El proceso directivo

Concepto del sistema directivo
“Igor Ansoff”: (sobre el funcionamiento de la empresa ). La empresa es una organización con unos objetivos a alcanzar, y para conseguir estos objetivos estructura sus actividades en dos procesos diferentes, pero relacionados entre sí, el proceso directivo y el proceso logístico.

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El proceso logístico se encarga de la transformación de los recursos en bienes o servicios. Dentro de este proceso logístico se pueden diferenciar :

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– el proceso logístico real : hará referencia a la entrada de los recursos, y a la salida de los bienes o servicios.
– el proceso logístico financiero: recogerá los flujos monetarios. Entrada /Salida para purgar.
El proceso logístico es el medio a través del cuál se incorpora valor y utilidad a los recursos que llegan a la empresa.
El proceso Directivo, va a utilizar como materia prima la información sobre el funcionamiento del proceso logístico. Una vez analizada esa información, el proceso directivo establecerá el plan de acción, dirigido a mejorar el funcionamiento del proceso logístico.
El proceso director, toda su actividad se va a basar en la información que llega sobre el funcionamiento general de la empresa.
En general podríamos decir, siguiendo este planteamiento, que la Dirección se basa en dar contenido a ambos procesos, y de establecer las relaciones entre esos procesos.
La función directiva supone hacer las cosas a través de otros, por tanto, se va a centrar en crear el ambiente adecuado, y hacer todo lo necesario para que los miembros de la organización, contribuyan con su esfuerzo a lograr los objetivos de la empresa. El objetivo de la función directiva es conseguir la máxima eficiencia y eficacia en la organización.
La eficiencia es un enfoque de la función o acción directiva orientado hacia una dimensión interna, la eficiencia se mide teniendo en cuenta los resultados obtenidos, considerando los recursos que se han utilizado para conseguir esa producción.
La eficacia nos dará un enfoque dirigido hacia la dimensión externa, y se mide en términos del cumplimiento de los objetivos planeados (cualitativa)

Componentes del Proceso Directivo

1. Planificación
2. Organización
3. Dirección
4. Control
5. Toma de Decisiones
6. Coordinación

1. Planificación

Descripción: La planificación es la primera fase del proceso directivo y se refiere al proceso de definir los objetivos organizacionales y desarrollar estrategias para alcanzarlos.

Funciones Clave:

• Definición de Objetivos: Establecer metas claras y específicas que guíen el rumbo de la organización.
• Desarrollo de Estrategias: Crear planes y estrategias para lograr los objetivos definidos.
• Asignación de Recursos: Determinar los recursos necesarios (humanos, financieros, tecnológicos) y cómo se asignarán.
• Evaluación de Riesgos: Identificar posibles riesgos y desarrollar planes de contingencia.

Ejemplo: Una empresa de tecnología planea lanzar un nuevo producto. La planificación incluye la definición de metas de ventas, la identificación de mercados objetivos y la asignación de recursos para investigación y desarrollo.

2. Organización

Descripción: La organización se centra en estructurar y coordinar los recursos de la empresa para ejecutar los planes de manera eficiente.

Funciones Clave:

• Diseño de Estructura Organizacional: Establecer la estructura jerárquica y funcional de la organización.
• Asignación de Tareas: Distribuir responsabilidades y tareas entre los empleados y equipos.
• Definición de Procesos: Establecer procedimientos y flujos de trabajo para la operación efectiva.
• Coordinación de Recursos: Asegurar que los recursos estén disponibles y sean utilizados de manera óptima.

Ejemplo: En una empresa de manufactura, la organización implica definir la estructura del equipo de producción, asignar tareas a cada miembro del equipo y establecer procedimientos para la cadena de suministro.

3. Dirección

Descripción: La dirección se enfoca en liderar y motivar a los empleados para que realicen sus tareas de manera efectiva y alineada con los objetivos de la organización.

Funciones Clave:

• Liderazgo: Guiar y motivar a los empleados para alcanzar los objetivos organizacionales.
• Comunicación: Facilitar una comunicación clara y efectiva dentro de la organización.
• Motivación: Implementar estrategias para aumentar la moral y el compromiso de los empleados.
• Resolución de Conflictos: Manejar y resolver problemas y conflictos que puedan surgir.

Ejemplo: El gerente de un departamento de ventas motiva a su equipo mediante incentivos, establece reuniones regulares para discutir objetivos y ofrece apoyo en la resolución de problemas.

4. Control

Descripción: El control implica monitorear y evaluar el desempeño organizacional para asegurar que los planes se ejecuten según lo previsto y realizar ajustes cuando sea necesario.

Funciones Clave:

• Establecimiento de Estándares: Definir criterios y benchmarks para medir el desempeño.
• Monitoreo del Desempeño: Supervisar y analizar el desempeño en relación con los objetivos establecidos.
• Evaluación y Ajuste: Comparar resultados con objetivos y realizar ajustes en estrategias y planes según sea necesario.
• Retroalimentación: Proporcionar retroalimentación para mejorar el desempeño y la eficiencia.

Ejemplo: Una empresa realiza revisiones trimestrales del desempeño financiero, compara los resultados con el presupuesto y ajusta las estrategias según los resultados obtenidos.

5. Toma de Decisiones

Descripción: La toma de decisiones es una función integral del proceso directivo que involucra seleccionar la mejor alternativa entre varias opciones para resolver problemas o aprovechar oportunidades.

Funciones Clave:

• Identificación de Problemas: Reconocer y definir problemas o oportunidades que requieren una decisión.
• Generación de Alternativas: Desarrollar y evaluar opciones para abordar el problema o aprovechar la oportunidad.
• Evaluación de Alternativas: Analizar las ventajas y desventajas de cada opción.
• Selección e Implementación: Elegir la mejor alternativa y ponerla en práctica.
• Evaluación de Resultados: Evaluar el impacto de la decisión y ajustar si es necesario.

Ejemplo: Un director de marketing decide entre varias estrategias de promoción para un nuevo producto, evalúa cada opción en función de su costo y efectividad y selecciona la más adecuada.

6. Coordinación

Descripción: La coordinación asegura que todas las partes de la organización trabajen juntas de manera armoniosa para lograr los objetivos comunes.

Funciones Clave:

• Integración de Actividades: Asegurar que las actividades y procesos estén alineados y no se solapen.
• Resolución de Conflictos: Manejar y resolver conflictos entre departamentos o equipos.
• Sincronización de Esfuerzos: Asegurar que las iniciativas y esfuerzos se complementen y no interfieran entre sí.
• Comunicación Interdepartamental: Facilitar la comunicación entre diferentes áreas de la organización.

Ejemplo: Un gerente de proyecto coordina con los equipos de desarrollo, marketing y ventas para asegurar que el lanzamiento del producto sea coherente y esté bien sincronizado.

Importancia del Proceso Directivo

• Alineación con los Objetivos: Garantiza que todas las actividades y esfuerzos estén alineados con los objetivos estratégicos de la organización.
• Eficiencia Operativa: Optimiza la utilización de recursos y mejora la eficiencia operativa.
• Adaptación al Cambio: Permite ajustar estrategias y operaciones en respuesta a cambios en el entorno o en el mercado.
• Motivación y Compromiso: Facilita la motivación y el compromiso de los empleados mediante un liderazgo efectivo y una comunicación clara.
• Monitoreo y Mejora Continua: Facilita el monitoreo del desempeño y la implementación de mejoras continuas para mantener la competitividad.