, además tiene otra función destacable de la dirección, que e la de liderazgo es decir dirigir a las personas que forman la organización. La función directiva, vemos por tanto que, influye en el comportamiento humano, y en muchas ocasiones esta función se adentra en el campo de la psicología.

Esta función de liderazgo influye sobre el comportamiento, o las actuaciones de las personas. El líder intenta motivar a los empleados para impulsar sus actuaciones hacia los intereses de la empresa. Existen distintas formas de realizar esa influencia puede ser mediante:

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– un poder de recompensa (económica),
– un poder de coacción (castigo o rebaja del complemento),
– un poder de referencia ( en el caso de que el subordinado se identifique con el directivo),
– un poder legítimo (mediante la autoridad),
– un poder de experto ( cuando el subordinado sabe que el directivo tiene conocimientos de la materia en que está realizando su actividad).

No tenemos que olvidar que existen dos tipos de liderazgo:

– el formal: el que tiene poder legítimo o autoridad,
– el informal: el que es aceptado porque tiene un poder de referencia o una autoridad social reconocida por los miembros de la organización.

También existe otro concepto importante relacionado con el proceso directivo de la empresa, que es el de la comunicación. La comunicación es la transferencia de información, y es el mecanismo a través del cuál se relacionan los miembros de la organización, por tanto lograr que esa comunicación sea buena, es imprescindible para los directivos, ya que va a ser el proceso a través del cuál ejercen su cargo.

 

 

1. Planificación

Descripción: La planificación es la primera función del proceso de dirección y se centra en la definición de objetivos y el desarrollo de estrategias para alcanzarlos.

Funciones Clave:

• Definición de Objetivos: Establecer metas específicas y medibles que la organización desea alcanzar.
• Desarrollo de Estrategias: Crear estrategias y planes de acción para lograr los objetivos.
• Asignación de Recursos: Determinar cómo se deben asignar los recursos (humanos, financieros, tecnológicos) para llevar a cabo los planes.

Ejemplo: Planificar una expansión a nuevos mercados internacionales estableciendo objetivos de ventas y diseñando estrategias de marketing adaptadas a cada mercado.

2. Organización

Descripción: La organización implica estructurar los recursos y actividades de manera que se facilite la ejecución de los planes.

Funciones Clave:

• Diseño de Estructura Organizacional: Definir cómo se organizarán los recursos humanos y materiales.
• Asignación de Tareas: Distribuir las responsabilidades y tareas entre los empleados y equipos.
• Coordinación de Actividades: Asegurar que las actividades se coordinen eficazmente para evitar redundancias y conflictos.

Ejemplo: Organizar un equipo de proyecto para el desarrollo de un nuevo producto, asignando roles específicos a los miembros del equipo y estableciendo un calendario de entregas.

3. Dirección

Descripción: La dirección es la función que se centra en guiar, motivar y liderar a los empleados para asegurar que cumplan con sus responsabilidades y contribuyan al logro de los objetivos.

Funciones Clave:

• Liderazgo: Inspirar y motivar a los empleados para que trabajen con entusiasmo hacia los objetivos organizacionales.
• Comunicación: Facilitar una comunicación efectiva para asegurar que los empleados comprendan sus tareas y objetivos.
• Motivación: Implementar estrategias para aumentar la motivación y el compromiso de los empleados.

Ejemplo: Liderar un equipo de ventas estableciendo metas de rendimiento, proporcionando retroalimentación regular y reconociendo los logros de los empleados.

4. Control

Descripción: El control implica monitorear el desempeño, comparar los resultados con los objetivos y realizar ajustes para asegurar que los planes se ejecuten de manera efectiva.

Funciones Clave:

• Establecimiento de Estándares: Definir los criterios y benchmarks para medir el desempeño.
• Monitoreo del Desempeño: Realizar un seguimiento continuo de las actividades y el progreso hacia los objetivos.
• Evaluación y Corrección: Comparar los resultados reales con los objetivos y realizar ajustes o correcciones según sea necesario.

Ejemplo: Controlar el progreso de un proyecto revisando los informes de avance, evaluando si se están cumpliendo los plazos y realizando ajustes en el plan si se detectan desviaciones.

5. Decisión

Descripción: La toma de decisiones es una función transversal que implica elegir entre diferentes opciones y soluciones para resolver problemas o aprovechar oportunidades.

Funciones Clave:

• Identificación de Problemas: Reconocer y definir problemas o oportunidades que requieren decisiones.
• Generación de Alternativas: Desarrollar y evaluar diferentes opciones para abordar los problemas o aprovechar las oportunidades.
• Selección de Alternativas: Elegir la mejor opción basada en análisis y evaluación.
• Implementación y Evaluación: Implementar la decisión y evaluar sus resultados para asegurar que se resuelvan los problemas o se aprovechen las oportunidades.

Ejemplo: Decidir sobre una nueva inversión en tecnología tras evaluar diferentes proveedores y alternativas, y luego implementar la solución seleccionada.

6. Coordinación

Descripción: La coordinación se asegura de que todas las partes de la organización trabajen juntas de manera armoniosa y eficiente.

Funciones Clave:

• Integración de Recursos: Asegurar que los recursos humanos y materiales se utilicen de manera complementaria.
• Resolución de Conflictos: Manejar y resolver conflictos entre equipos o departamentos para mantener la armonía.
• Sincronización de Actividades: Coordinar las actividades y esfuerzos para que se alineen con los objetivos organizacionales.

Ejemplo: Coordinar entre los departamentos de marketing y producción para lanzar un nuevo producto, asegurando que las campañas de marketing y la producción estén sincronizadas.