Dirección por objetivos

Antes lo consideraban como un sistema de dirección, otros un sistema de liderazgo, y en otros como una filosofía de la administración de la empresa.

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Todas las empresas se basan en una dirección por objetivos. Esta afirmación será parcialmente cierta ya que lo que se conoce va más allá del simple establecimiento de objetivos. El enfoque de esta dirección por objetivos es un proceso de dirección completo que comprende actividades administrativas.
Hay cuatro funciones básicas de dirección encaminadas a conseguir de forma eficaz y eficientemente los objetivos de la organización.
Establecer la dirección por objetivos
Los objetivos deben establecerse de forma clara y comunicarlos a los empleados.
El caso de la participación , se tiene que lograr la participación de todas las personas que realizan las tareas para lograr los objetivos.

Coaching

Evaluación y control de las actuaciones y resultados en lo que se refiere a la consecución de los objetivos.
En la dirección por objetivos, al contrario que en la tradicional, donde los objetivos eran establecidos por la dirección, hasta llegar a la base operativa y comunicarlos a los empleados. Al contrario en la dirección por objetivos existe una participación de la base operativa , de los empleados en el proceso de establecer los objetivos.
La participación actúa como un poderoso instrumento de motivación, ya que permite a los miembros de la organización satisfacer las necesidades de autorrealización en lugar de trabajo.

Coaching

La participación se puede conseguir mediante mecanismos individuales, que se basan en la interrelación, directa o individual entre los subordinados y los superiores en el trabajo diario, y por otra parte la participación también puede conseguirse mediante mecanismos colectivos que se corresponden a los grupos de trabajo. Por ejemplo con reuniones entre subordinados y empleados.
El éxito de esta participación va a depender de que los niveles directivos, mantengan una actitud abierta y positiva hacia esta participación.
La evaluación o control de las actividades o los resultados obtenidos en comparación de los objetivos que se había establecido, el directivo deberá proporcionar esta información de los empleados en intervalos de tiempo establecidos. Va a tomar a los objetivos como baremos o puntos de referencia básicos para controlar y evaluar a las distintas unidades y personas que componen la organización. La información que se recopila de como se están cumpliendo o no los objetivos. Debe ser comunicada a los empleados, estimulando de esta forma, a los subordinados que no estén cumpliendo los objetivos, o que adopten medidas correctoras que permitan alcanzar esos objetivos. De esta forma el sistema de dirección por objetivos se convierte en un ciclo dinámico, que permite que la empresa se encuentre siempre dentro de los cauces establecidos.

Fases que se pueden distinguir en una dirección por objetivos.

1.- Establecimiento de los objetivos generales por la alta dirección.
2.- Poner en conocimiento de los subordinados los objetivos generales y tratar de establecer los objetivos específicos, mediante una negociación entre los superiores y los subordinados para concretar o fijar los objetivos específicos.
3.- Definición de los papeles y responsabilidades de los miembros de la organización. 4.- Se asignará un sistema de incentivos según el nivel de realización de los objetivos
acordados. Para esto es importante seguir todo el proceso.
5.- Se realizará un análisis del cumplimiento de los objetivos en los tiempos que se hayan establecido.
6.- Se tendrá que realizar una formulación de medidas correctoras y un establecimiento de acciones de autocontrol para los que ejecutan los objetivos.
7.- Iniciar nuevamente el proceso de Dirección por Objetivos.

Todo este proceso va encaminado hacia el logro eficaz y eficiente de los objetivos de forma que se consiga un autocontrol y sea una técnica de motivación para las personas que participan en este proceso.

Características Principales:

1. Objetivos Claros y Medibles: Los objetivos deben ser claros, específicos y cuantificables, permitiendo una evaluación objetiva del desempeño.
2. Participación Activa: La DPO involucra a los empleados en el proceso de establecimiento de objetivos, lo que aumenta el compromiso y la responsabilidad.
3. Revisión y Evaluación: Se realiza un seguimiento continuo del progreso hacia los objetivos y se llevan a cabo evaluaciones periódicas para ajustar los planes según sea necesario.
4. Feedback y Ajustes: Se proporciona retroalimentación regular y se realizan ajustes para asegurar que los objetivos sean alcanzables y relevantes.

