Fases del coaching III. Apartados más habituales en el plan personal de acción

Apartados más habituales en el plan personal de acción

Un plan de acción es una agenda de actividades que responden a unos objetivos concretos. Los principales apartados que suele incluir son los siguientes:

Curso de Presto

1. Objetivo
2. Resultados esperados
   • Describe la situación actual
   • Describe la situación deseada
   • ¿Qué será diferente?
   • ¿Cuáles son los obstáculos para conseguirlo?
   • ¿Cómo te enfrentarás a ellos?
3. Acciones concretas y fechas para el desarrollo del objetivo, que debe ser Específico, Medible, Alcanzable, Relevante y en un Tiempo limitado.
   • ¿Qué vas a trabajar? ¿Qué harás? ¿Qué pasos vas a seguir? ¿Cómo lo harás?
   • Indicadores de realización de la acción
   • Recursos necesarios
   • ¿A quiénes vas a involucrar?
   • Recursos necesarios
   • Relevancia
   • ¿A quiénes vas a involucrar?
4. ComentariosPosicionamiento web

Todos estos apartados deben ser cumplimentados por el coachee y puestos por escrito. El primero de ellos es clave, el objetivo que se persigue, aquello que se desea mejorar o desarrollar. Por la importancia de la temática se aborda en el siguiente punto.

Objetivos

Un objetivo se considera bien formado cuando puede ser…

• formulado en términos positivos
• comprobable, el sujeto implicado puede percibir y evaluar su progreso
• iniciado y mantenido por la persona o el grupo que lo desea
• respetuoso con los aspectos positivos que ahora se poseen
• contextualizado para encajar con la ecología del sistema que lo rodea

  Estrategias para marcar objetivos

Identificar el estado problemático              Mi problema consiste en que…

Actuar como si ya hubiese alcanzado el estado     Si ya hubiese alcanzado el        deseado estaría

Ejemplos que permitan determinar objetivos de actuación atendiendo a las pautas ofrecidas:

• Mi problema consiste en que no consigo escuchar de forma adecuada
• Quiero dejar de pensar en otras cosas cuando los demás me cuentan algo
• Quiero prestar atención a lo que me dicen y a cómo me lo dicen
• Quiero escuchar como un técnico en selección de personal o un terapeuta
• Quiero poner de manifiesto las características de asentir, no pensar en otras cosas, emitir palabras y expresiones de refuerzo y acabar de escuchar antes de responder.
• Quiero escuchar mejor para incrementar mis competencias de comunicación.
• Si ya hubiese alcanzado el estado deseado estaría más atento a las necesidades de los demás y así podría incrementar su satisfacción.

Se trata de establecer la alternativa de acción más conveniente para que el cliente se mueva desde donde está hasta donde quisiera estar. Se trata de trazar un programa de acción sistemático y progresivo, en cuanto al nivel de dificultad, y además funcional, en el sentido de que se pueda empezar a cumplir inmediatamente. La destreza de iniciar incluye describir el objetivo general a conseguir en términos operativos, identificar los pasos conductuales importantes que permitirán conseguirlo (las acciones a realizar, lo que supone definir objetivos parciales), trazar los pasos secundarios que permitirán alcanzar los pasos importantes y concretar los refuerzos de conducta desde el marco de referencia del cliente.

Los objetivos deben acercar al coachee hacia una meta, muchas veces necesaria, y que supone un cambio. Pero no es suficiente contar con la obligación o necesidad de cambio, es necesario tener, además, el deseo de hacerlo. Y el cambio perdurable y profundo se produce cuando el directivo asume la realidad, comprende las metas y beneficios futuros e inicia su transformación desde dentro hacia fuera.

Ejemplo de Plan Personal de Acción

a) Objetivo: Ser menos exigente conmigo mismo y con los demás.

b) Resultados esperados:

• • Describe la situación actual:

Me exijo muchísimo a mí mismo y le exijo lo mismo a los colaboradores que trabajan conmigo.

Ejemplo 1: La semana pasada había que entregar un informe a un cliente sobre un estudio de clima laboral que habíamos realizado en su organización. Sólo se contaba con un día para hacerlo, ya que la semana había sido muy dura, con jornadas de 14 horas diarias pues hubo que entregar otros trabajos. Juan y Luis no finalizaron el trabajo y pidieron al cliente una prórroga de una semana. Yo no habría hecho lo mismo estando en su lugar, me habría quedado la noche sin dormir, si hubiera sido necesario. Les expresé mi malestar por su conducta, ya que no habían cumplido con las expectativas del cliente ni con las mías.

Ejemplo 2: Hace 3 días di una conferencia de una hora ante un grupo de unos 50 empresarios. El director general y otros directivos me felicitaron efusivamente por mi intervención. Yo no quise recibir las felicitaciones y lo único que dije fue que no estaba tan contento con la actuación, que podía haberlo hecho bastante mejor.

• Describe la situación deseada:

En una situación ideal no me exijo tanto a mí mismo, soy capaz de darme un respiro y de dárselo a los demás. Me pongo en su lugar y entiendo su comportamiento, y lo tengo en cuenta antes de hablar o decirles lo primero que pienso.

