El control

– ConceptoCoaching 
El proceso de control comienza cuando finaliza el proceso de Dirección. El proceso de control significa controlar una actuación (acción), tiene distintos significados.

– Ese control significa comprobar o verificar los resultados obtenidos con las actuaciones. Es como un proceso de refracción (feed-back) ya que intenta encauzar a la empresa hacia lo que se había preestablecido.

– También el control tiene el significado de comparación con una norma o un Standard, es decir con la medida que se haya establecido en los objetivos.

Todos estos significados definen el proceso de control de la empresa. El proceso de control se explica con todos y cada uno de ellos.

Ciberseguridad

Podemos decir que el proceso de control es un proceso de comprobación, observación y medida en el que se establece un proceso de comprobación entre los resultados obtenidos y unos valores previstos de los objetivos establecidos (Standard o normas). Se analiza la existencia de desviaciones que sirven como información para tomar decisiones sobre las acciones a desarrollar para alcanzar los objetivos establecidos.

Por otra parte decimos que es un proceso con capacidad de mantener un sistema estable y asegurar la eficacia de las decisiones que se han tomado

 

 

 

Importancia del Control

• Asegura el cumplimiento de los objetivos: Ayuda a garantizar que la organización alcance sus metas y objetivos establecidos.
• Identifica problemas y desviaciones: Detecta áreas donde el desempeño no cumple con los estándares, permitiendo la intervención oportuna.
• Facilita la toma de decisiones: Proporciona información clave para tomar decisiones informadas y mejorar los procesos.
• Promueve la eficiencia y la eficacia: Ayuda a optimizar el uso de recursos y mejorar la productividad.
• Mejora la comunicación y coordinación: Establece un marco para la comunicación clara y la coordinación entre diferentes departamentos y niveles jerárquicos.

Estructura del Proceso de Control

El proceso de control generalmente se compone de las siguientes etapas:

1. Establecimiento de Estándares
2. Medición del Desempeño
3. Comparación del Desempeño con los Estándares
4. Acciones Correctivas

1. Establecimiento de Estándares

Descripción:
Definir los criterios y parámetros que servirán como referencia para evaluar el desempeño. Los estándares deben ser específicos, medibles, alcanzables, relevantes y basados en el tiempo (SMART).

Actividades:

• Determinar los objetivos y metas específicas.
• Establecer indicadores clave de rendimiento (KPI).
• Definir niveles aceptables de variación.

Ejemplo:
Una empresa de manufactura puede establecer estándares de producción como la cantidad de unidades producidas por hora y el porcentaje de defectos permitidos.

2. Medición del Desempeño

Descripción:
Recolectar datos y medir el desempeño real en función de los estándares establecidos. Esta etapa implica el monitoreo continuo de las actividades y el registro de los resultados obtenidos.

Actividades:

• Recolectar datos de producción, ventas, calidad, etc.
• Utilizar sistemas de información y tecnologías adecuadas para el seguimiento.
• Realizar auditorías y revisiones periódicas.

Ejemplo:
La empresa de manufactura mide el número de unidades producidas y la cantidad de productos defectuosos en un turno de trabajo.

3. Comparación del Desempeño con los Estándares

Descripción:
Comparar los resultados obtenidos con los estándares establecidos para identificar cualquier desviación. Esta etapa es crucial para determinar si las actividades se están realizando según lo planificado.

Actividades:

• Comparar datos de desempeño real con los estándares.
• Identificar variaciones y desviaciones significativas.
• Analizar las causas de las desviaciones.

Ejemplo:
La empresa compara la producción diaria real con la meta establecida de unidades por hora y el porcentaje de defectos con el estándar aceptable.

4. Acciones Correctivas

Descripción:
Tomar medidas para corregir las desviaciones identificadas y alinear el desempeño real con los estándares establecidos. Las acciones correctivas pueden variar desde ajustes menores hasta cambios significativos en procesos o políticas.

Actividades:

• Identificar las causas raíz de las desviaciones.
• Desarrollar e implementar planes de acción correctiva.
• Realizar seguimiento para asegurar la efectividad de las acciones correctivas.

Ejemplo:
Si la producción de la empresa es inferior a la meta, se pueden ajustar los horarios de trabajo, mejorar la capacitación de los empleados o revisar los procesos de producción para aumentar la eficiencia.

Tipos de Control

1. Control Preventivo

Descripción:
Se enfoca en prever problemas y desviaciones antes de que ocurran. Se implementa en la fase de planificación y diseño de procesos.

Ejemplos:

• Evaluaciones de riesgos.
• Formación y capacitación previa.
• Protocolos y procedimientos de calidad.

2. Control Concurrente

Descripción:
Se realiza en tiempo real durante la ejecución de las actividades. Ayuda a corregir problemas a medida que ocurren.

Ejemplos:

• Monitoreo continuo de la producción.
• Supervisión directa de actividades.
• Sistemas de alerta temprana.

3. Control Correctivo

Descripción:
Se aplica después de que se han identificado desviaciones o problemas. Se centra en corregir los errores y prevenir su recurrencia.

Ejemplos:

• Análisis de causas raíz.
• Implementación de acciones correctivas.
• Revisiones post-acción.

Herramientas y Técnicas de Control

1. Indicadores Clave de Desempeño (KPI)

Descripción:
Métricas específicas que se utilizan para evaluar el éxito de una organización en alcanzar sus objetivos.

Aplicaciones:

• Monitoreo del rendimiento financiero.
• Evaluación de la satisfacción del cliente.
• Medición de la eficiencia operativa.

2. Cuadro de Mando Integral (Balanced Scorecard)

Descripción:
Una herramienta de gestión que traduce la estrategia de una organización en un conjunto coherente de indicadores de desempeño. Ayuda a monitorear el desempeño en diversas áreas clave como finanzas, clientes, procesos internos y aprendizaje y crecimiento.

Aplicaciones:

• Establecer y monitorear objetivos estratégicos.
• Alinear actividades diarias con la visión y estrategia a largo plazo.
• Proporcionar una visión equilibrada del desempeño organizacional.

3. Control de Calidad

Descripción:
Un conjunto de actividades y técnicas utilizadas para garantizar que los productos o servicios cumplan con los estándares de calidad establecidos. Incluye inspecciones, pruebas y auditorías.

Aplicaciones:

• Monitoreo de la calidad del producto durante la producción.
• Implementación de sistemas de gestión de calidad como ISO 9001.
• Análisis de causas raíz y mejora de procesos.

4. Control Presupuestario

Descripción:
Un proceso que implica la planificación, asignación y monitoreo del uso de recursos financieros para asegurar que los gastos se mantengan dentro de los límites establecidos.

Aplicaciones:

• Planificación financiera y asignación de recursos.
• Monitoreo de gastos y comparación con el presupuesto.
• Ajuste de planes financieros según sea necesario.