Devolución de la información de la evaluación
Uno de los aspectos clave es comunicar al implicado los resultados de la evaluación. Para el cliente supone incorporar información nueva sobre él mismo. Devolver información sobre un proceso de evaluación de feedback 360° supone mirarse al espejo y ver las fuerzas y debilidades desde el punto de vista de otros: amigos, compañeros, superiores jerárquicos, etc. Supone analizar las diferencias entre cómo se ve él mismo y cómo le ven los otros, y afrontar las diferencias.
Encarar los resultados implica profundizar en el conocimiento propio, exige una apertura para la persona que recibe los resultados. Las evaluaciones realizadas por el trabajador sobre sí mismo se comparan con las ofrecidas por otras personas, lo que da lugar a una primera reflexión que hace referencia al origen de las diferencias. Muchas son las preguntas que puede hacerse el trabajador evaluado, como por ejemplo:
- ¿por qué otras personas no me perciben como realmente soy?,
- ¿qué es más real, como me veo a mi mismo o como me perciben los demás?
- ¿por qué los otros me perciben de esa forma?
- ¿por qué me evalúan mal en estas áreas?
- ¿por qué no me consideran una persona con iniciativa?
El coach no sólo ofrece retroalimentación al coachee en este momento posterior a la evaluación, sino también en las distintas sesiones de seguimiento que tienen lugar posteriormente.
Cuando se devuelve información tras la evaluación realizada, en primer lugar se debe hablar y preguntar por los aspectos positivos, los puntos fuertes que la propia persona y los demás perciben, y hacer hincapié en que el crecimiento se basa en gran medida en estos pilares. Hay que reforzarlos y resaltarlos de forma explícita.
La sesión de devolución de información se cierra ofreciendo expectativas positivas, recordando la posibilidad de seguir con el proceso de coaching para desarrollar o mejorar determinadas percepciones o conductas, y estableciendo el compromiso de contactar para dentro de unos quince días. En este tiempo el interesado puede reflexionar sobre la evaluación recibida, el impacto que causa en los otros, y ser más permeable a intervenciones a través del coaching.
Los comentarios sobre la propia persona ofrecidos por otras personas deberían percibirse como una forma de profundizar en el conocimiento personal, de conocerse mejor. Si otras personas afirman que manifiesto determinados comportamientos, puede que tengan razón, y ser consciente de dichas conductas es el primer paso para cambiarlas.
1. Preparación
Revisión de Resultados
- Análisis de Datos: Revisar y analizar los resultados de las evaluaciones de manera integral.
- Identificación de Temas Clave: Identificar temas, patrones y puntos clave que emerjan de los resultados.
Planificación de la Sesión
- Estructuración de la Sesión: Planificar cómo se presentará la información, asegurándose de que sea clara y comprensible.
- Anticipación de Reacciones: Considerar las posibles reacciones del coachee a los resultados y preparar estrategias para abordarlas.
2. Introducción de la Sesión
Establecimiento del Contexto
- Propósito de la Evaluación: Explicar claramente el propósito de la evaluación y cómo se alinean los resultados con los objetivos del coachee.
- Generación de un Entorno Seguro: Crear un ambiente de confianza y seguridad donde el coachee se sienta cómodo para recibir la retroalimentación.
3. Presentación de Resultados
Exposición Clara y Objetiva
- Resultados Cuantitativos: Presentar los resultados cuantitativos de manera clara, utilizando gráficos, tablas y otros visuales para facilitar la comprensión.
- Resultados Cualitativos: Compartir las observaciones cualitativas, incluyendo comentarios y ejemplos específicos.
Enfoque en las Fortalezas
- Destacar Fortalezas: Comenzar con las áreas donde el coachee demuestra fortalezas y éxitos.
- Reconocimiento de Logros: Reconocer y celebrar los logros del coachee.
Identificación de Áreas de Mejora
- Áreas de Desarrollo: Presentar de manera constructiva las áreas donde el coachee puede mejorar.
- Ejemplos Concretos: Proporcionar ejemplos específicos y contextuales de comportamientos o situaciones que requieren mejora.
4. Facilitación de la Reflexión
Preguntas Reflexivas
- Fomentar la Autoconciencia: Hacer preguntas que inviten al coachee a reflexionar sobre los resultados y su interpretación.
- Ejemplo: «¿Qué opinas de estos resultados? ¿Hay algo que te sorprenda?»
- Exploración de Sentimientos: Indagar sobre cómo se siente el coachee respecto a la información compartida.
- Ejemplo: «¿Cómo te hace sentir esta retroalimentación?»
Análisis de Patrones y Tendencias
- Identificación de Patrones: Ayudar al coachee a identificar patrones en los resultados y cómo estos se reflejan en su comportamiento y rendimiento.
- Ejemplo: «¿Has notado alguna tendencia en los comentarios recibidos?»
5. Desarrollo de Estrategias de Mejora
Co-Creación de Planes de Acción
- Definir Acciones Concretas: Trabajar con el coachee para definir acciones específicas que aborden las áreas de mejora identificadas.
- Ejemplo: «¿Qué acciones específicas podrías tomar para mejorar en esta área?»
- Establecer Metas Realistas: Asegurarse de que las metas establecidas sean realistas y alcanzables dentro de un marco de tiempo definido.
- Ejemplo: «¿Qué pasos puedes dar esta semana para empezar a trabajar en esta área?»
Identificación de Recursos y Apoyos
- Recursos Necesarios: Determinar qué recursos o apoyo adicional puede necesitar el coachee para implementar las acciones.
- Ejemplo: «¿Hay algún recurso que necesites para poder avanzar con estas acciones?»
6. Seguimiento y Evaluación Continua
Establecimiento de Plazos
- Definir Plazos Claros: Acordar plazos claros para revisar el progreso y ajustar el plan de acción según sea necesario.
- Ejemplo: «¿Para cuándo te propones completar esta acción?»
- Sesiones de Seguimiento: Programar sesiones de seguimiento para evaluar el progreso y proporcionar apoyo continuo.
- Ejemplo: «Programemos una sesión de seguimiento en un mes para revisar tu progreso.»
Ajuste del Plan de Acción
- Evaluación del Progreso: Evaluar periódicamente el progreso del coachee y ajustar el plan de acción según los resultados obtenidos.
- Ejemplo: «¿Cómo te ha ido con las acciones acordadas? ¿Qué ajustes necesitas hacer para seguir avanzando?»
Ejemplo de una Sesión de Devolución de Información
Introducción
- Coach: «Hoy vamos a revisar los resultados de la evaluación que completaste la semana pasada. El objetivo es entender tus fortalezas y las áreas donde puedes mejorar, y desarrollar un plan de acción para avanzar hacia tus metas.»
Presentación de Resultados
- Coach: «Vamos a empezar con tus fortalezas. Según la evaluación, tienes una excelente capacidad para la comunicación y el trabajo en equipo. Esto se refleja en los comentarios positivos de tus colegas.»
Facilitación de la Reflexión
- Coach: «¿Qué piensas sobre estos resultados? ¿Te sorprenden de alguna manera?»
Desarrollo de Estrategias de Mejora
- Coach: «En términos de áreas de mejora, los resultados indican que podrías beneficiarte de desarrollar tus habilidades de gestión del tiempo. ¿Qué acciones específicas podrías tomar para trabajar en esto?»
Seguimiento
- Coach: «Acordemos revisar tu progreso en nuestra próxima sesión en cuatro semanas. ¿Te parece bien este plazo para comenzar a implementar las acciones que discutimos?»