Proceso de Implementación de la Dirección por Objetivos

1. Establecimiento de Objetivos:
   • Definición de Metas: Definir objetivos claros y específicos a nivel organizacional, departamental e individual.
   • Alineación Estratégica: Asegurar que los objetivos estén alineados con la misión, visión y estrategia general de la organización.
   • Participación de Empleados: Involucrar a los empleados en la definición de sus propios objetivos, garantizando que estén alineados con los objetivos de la organización.
2. Desarrollo de Planes de Acción:
   • Planificación Detallada: Desarrollar planes detallados que especifiquen cómo se alcanzarán los objetivos, incluyendo recursos necesarios, responsabilidades y cronogramas.
   • Asignación de Recursos: Asegurar que los recursos (humanos, financieros, tecnológicos) estén adecuadamente asignados para apoyar el logro de los objetivos.
3. Monitoreo y Seguimiento:
   • Revisión Regular: Realizar revisiones periódicas del progreso hacia los objetivos, utilizando indicadores clave de desempeño (KPIs).
   • Ajustes Necesarios: Ajustar los objetivos y planes de acción en función de los resultados obtenidos y las condiciones cambiantes.
4. Evaluación del Desempeño:
   • Evaluación de Resultados: Evaluar el desempeño en relación con los objetivos establecidos, proporcionando retroalimentación constructiva.
   • Reconocimiento y Recompensas: Reconocer y recompensar los logros y el buen desempeño, fomentando la motivación y el compromiso.
5. Retroalimentación y Mejora Continua:
   • Aprendizaje y Adaptación: Utilizar la retroalimentación para identificar áreas de mejora y realizar ajustes en los objetivos y planes para futuras etapas.
   • Desarrollo Profesional: Facilitar oportunidades de desarrollo y capacitación basadas en el desempeño y las necesidades identificadas.

Ventajas de la Dirección por Objetivos

1. Claridad y Enfoque:
   • Proporciona una dirección clara y objetivos específicos que ayudan a enfocar los esfuerzos y recursos.
2. Alineación Organizacional:
   • Alinea los objetivos individuales y departamentales con los objetivos estratégicos de la organización.
3. Motivación y Compromiso:
   • Aumenta la motivación y el compromiso de los empleados al involucrarlos en el proceso de establecimiento de objetivos.
4. Medición del Desempeño:
   • Permite una evaluación objetiva y basada en resultados del desempeño.
5. Adaptabilidad:
   • Facilita la adaptación y el ajuste de estrategias y objetivos en función de cambios en el entorno o en la organización.

Inconvenientes de la Dirección por Objetivos

1. Fijación de Objetivos Inadecuados:
   • Los objetivos mal definidos o poco realistas pueden llevar a la frustración y desmotivación.
2. Falta de Flexibilidad:
   • La DPO puede ser rígida y no adaptarse fácilmente a cambios imprevistos.
3. Enfoque en el Corto Plazo:
   • Puede llevar a una visión limitada y a la negligencia de objetivos a largo plazo.
4. Sobrecarga Administrativa:
   • La implementación puede requerir una cantidad significativa de tiempo y recursos administrativos.
5. Problemas de Comunicación:
   • Los malentendidos sobre los objetivos pueden afectar la efectividad de la DPO.
6. Resistencia al Cambio:
   • Puede enfrentar resistencia si los empleados perciben la DPO como una herramienta de control excesivo.

Ejemplos Prácticos de Aplicación de la DPO

Ejemplo 1: Empresa de Tecnología

Objetivo Organizacional: Incrementar la cuota de mercado en un 15% en los próximos 12 meses.

Objetivos Departamentales:

• Departamento de Ventas: Aumentar las ventas en un 20%.
• Departamento de Marketing: Lanzar tres nuevas campañas publicitarias dirigidas a mercados emergentes.
• Departamento de Desarrollo de Productos: Introducir dos nuevos productos en el mercado.

Plan de Acción:

• Ventas: Implementar estrategias de ventas dirigidas y capacitar al equipo en técnicas de cierre efectivas.
• Marketing: Desarrollar y ejecutar campañas específicas basadas en análisis de mercado.
• Desarrollo de Productos: Acelerar el proceso de desarrollo y prueba de nuevos productos.

Monitoreo y Evaluación:

• Revisiones Mensuales: Evaluar el progreso en reuniones regulares y ajustar estrategias según sea necesario.

Ejemplo 2: Hospital

Objetivo Organizacional: Mejorar la satisfacción del paciente en un 25% en los próximos 6 meses.

Objetivos Departamentales:

• Departamento de Atención al Paciente: Reducir el tiempo de espera en un 20%.
• Departamento de Calidad: Implementar un programa de capacitación en servicio al cliente.
• Departamento de Administración: Mejorar la precisión de la facturación y reducir errores en un 30%.

Plan de Acción:

• Atención al Paciente: Optimizar los procesos de registro y atención.
• Calidad: Desarrollar y realizar talleres de capacitación para el personal.
• Administración: Revisar y actualizar los procedimientos de facturación.

Monitoreo y Evaluación:

• Encuestas de Satisfacción: Realizar encuestas periódicas para medir la satisfacción del paciente y ajustar procedimientos según los resultados.