Fases de una reunión

Fases de una reunión

App Inventor

• ANTES
• DURANTE
• DESPUÉS

Antes

PRL

– Imaginar el después
– Imaginar el durante

Durante
– Principio, núcleo, final.

Después
– Función del tipo de reunión, de los compromisos adquiridos.

1. Preparación

Definición: La fase de preparación es crucial para el éxito de la reunión. Involucra la planificación y la organización previas a la reunión.

Aspectos Clave:

• Establecimiento de Objetivos: Define el propósito y los objetivos claros de la reunión.
• Creación de la Agenda: Desarrolla una agenda detallada que incluya los temas a tratar, el tiempo asignado para cada tema y los objetivos esperados.
• Convocatoria: Envía invitaciones a los participantes con antelación, adjuntando la agenda y cualquier material necesario.
• Preparación de Materiales: Asegúrate de que todos los documentos, presentaciones y recursos estén listos.
• Logística: Organiza el espacio físico o virtual de la reunión, incluyendo la tecnología necesaria (proyectores, micrófonos, software de videoconferencia, etc.).

Ejemplo: Si vas a tener una reunión para revisar el progreso de un proyecto, prepara un informe de estado y un resumen de los puntos a tratar.

2. Inicio

Definición: La fase de inicio establece el tono de la reunión y asegura que todos los participantes comprendan los objetivos y el formato.

Aspectos Clave:

• Bienvenida: Da la bienvenida a los participantes y presenta la agenda.
• Objetivos: Reafirma los objetivos de la reunión y lo que se espera lograr.
• Roles y Responsabilidades: Define los roles (por ejemplo, facilitador, tomador de notas) y revisa cualquier protocolo o regla básica para la reunión.
• Revisión de la Agenda: Asegúrate de que todos estén de acuerdo con los temas y el orden del día.

Ejemplo: Comienza la reunión de revisión del proyecto presentando a los participantes y revisando los puntos clave de la agenda.

3. Desarrollo

Definición: La fase de desarrollo es donde se llevan a cabo las discusiones y se trabajan los temas de la agenda.

Aspectos Clave:

• Discusión de Temas: Aborda cada punto de la agenda, facilitando las discusiones y asegurando que se mantengan centradas en los objetivos.
• Participación Activa: Fomenta la participación de todos los asistentes y gestiona el flujo de la conversación.
• Gestión del Tiempo: Controla el tiempo dedicado a cada tema para garantizar que todos los puntos sean tratados.

Ejemplo: Durante una reunión de equipo, discute los problemas actuales del proyecto, revisa el progreso y aborda cualquier desviación de los planes.

4. Conclusión

Definición: La fase de conclusión resume los resultados de la reunión y define los próximos pasos.

Aspectos Clave:

• Resumen: Repasa los puntos principales discutidos y las decisiones tomadas.
• Acciones y Responsabilidades: Clarifica las tareas asignadas, los responsables y los plazos para las acciones a seguir.
• Revisión de Acuerdos: Verifica que todos los participantes comprendan y acepten las decisiones y los próximos pasos.

Ejemplo: Finaliza la reunión de proyecto resumiendo las decisiones tomadas sobre los ajustes en el cronograma y asignando tareas para la próxima fase.

5. Seguimiento

Definición: La fase de seguimiento asegura que las decisiones y acciones acordadas durante la reunión se implementen adecuadamente.

Aspectos Clave:

• Distribución de Minutas: Envía las actas o minutas de la reunión a todos los participantes, detallando las decisiones y las tareas asignadas.
• Monitoreo de Progreso: Supervisa la implementación de las acciones acordadas y realiza seguimientos regulares.
• Evaluación: Evalúa la eficacia de la reunión y recoge feedback para mejorar futuros encuentros.