AUTOFILTROS
Filtros
Los filtros constituyen una manera rápida y fácil de buscar un subconjunto de datos de un rango y trabajar con ellos. Una vez se indica y se activa un filtro Excel muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especificó para una
columna.
El filtrado de datos no reorganiza los rangos, sólo oculta temporalmente las filas que no se desea mostrar, que son las que no cumplen las condiciones indicadas en el criterio del filtro.
AutoFiltro
Excel es capaz de identificar, por sí sólo, un rango de datos factibles de ser filtrados.
Cuando se activan los filtros se verá a la derecha de cada rótulo de columna una pequeña flecha mediante las cuales se puede controlar el comportamiento de los filtros.
Para colocar los filtros primero se debe tener abierta la hoja de datos a filtrar, en nuestro ejemplo se utilizará una hoja con los datos de una base de datos de una empresa ficticia.
Una vez que ya tenemos los datos se coloca el puntero dentro del rango para lo cual hacemos clic en cualquier celda del rango.
Abrimos la etiqueta Datos y en el grupo de herramientas “Ordenar y Filtrar” activamos la opción “Filtro”:
Esto también se logra desde la etiqueta “Inicio” con la opción “Filtro”:
Excel colocará automáticamente las flechas de filtro a la derecha de cada uno de los rótulos de las columnas.
Mediante estas flechas podemos controlar los criterios que Excel utilizará para filtrar el contenido del rango. Por ejemplo: Si se desea obtener sólo aquellas filas que contengan “Hnos Garcia S.A.” en su columna C, abrimos la lista de la columna “Empresa” y seleccionamos la opción “Hnos Garcia S.A.”.
Para seleccionar únicamente la opción “Hnos Garcia S.A.” se deberá quitar las selecciones activas, observe que por defecto aparecen todas las alternativas seleccionadas. Para quitar todas las selecciones de una sola vez haga
clic en el recuadro “Seleccionar todo” con lo que nos quedará:
Ahora procederemos a seleccionar sólo “Hnos Garcia S.A.” activando la casilla de verificación de dicha opción. Por último hacemos clic en el botón “Aceptar”.
Excel aplica el filtro y oculta (“NO ELIMINA”) aquellas filas que no cumplan con la condición establecida.
Observe que Excel nos “avisa” que existe un filtro activo colocando los números de filas en azul y un pequeño embudo en el botón de filtro de la columna en la cual se activó un filtro, en este caso columna C.
Ahora supongamos que, de las filas resultantes, queremos a su vez ver sólo las que tienen en su columna “Importe Factura” el valor “950,00 €”. En este caso dejamos el filtro de la columna “Empresa” en el estado actual de tal manera
de no perder el filtro y aplicamos en la columna “Importe Factura” un nuevo filtro indicando el valor “950,00 €”.
El rango se filtrará ahora tanto por “Empresa” como por “Importe Factura” mostrando sólo aquellas columnas que contengan los valores “Hnos Garcia S.A.” y “950,00 €” respectivamente.
Observe que Excel también coloca el pequeño embudo en la columna “Importe Factura” indicando que también se tiene un filtro en dicha columna.
Quitar los Filtros
Si se desea quitar todos los filtros aplicados la forma más sencilla es hacer clic nuevamente sobre el comando “Filtro” del grupo de herramientas “Ordenar y filtrar”:
Excel elimina todos los filtros colocados mostrando nuevamente todas las filas de la hoja. Esto mismo se logra haciendo clic en la opción “Borrar”. Si lo que se quiere es quitar sólo uno de los filtros aplicados se debe utilizar la opción “Borrar filtro de …” del menú desplegable de la columna en cuestión. En nuestro ejemplo quitaremos el último filtro aplicado, para lo cual volvemos a desplegar el menú de la columna “Importe Factura”.
Luego hacemos clic en la opción “Borrar filtro de “Importe Factura”” (d).
Esto elimina el filtro sólo de la columna “Importe Factura” sin afectar al resto de los filtros que pudieran existir.
Otras opciones de filtrado
En el caso que tengamos un filtro o varios filtros aplicados y se modifiquen los valores de alguna o algunas celdas, se debe tener en cuenta que, Excel no actualizará el contenido mostrado; aún cuando el nuevo valor introducido no
cumpla con los criterios de filtrado.
Para obligar a Excel a que actualice lo que se está mostrando se debe hacer clic en la opción “Volver a aplicar” del grupo de herramientas “Ordenar y Filtrar”:
Excel recorre nuevamente la hoja aplicando todos los filtros activos y actualiza la pantalla para mostrar los datos actualizados.
Avanzadas
Hasta ahora hemos visto que Excel aplica los filtros siempre sobre los mismos datos. Pero puede ser necesario indicarle a Excel que aplique el o los filtros y que el resultado lo coloque en otro lugar de la hoja.
Para este tipo de casos se debe recurrir a las opciones incluidas en “Avanzadas”, al hacer clic en este botón se despliega el siguiente cuadro de diálogo:
En donde:
1. Aplica los filtros sobre la misma hoja del libro.
2. Aplica los filtros y copia los datos a otro lugar del libro.
3. Indica el lugar o rango donde están los datos a filtrar.
4. Indica el lugar o rango donde están los datos utilizados para filtrar.
5. Indica a qué lugar de la hoja se copiarán los datos filtrados.
6. Evita registros duplicados, si se encuentra activado.
Veamos un ejemplo:
En la hoja que veníamos utilizando hemos incorporado en las columnas F e G nuevos datos los cuales serán utilizados para filtrar los datos originales de la hoja.
Observe que los datos a utilizar como filtros tienen los mismos rótulos o encabezados que las columnas correspondientes en los datos originales. Esto DEBE ser así para que Excel identifique las columnas sobre las cuales se aplicarán los filtros.
Ahora estamos listos para utilizar la opción “Avanzadas”, hacemos clic en dicha opción y en el cuadro de diálogo de filtros avanzados indicamos:
1. Rango de datos a filtrar.
2. Rango de criterios.
3. Y lugar donde colocar los datos resultantes.
Al aceptar Excel nos devuelve los resultados.
