FASES DE UN PROCESO DE COACHING II

d) Determinar a quiénes se les propone un programa de Coaching Ejecutivo
Las empresas competitivas suelen tener estructuras organizacionales más planas, en las que sus empleados trabajan en equipo, con mayor autonomía y responsabilidad, Estas empresas para mantener su nivel competitivo necesitan de una gestión de los recursos humanos estratégica, apoyada en un enfoque de competencias, que garantice que cada empleado “sabe hacer” y “quiere hacer” lo que su trabajo demanda y es capaz de tomar decisiones y atender a sus clientes, internos y externos con un alto nivel de eficacia y eficiencia. Pero estas empresas necesitan algo más, algo que mantenga su nivel de competitividad, y no puede ser otra cosa que disponer de una plantilla cualitativa caracterizada por la alta capacidad de sus personas y equipos y el alto potencial de sus directivos y personas clave en la organización, para lo que necesita disponer de capacidad de innovación y saber gestionarla.
Existen distintas formas de responder a esta necesidad, pueden ser el empowerment, para desarrollar equipos de trabajo con máxima autonomía, o el establecimiento de una Gestión eficaz del Conocimiento, lo que supone poner a disposición de todos los conocimientos válidos para la organización, para que puedan desarrollarse y ampliarse, generando más valor para la empresa, y por tanto, apostar por un aprendizaje continuo, para ello es de gran ayuda conocer con qué plantilla, cuantitativa y cualitativa cuenta la empresa, y que se definen como:
• Plantilla cuantitativa, el número de personas que necesita una organización, en cada momento y lugar, para poder alcanzar sus objetivos.
• Plantilla cualitativa, competencias que deben tener los empleados de la organización en función del puesto que ocupan en la misma.

Planificación del Programa

a) Reunión con la alta dirección
La acogida de los programas de Coaching y la efectividad de los mismos va a estar muy condicionada al tipo de organización en que se quieren implantar. Si la organización concede importancia al aprendizaje y la búsqueda de soluciones nuevas, un programa de Coaching se valorará y serán muchos los aspirantes a participar en esta acción de desarrollo, pues comparten con la organización, una filosofía de autoconocimiento y auto maestría.
En esta fase se establece la relación de coaching con la alta dirección, por lo que esta fase es fundamental para el éxito de la intervención de coaching. Es en esta fase donde se determinan los objetivos, prácticas y logística del programa así como las cuestiones económicas y la exposición de beneficios. Cuando se cuenta con el visto bueno de la alta dirección y se han clarificado las falsas expectativas que se pudieran tener, como por ejemplo, proporcionar soluciones rápidas, llega el momento de identificar a los grupos de interés, son el conjunto de individuos clave que controlan los recursos necesarios para lograr el éxito o el fracaso. Estos grupos de interés están constituidos por los líderes de opinión, que pueden potenciar una actitud de cooperación o por el contrario ser un obstáculo, como puede ser el director de desarrollo; por los “propietarios” del proceso, como el jefe directo del coachee, que teme perder un buen colaborador, o los resistentes, que pueden perturbar el programa en cualquiera de sus fases. Con toda la información necesaria recogida se elabora una propuesta de servicios que se presenta a la alta dirección.
b) Propuesta de servicio
La propuesta debe ser breve, e incluir los siguientes apartados:
• Justificación de la propuesta, quiénes establecieron el contacto y participaron en la reunión con la alta dirección.
• Identificación de las necesidades, tanto generales que afecten a gran parte de la organización o específicas de grupos o individuos.                                                                                                                • Determinar qué necesidades y competencias, tanto a nivel individual o grupal se van a desarrollar.
• Enunciar los objetivos principales que se desean conseguir:
–Superar la inercia para implementar un cambio real en la dinámica individual y por tanto de la organización en la que están insertos.
–Realizar un proceso de seguimiento individualizado y altamente personalizado de los participantes.
–Elaborar un Plan de Acción detallado e individualizado de manera que el camino de mejora y el impacto práctico sobre la organización quede claramente definido.
–Dotar a los participantes de herramientas para poder trasladar los conocimientos y la práctica a sus equipos y personas y ayudar a que los componentes de sus equipos se desarrollen.
• Estructura del Proceso: Fases y número de sesiones, contenidos, actividades, procesos de evaluación, informes. Realizar una buena evaluación de cuáles son los puntos fuertes y débiles de las personas que desean participar en el proceso, resulta muy importante, porque la información obtenida ofrece las pautas para poder establecer una mejora. Primero hay que conocer la situación de partida para poder definir una situación final que suponga un avance.
También hay que definir los costes del programa y las condiciones de pago, así como el establecimiento de fecha de inicio y duración de los servicios.
Una vez aceptada la propuesta se envía el contrato de servicios a la persona o departamento designado. En el contrato figurará explícitamente una declaración de confidencialidad y no revelación así como los términos del compromiso. El contrato lo firman el cliente y el coach.

