Una de las cosas que nos “asusta” al enfrentarnos a la nueva versión de la norma es cómo definimos el alcance de la organización.
Como ya no hay exclusiones, parece que la cosa se complica un poco y realmente no es tan enrevesado lo que nos plantea la norma ISO 9001:2015 en el epígrafe 4.3.
Sistemas de gestion de calidad
En este caso lo más importante es determinar los límites del sistema de gestión de la calidad para que este quede definido de una forma que ayudes a la organización a cumplir los requisitos y los resultados previstos del sistema.
Pasos para Determinar el Alcance del SGC:
- Identificar los Objetivos y Metas del SGC:
- Comienza por comprender los objetivos y metas que la organización desea lograr a través de la implementación del SGC. Estos objetivos pueden incluir mejorar la calidad de los productos o servicios, aumentar la satisfacción del cliente, cumplir con estándares de la industria, etc.
- Evaluar el Contexto Organizacional:
- Analiza el contexto en el que opera la organización, incluyendo su tamaño, estructura, industria, productos o servicios ofrecidos, ubicaciones geográficas, y las necesidades y expectativas de las partes interesadas.
- Identificar los Procesos Clave:
- Identifica los procesos clave dentro de la organización que son críticos para la entrega de productos o servicios de calidad. Esto puede incluir procesos de diseño, producción, distribución, soporte técnico, etc.
- Delimitar el Alcance Geográfico:
- Determina si el alcance del SGC abarcará todas las ubicaciones geográficas de la organización o se limitará a sitios específicos.
- Establecer los Límites del SGC:
- Define claramente los límites del SGC, es decir, hasta dónde se extenderá y dónde terminará. Esto puede incluir ciertos departamentos, unidades de negocio, líneas de productos o servicios, o áreas específicas de actividad.
- Considerar Requisitos Externos:
- Asegúrate de considerar los requisitos externos, como normas ISO, regulaciones legales o reglamentos de la industria, que puedan afectar el alcance y la aplicación del SGC.
- Consultar a las Partes Interesadas:
- Involucra a las partes interesadas clave en la determinación del alcance del SGC. Esto puede incluir a la alta dirección, líderes de departamento, representantes de calidad, personal operativo y clientes.
- Documentar el Alcance del SGC:
- Una vez determinado, documenta claramente el alcance del SGC en un documento formal, como parte del manual de calidad o en un procedimiento documentado. Asegúrate de que todos los involucrados estén informados y comprendan el alcance definido.
Consideraciones Adicionales:
- Flexibilidad y Escalabilidad: El alcance del SGC debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a cambios en la organización y escalable para futuras expansiones o evoluciones.
- Revisión y Actualización: Revisa periódicamente el alcance del SGC para asegurarte de que siga siendo relevante y efectivo. Realiza ajustes según sea necesario para mantener su alineación con los objetivos y estrategias organizacionales.
- Comunicación y Educación: Comunica claramente el alcance del SGC a todos los empleados relevantes y proporciona la capacitación necesaria sobre sus responsabilidades dentro del sistema.