DOCUMENTACIÓN PERSONAL Y DE LA UNIDAD

CONVIVENCIAL

El auxiliar de ayuda a domicilio puede que tenga que manejar documentos personales y por ello es necesario que citemos brevemente la documentación que tendrá que conocer y manejar.
• Documentación personal básica del asistido.
Destacan los siguientes documentos:
• DNI: documento que acredita la identidad de la persona, los extranjeros con permiso de residencia tienen NIE (Número de Identificación de Extranjeros).
• Certificado de nacimiento: emitido por el Registro Civil da fe de la fecha y lugar de nacimiento de la persona.
• Permiso de conducir.
• Tarjeta sanitaria: que permite acceder a los servicios sanitarios públicos. En él aparece el médico de referencia y el centro de salud.
• Otras tarjetas sanitarias o acreditación de seguros sanitarios privados.
• Cartilla de vacunación (es poco habitual en los adultos, pero algunos mayores se vacunan para protegerse de diferentes riesgos. Alergias, gripe… por lo que es necesario que el auxiliar los conozca.
• Historia clínica: recoge todas las incidencias relacionadas con el estado de salud de la persona, no es habitual que esté en el domicilio del usuario.
• Informes médicos.
• Reconocimiento de grado y nivel de dependencia. PIA.
• Recetas médicas.
• Seguros de vida y accidentes.
• Cartilla del banco: Es preciso que los familiares y el usuario tengan localizadas las tarjetas de crédito y limitar su uso con el fin de evitar que las personas con demencia realicen gastos equivocados. Es necesario que haya un segundo titular en la cuenta para que pueda realizar las gestiones en caso de enfermedad o empeoramiento. Está desaconsejado que sea el auxiliar.
• Declaración de la renta.
• Certificado de pensiones.
• Planes de pensiones o de jubilación.
• Documentación de la unidad convivencial:
• Escrituras de la vivienda o contrato de alquiler puede ser necesario tener localizados estos documentos para solicitar ayudas para realizar adaptaciones en el domicilio.
• Contratos desuministros: electricidad, agua, teléfono, Internet, …
• Seguro del hogar.
• Facturas (para en el caso de reparación de electrodomésticos…)
• Justificantes bancarios.
Es muy importante que el auxiliar mantenga la confidencialidad en el manejo de la documentación tanto del usuario como de la unidad convivencial. El profesional tiene acceso a la información que aparecen en los documentos para desempeñar su trabajo y poder realizar las labores asignadas, para prestar ayuda a la persona con dependencia en las gestiones y trámites determinados. Por ello es básico que tenga siempre una actitud discreta y guarde cuidadosamente toda la documentación.
La confidencialidad forma parte del código ético del profesional de ayuda a domicilio y supone que no debe difundir la información obtenida en el desempeño de su profesión, tanto la referida a los datos personales, como a la salud.
En resumen, las intervenciones del auxiliar han de respetar siempre los derechos de las personas implicadas en la asistencia domiciliaria, manteniendo las indicaciones de la ética profesional.

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TÉCNICAS BÁSICAS DE ELABORACIÓN, REGISTRO Y CONTROL DE DOCUMENTACIÓN
Las técnicas de elaboración de documentación deben permitir generar un documento útil para la atención personal del usuario y la gestión del hogar, estas técnicas deben permitir localizar con facilidad todo tipo de documentación e información que se requiera.
Instrumentos que pueden ser útiles para elaborar la documentación:
• Libreta o cuaderno: donde se irán apuntando los gastos e ingresos del mes para controlar la economía de la unidad convivencial. Registraremos la alimentación (tipos de alimentos ingeridos, dietas..)
• Carpetas: nos ayudan a tener ordenados y localizados los documentos. Podemos colocar los informes médicos en una, los contratos de suministros, seguros en otra, las garantías de los electrodomésticos e instrucciones de uso en otra; las facturas en otra, las declaraciones de la renta, certificados de pensiones en otra.
Estas carpetas las señalizaremos de forma clara, incluso podemos utilizar diferentes colores para localizarlas.
• Utilizar una bandeja para colocar la documentación pendiente de archivar, (una vez al mes se podrá revisar y archivar) también suele ser de utilidad.
• La documentación generada años anteriores y que por lo tanto no necesita estar tan accesible se podrá guardar en cajas.
• Suele ser útil un pequeño tablón de anuncios donde colocar la documentación que ha de estar más presente, por ejemplo, citas médicas, recetas pendientes de recoger, números de teléfono que se usan con más frecuencia, cupones de descuento del supermercado… Posteriormente se archivará esta información.
• La documentación personal del usuario (DNI, tarjeta sanitaria, etc.) es aconsejable que la lleve la persona asistida, de esta forma ayudaremos a normalizar su situación. En el caso de que no pueda salir solo del domicilio, esta documentación se podrá guardar con el resto en un lugar específico y accesible.

