Constantemente el trabajo se ve interrumpido por muchos factores que afectarán a la realización de tareas:
– Interrupciones telefónicas externas o internas.
- Filtro, una persona (normalmente la secretaria).
- Si no hay persona que haga de filtro acordar con los compañeros las horas de consulta.
- Finalizar la llamada pasando a otra persona para que tome nota de cierta información y evitar utilizar personalmente ese tiempo.
- Si es posible indicar a la otra persona que se le llamará más tarde.
– Llamadas realizadas.
- Pensar si compensa una llamada en vez de enviar un email por ejemplo que podría llevar menos tiempo.
- Preparar la llamada con un guión ayudará a ser más efectivos.
- Resumir lo hablado.
- Es recomendable hacer las llamadas todas a la vez, para dejar tiempo después a la gestión.
- Duración de las llamadas. Es importante
- Saber manejar al comunicante “pesado”, es decir, saber hacer notar al otro que no tenemos tanto tiempo como él para hablar.
- Limitar las charlas de cortesía a lo imprescindible.
– Consultas de compañeros o clientes.
– Demandas de superiores.
– Visitas no previstas y normalmente no productivas (compañeros de otros departamentos).
- Situar el escritorio fuera de la vista, para no provocar que entre todo el que pase por delante.
- Si se prevé una visita, anticiparse. Acudir al despacho de otro nos concede la iniciativa de finalizar la visita cosa que podría no suceder después.
- Interceptar al interlocutor en la puerta, evitando que entre y se acomode.
- Ser concreto, ir al grano.
- Delegar la atención de la visita a subordinados, colaboradores u otras personas que tengan competencia en el asunto.
– Reuniones improductivas o no previstas.
– Errores de trabajos anteriores y demoras. La acumulación de temas por despachar y resolver perjudica la capacidad de resolverlos.
– Dificultad en diferenciar lo urgente o lo importante.
- Lo Urgente: requiere una acción rápida, casi inmediata y no es negativa siempre que no quite tiempo a lo importante.
- Lo Importante: tiene mayores repercusiones a medio y largo plazo. El análisis de los objetivos ayudará a decidir si realmente es importante
- En común tienen que los dos hay que abordarlos lo más rápidamente posible porque alargarlos es peor.
– Imprevistos no planificados: Se pueden producir por la gestión en las siguientes áreas, agravado por los problemas de coordinación, comunicación con otras áreas y utilización de canales inadecuados.
– Equipos de trabajo:
- Falta de coordinación.
- Responsabilidad no definidas.
- Discusiones largas.
- Problemas no aclarados.
- Conflictos pendientes.
- Gestión o estilo personal.
- No saber decir NO, y asumir tareas que no corresponden.
- Organización deficiente del trabajo o tratamiento de la información o archivo.
- El archivo informático reduce el volumen de papeles y facilita el archivo de información.
- No utilizar la información que no nos sea útil, esta dificultará el tratamiento de los documentos verdaderamente útiles.
- Repasar los documentos en el momento en el que llegan. Aplazar esta tarea complica el proceso posteriormente.
- Responder con la mayor inmediatez posible a la documentación que nos van llegando para eliminar asuntos pendientes lo que aumentará la eficacia.
- Prioridades espontáneas sin planificación.
- Prisas e impaciencia, que provocan errores.
- Baja automotivación y falta de concentración.
- Planificación:
- Objetivos poco definidos.
- Información incompleta.
- Baja planificación.
- No cuantificar actividad.
- Métodos confusos
Las interrupciones absorben nuestro tiempo y no sólo quitan tiempo para atenderlas sino también el tiempo que supone retomar la tarea anterior perdiendo ritmo y eficacia. Eso sí, hay que pensar que muchos de estos puntos en sí forman parte de nuestro trabajo y sirven para resolver problemas o aportar información importante. Pero, en cualquier caso, es preciso desarrollar la capacidad para manejarlas positivamente, evitando (plantificación) o limitando el tiempo que nos ocupan.
El teléfono ocupa más tiempo del que nosotros pensamos, por término medio, entre una y dos horas diarias. Es un elemento imprescindible que se hace más importante cuanta mayor responsabilidad se tiene en la empresa. El control sobre el teléfono como un instrumento que agiliza y facilita el trabajo resulta imprescindible. Para ello, se hace necesario poner en marcha una serie de acciones clave, aplicadas tanto a la recepción de llamadas, como a su emisión.
- Planificación inadecuada: La falta de una planificación adecuada puede llevar a la pérdida de tiempo y a la falta de claridad sobre las prioridades.
- Falta de objetivos claros: Sin metas claras, es difícil priorizar tareas y asignar tiempo de manera efectiva.
- Interrupciones frecuentes: Las interrupciones constantes, como correos electrónicos, llamadas telefónicas no planificadas o reuniones improvisadas, pueden interferir con la gestión del tiempo.
- Tareas no urgentes pero importantes: A menudo, las tareas importantes pero no urgentes son descuidadas en favor de tareas más urgentes pero menos importantes.
- Procrastinación: Postergar las tareas importantes conduce a una gestión ineficaz del tiempo y aumenta el estrés.
- Sobrecarga de trabajo: Tener demasiadas tareas y responsabilidades puede llevar a una mala gestión del tiempo y a una sensación de abrumadora.
- Falta de delegación: La incapacidad para delegar tareas puede llevar a una carga de trabajo excesiva y una gestión deficiente del tiempo.
- Distracciones digitales: El uso excesivo de redes sociales, aplicaciones y otros dispositivos digitales puede reducir la productividad y afectar negativamente la gestión del tiempo.
- Falta de habilidades de organización: La falta de habilidades para organizar tareas y prioridades puede afectar la eficiencia en el uso del tiempo.
- No establecer límites: La incapacidad para establecer límites claros con respecto al tiempo puede llevar a una agenda sobrecargada y falta de tiempo para actividades personales importantes.