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1. Fase de Establecimiento del Contexto y Contrato

Esta fase inicial es crucial para definir el marco de trabajo y establecer una relación de confianza entre el coach y el coachee.

• Primera Reunión: Se realiza un primer encuentro para conocerse y explorar si hay una buena conexión y disposición para trabajar juntos.
• Establecimiento de Objetivos: Se definen los objetivos generales del proceso de coaching y lo que el coachee espera alcanzar.
• Contrato de Coaching: Se acuerdan las reglas del proceso, incluyendo la duración, frecuencia de las sesiones, confidencialidad, compromisos de ambas partes y otras condiciones relevantes.

2. Fase de Evaluación y Auto-Conocimiento

En esta fase, se busca comprender en profundidad la situación actual del coachee, sus fortalezas, áreas de mejora, y motivaciones.

• Evaluación Inicial: A través de preguntas, tests o ejercicios, el coach ayuda al coachee a identificar su punto de partida, desafíos, y recursos disponibles.
• Auto-Reflexión: El coachee realiza un ejercicio de introspección para tomar conciencia de sus patrones de comportamiento, creencias, y valores.

3. Fase de Definición de Objetivos Específicos

Aquí se concretan los objetivos específicos y medibles que se trabajarán durante el proceso de coaching.

• Objetivos SMART: Los objetivos deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales.
• Plan de Acción: Se diseña un plan de acción que incluya las metas a corto, medio, y largo plazo, y los pasos concretos para alcanzarlas.

4. Fase de Implementación y Acción

En esta etapa, el coachee comienza a poner en práctica el plan de acción acordado.

• Ejecutar el Plan: El coachee realiza las acciones necesarias para avanzar hacia sus objetivos.
• Seguimiento: El coach monitorea el progreso del coachee, brindando apoyo, retroalimentación, y ajustando el plan de acción si es necesario.

5. Fase de Evaluación y Feedback

Esta fase es crucial para evaluar los avances y hacer ajustes según sea necesario.

• Revisión del Progreso: Se evalúan los resultados alcanzados en relación con los objetivos planteados al inicio del proceso.
• Feedback: El coach proporciona retroalimentación constructiva al coachee para reforzar sus aprendizajes y detectar áreas de mejora.

6. Fase de Cierre

La fase de cierre marca el final del proceso de coaching, donde se revisan los logros y se planifica el futuro.

• Revisión Final: Se revisan todos los objetivos alcanzados y se celebra el éxito del coachee.
• Plan de Futuro: Se discuten los próximos pasos que el coachee puede tomar por su cuenta para continuar su desarrollo.
• Cierre del Proceso: Se concluye el proceso formalmente, dejando la puerta abierta para futuras sesiones si el coachee lo considera necesario.

7. Fase de Seguimiento (Opcional)

En algunos casos, se planifican sesiones de seguimiento tras el cierre formal del proceso.

• Sesiones de Seguimiento: Estas sesiones pueden ayudar a mantener el impulso, resolver nuevos desafíos y asegurar la sostenibilidad de los cambios logrados.