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Documentación Personal

1. Tipos de Documentación Personal:

• Identificación Personal: Documentos como cédulas de identidad, pasaportes, licencias de conducir, y tarjetas de seguro social.
• Registros Médicos: Historiales médicos, informes de pruebas, recetas médicas y registros de vacunación.
• Documentos Financieros: Declaraciones de impuestos, informes bancarios, recibos de pago y estados de cuenta.
• Documentos Educativos: Certificados de estudios, diplomas, y transcripciones académicas.
• Documentos Legales: Testamentos, poderes notariales, contratos y acuerdos legales.

2. Manejo de la Documentación Personal:

• Almacenamiento Seguro: Guardar los documentos en lugares seguros, como cajas fuertes o sistemas electrónicos con cifrado.
• Acceso Restringido: Limitar el acceso a estos documentos a personas autorizadas mediante contraseñas, sistemas de permisos y autenticación.
• Protección de la Privacidad: Evitar la divulgación no autorizada y utilizar métodos seguros para compartir información (por ejemplo, encriptación para documentos digitales).
• Destrucción Segura: Cuando los documentos ya no sean necesarios, deben ser destruidos de manera que no puedan ser recuperados, como triturar documentos físicos y eliminar archivos digitales de forma segura.

Documentación de la Unidad Convivencial

1. Tipos de Documentación de la Unidad Convivencial:

• Documentos de Vivienda: Contratos de arrendamiento, escrituras de propiedad, seguros del hogar y recibos de servicios públicos.
• Registros de Mantenimiento: Historial de reparaciones, mantenimiento y mejoras realizadas en la vivienda.
• Documentos Familiares: Certificados de nacimiento, certificados de matrimonio, registros de adopción y documentos de tutela.
• Documentos Financieros Compartidos: Cuentas bancarias conjuntas, seguros de vida, y otros documentos financieros relacionados con el hogar.

2. Manejo de la Documentación de la Unidad Convivencial:

• Organización y Archivo: Mantener la documentación organizada en archivos físicos o digitales, clasificados de manera clara para facilitar el acceso y la gestión.
• Seguridad y Confidencialidad: Implementar medidas de seguridad similares a las de la documentación personal, protegiendo la información con acceso restringido y almacenamiento seguro.
• Actualización Regular: Asegurarse de que la documentación esté actualizada, revisando y actualizando regularmente los documentos conforme a los cambios en la situación familiar o de vivienda.
• Gestión de Documentos Compartidos: Establecer acuerdos claros sobre cómo se manejarán los documentos compartidos, incluyendo quién tiene acceso y cómo se tomarán decisiones relacionadas con la documentación.

Mejores Prácticas en el Manejo de Documentación Personal y de la Unidad Convivencial

1. Implementación de Políticas y Procedimientos:
   • Desarrollar y seguir políticas claras sobre el manejo, almacenamiento y protección de la documentación, tanto personal como de la unidad convivencial.
2. Capacitación y Sensibilización:
   • Capacitar a todas las personas involucradas en la gestión de documentación sobre prácticas seguras y la importancia de la confidencialidad.
3. Auditorías y Revisiones:
   • Realizar auditorías y revisiones periódicas para asegurar que los procedimientos de manejo de documentación se sigan adecuadamente y que la documentación esté segura y actualizada.
4. Uso de Tecnología de Gestión:
   • Utilizar software de gestión documental y soluciones de almacenamiento en la nube con características de seguridad avanzadas para mejorar la organización y protección de los documentos.
5. Cumplimiento Legal y Normativo:
   • Asegurarse de cumplir con todas las leyes y regulaciones pertinentes relacionadas con la protección de datos y privacidad, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en Europa o la Ley de Privacidad de los Consumidores de California (CCPA) en EE.UU.

Consideraciones Éticas y Legales

• Derecho a la Privacidad: Respetar el derecho de las personas a la privacidad y proteger su información personal y de la unidad convivencial de accesos no autorizados o usos indebidos.
• Consentimiento: Obtener el consentimiento adecuado para la recolección, almacenamiento y uso de la información, especialmente cuando se trata de compartir documentación con terceros.
• Responsabilidad y Transparencia: Mantener la responsabilidad en el manejo de la documentación y ser transparente sobre cómo se gestionan y protegen los documentos.