En una situación ideal no soy tan exigente con los que me rodean, soy más tolerante con las reacciones de los demás que considere incorrectas y que yo no haría.

Ejemplo 1: Entender que Juan y Luis estaban agotados. No molestarme tanto por el hecho de retrasar el trabajo y entender la situación. Actúan de forma diferente a como lo hago yo, pero ni mejor ni peor.

Ejemplo 2: Aceptar su apreciación y alegrarme de que la percepción sobre la conferencia haya sido muy positiva para el público. Sentirme orgulloso y satisfecho.

• ¿Qué sería diferente?:

Al exigirme menos, estaría siempre mucho más satisfecho con los resultados conseguidos en todos los aspectos de la vida. Al exigir menos a los demás y ser más “comprensivo”, no me tomaría tan mal las reacciones de los que me rodean y no sufriría por algunas acciones de mi círculo más cercano a las que, probablemente, les doy mucha más importancia de la que debería.

• ¿Cuáles son los obstáculos para conseguirlo?:

Los obstáculos que me dificultan la tarea son mi nerviosismo y mi afán perfeccionista. Quizá mi miedo al fracaso o a quedar mal con otros.

• ¿Cómo te enfrentarás a ellos?:

Con serenidad, valentía, voluntad y humildad. Estoy realmente convencido de que es algo que debo cambiar para disfrutar más y mejorar las relaciones conmigo mismo y con los demás. Quitar importancia a aquello que no sucede como yo esperaba puede ser un primer paso.

c) Acciones concretas y fechas para el desarrollo del objetivo (acción 1):

• Acción:

No compararme siempre con la meta final (“la perfección”).

• ¿Qué vas a trabajar?:

El nivel de exigencia conmigo mismo. Me ayudará a aprender a estar más satisfecho conmigo mismo.

• ¿Qué harás?:

Valorar las felicitaciones de los demás y no compararme siempre con otros que lo hacen mejor que yo.

• ¿Qué pasos vas a seguir? ¿Cómo lo harás?:
  • En la próxima conferencia, que tengo el martes de la semana que viene ante directivos de la Cámara de Comercio, cuando acabe de exponer, les preguntaré qué les ha parecido y les daré a todos las gracias cuando me hagan comentarios positivos.
  • Grabaré mis conferencias para ver cómo voy mejorando poco a poco y así tener conciencia de ello.
  • Si me noto comparándome con otras personas, cambiar automáticamente de actividad o llamar al alguien para hablar y pensar en otros aspectos positivos.
  • Reforzaré los logros de los otros, sin compararlos con los que podrían conseguir, simplemente por la valía de lo realizado.
• Indicadores de realización de la acción:

La reacción de las personas que me felicitan cuando les sonría y les agradezca sus palabras y refuerzos.

En general, el nivel de satisfacción conmigo mismo, por mis logros y no por lo que puedo lograr.

• Recursos necesarios. ¿A quiénes vas a involucrar?:

A mis colaboradores, les verbalizaré que les agradezco sus refuerzos positivos y les elogiaré a ellos.

• Relevancia:
• Tiempo de realización. ¿Cuándo lo harás?:

Cada día me marcaré dos acciones concretas, para el lunes de la semana que viene, que comenzaré el programa:

• Elogiar a alguien cuando me entregue un trabajo.
• Sustituir el primer pensamiento negativo del día por otro positivo, ya sea sobre mi o sobre otra persona.

Acción 2:

• Acción:

Tranquilizarme, no obsesionarme y no dramatizar ante los posibles errores de la gente que me rodea.

• ¿Qué vas a trabajar?

No irritarme, aumentar mi tolerancia ante los fallos de los que me rodean a pesar de que yo, quizá, no los cometa.

• ¿Qué harás? ¿Qué pasos vas a seguir? ¿Cómo lo harás?

En las situaciones correspondientes que me molesten y me irriten, seguir los siguientes pasos:

• Respirar profundo.
• No ofrecer mi opinión hasta pasados al menos 10 segundos. Antes de hablar asegurarme de que puedo contestar con un sí a alguna de las siguientes preguntas: ¿estoy absolutamente seguro de que es verdad lo que voy a decir? ¿Lo que voy a decir es algo positivo sobre la otra persona? ¿Será útil para ella que lo diga? – Pensar que cada persona es diferente.
• Pensar que todo el mundo tiene derecho a equivocarse.
• Recordar que yo también puedo cometer ese error (suponiendo que sea un error…).
• Preguntarme ¿me merece la pena enfadarme por esto? ¿Gano algo así?
• Si detecto que voy a saltar, verbalizar ante el interlocutor que no puedo evitar irritarme y pedirle diferir la conversación.
• Si me irrito llamarle posteriormente para pedirle disculpas.

• Indicadores de realización de la acción:
  • Si no me irrito me sentiré mejor.
  • Feedback obtenido por los otros al cambiar mi forma de actuar hacia ellos.
• Recursos necesarios. ¿A quiénes vas a involucrar?:

A los colaboradores. Puedo decirles que estoy trabajando la irritabilidad y que necesitaré su ayuda para mejorar.

