El que preside una reunión
Alcanzará mejores resultados dependiendo de su INTELIGENCIA EMOCIONAL.
| ES BÁSICO: ENTENDER A LAS PERSONAS QUE VAN A PARTICIPAR EN LA REUNIÓN “EMPEZANDO POR UNO MISMO” |
Funciones del Presidente de una Reunión
- Preparación Previa
- Agenda: Desarrolla y distribuye una agenda clara y detallada antes de la reunión.
- Objetivos: Define los objetivos específicos de la reunión.
- Recursos: Asegúrate de que todos los materiales y recursos necesarios estén disponibles.
- Inicio de la Reunión
- Introducción: Da la bienvenida a los participantes y presenta el propósito y objetivos de la reunión.
- Revisión de la Agenda: Revisa la agenda con los participantes para confirmar y ajustar los puntos a tratar.
- Gestión del Tiempo
- Control de Tiempo: Mantén la reunión dentro del tiempo previsto para cada tema.
- Moderación de Discusión: Asegúrate de que todas las discusiones se mantengan relevantes y dentro del tiempo asignado.
- Facilitación de la Comunicación
- Fomento de la Participación: Anima a todos los participantes a contribuir y compartir sus ideas.
- Resolución de Conflictos: Maneja y resuelve conflictos o desacuerdos que puedan surgir durante la reunión.
- Clarificación: Asegúrate de que las discusiones sean claras y comprendidas por todos.
- Toma de Decisiones
- Facilitación de Decisiones: Ayuda a la toma de decisiones mediante la recopilación de opiniones y la síntesis de información.
- Registro de Decisiones: Documenta las decisiones tomadas y las acciones acordadas durante la reunión.
- Cierre de la Reunión
- Resumen de Acuerdos: Resume los puntos principales discutidos y las decisiones tomadas.
- Acciones y Responsables: Clarifica las acciones a seguir, asigna responsabilidades y establece plazos.
- Agradecimiento: Agradece a los participantes por su tiempo y contribuciones.
Habilidades Clave del Presidente
- Comunicación Efectiva
- Claridad: Expresa ideas de manera clara y concisa.
- Escucha Activa: Escucha atentamente a los participantes y demuestra comprensión.
- Gestión del Tiempo
- Organización: Maneja el tiempo de manera eficiente para asegurar que todos los temas se cubran.
- Habilidad para Tomar Decisiones
- Objetividad: Toma decisiones basadas en la información disponible y las necesidades del grupo.
- Resolución de Conflictos
- Mediación: Maneja los conflictos de manera constructiva y busca soluciones que satisfagan a todas las partes.
- Empatía y Diplomacia
- Consideración: Muestra empatía hacia las opiniones y sentimientos de los participantes.
- Diplomacia: Maneja las diferencias de opinión de manera diplomática.
- Adaptabilidad
- Flexibilidad: Se adapta a los cambios en la agenda o en la dinámica de la reunión según sea necesario.