• Relevancia:
• Tiempo de realización. ¿Cuándo lo harás?

En cada una de las situaciones donde me irrite.

1. Definición de Objetivos

• Objetivo Principal: Establecer un objetivo claro y específico que el coachee desea alcanzar.
• Objetivos Secundarios: Desglosar el objetivo principal en objetivos más pequeños y manejables que contribuyan al logro del objetivo principal.

2. Análisis de la Situación Actual

• Evaluación Inicial: Analizar la situación actual del coachee en relación con sus objetivos.
• Fortalezas y Debilidades: Identificar las fortalezas que pueden facilitar el logro de los objetivos y las debilidades que pueden representar obstáculos.

3. Recursos Necesarios

• Recursos Internos: Habilidades, conocimientos y capacidades que el coachee ya posee.
• Recursos Externos: Herramientas, formación, apoyo externo o cualquier otro recurso necesario para alcanzar los objetivos.

4. Acciones Específicas

• Listado de Acciones: Detallar las acciones específicas que el coachee debe realizar para avanzar hacia sus objetivos.
• Prioridad de Acciones: Establecer el orden de prioridad de las acciones basándose en su impacto y urgencia.

5. Plazos y Cronogramas

• Fechas de Inicio y Fin: Asignar fechas concretas para el inicio y la finalización de cada acción.
• Hitos Intermedios: Definir puntos de control intermedios para evaluar el progreso.

6. Indicadores de Éxito

• Criterios de Medición: Establecer cómo se medirán los avances y el éxito de cada acción.
• Métricas Específicas: Definir métricas claras y objetivas para evaluar el progreso hacia los objetivos.

7. Obstáculos Potenciales y Plan de Contingencia

• Identificación de Obstáculos: Anticipar posibles obstáculos que puedan surgir durante la ejecución del plan.
• Estrategias de Mitigación: Desarrollar estrategias para superar o minimizar los efectos de estos obstáculos.

8. Apoyo y Seguimiento

• Apoyo Necesario: Identificar el tipo de apoyo que el coachee necesitará durante el proceso, ya sea del coach, de colegas, amigos, familia u otros recursos.
• Plan de Seguimiento: Establecer un calendario de sesiones de seguimiento con el coach para revisar el progreso, ajustar el plan si es necesario y mantener la motivación.

9. Revisión y Ajustes

• Revisión Periódica: Programar revisiones periódicas del plan para evaluar el progreso y hacer ajustes según sea necesario.
• Feedback y Adaptación: Utilizar el feedback del coach y de la propia experiencia del coachee para adaptar y mejorar continuamente el plan de acción.

10. Reflexión y Aprendizaje

• Lecciones Aprendidas: Reflexionar sobre lo aprendido durante la ejecución del plan y cómo esto puede aplicarse a futuros objetivos y desafíos.
• Evaluación de Resultados: Evaluar los resultados alcanzados y el impacto del plan de acción en la vida del coachee.

Ejemplo de Plan de Acción

Objetivo Principal

• Mejorar las habilidades de liderazgo para ser promovido a gerente de equipo en los próximos 12 meses.

Análisis de la Situación Actual

• Fortalezas: Buenas habilidades de comunicación, capacidad para trabajar en equipo.
• Debilidades: Falta de experiencia en la gestión de proyectos, habilidades limitadas de delegación.

Recursos Necesarios

• Internos: Motivación personal, conocimientos actuales en el área de trabajo.
• Externos: Cursos de gestión de proyectos, mentoría de un gerente experimentado.

Acciones Específicas

1. Inscribirse en un curso de gestión de proyectos antes de fin de mes.
2. Pedir a un gerente experimentado que actúe como mentor durante el próximo año.
3. Delegar al menos dos tareas por semana a los miembros del equipo para practicar la delegación.

Plazos y Cronogramas

• Curso de gestión de proyectos: Iniciar el próximo mes y completar en 3 meses.
• Mentoría: Establecer reuniones quincenales a partir del próximo mes.
• Delegación: Iniciar de inmediato y mantener constante.

Indicadores de Éxito

• Completar el curso de gestión de proyectos con una calificación de al menos 85%.
• Realizar reuniones de mentoría cada dos semanas durante 12 meses.
• Delegar tareas de manera efectiva, obteniendo feedback positivo de los miembros del equipo.

Obstáculos Potenciales y Plan de Contingencia

• Falta de tiempo para el curso: Ajustar horarios o reducir otras actividades.
• Dificultades en la delegación: Buscar feedback continuo y ajustar el enfoque según sea necesario.

Apoyo y Seguimiento

• Reuniones quincenales con el mentor.
• Sesiones mensuales de seguimiento con el coach.

Revisión y Ajustes

• Revisión trimestral del plan con el coach para evaluar el progreso y hacer ajustes.

Reflexión y Aprendizaje

• Documentar lecciones aprendidas y aplicarlas a futuros objetivos de desarrollo profesional.