Si queremos prepararnos bien y comenzar con buen pie la implantación/transición, debemos derribar las creencias que a lo largo del tiempo han ido anidando en nuestro cerebro y que no nos hacen ningún bien.
Sistemas de gestion de calidad
1. La ISO 9001 genera un montón de papeles y es una carga para la organización.
En ningún caso debería serlo, los papeles los creas tú, así que tú eres quien debe decidir la cantidad de documentación que se requiere y en qué formato la vas a conservar (en caso de que se requiera). Si ves que te engullen los papeles y que has creado un monstruo, huye y empieza desde 0.
2. La ISO 9001 es poco o nada flexible.
Este es uno de los más extendidos. La norma es tan flexible (y cada vez más) que salvo algunos casos, te permite decidir los métodos de trabajo que vas a utilizar para cumplir con los requisitos. La norma específica una serie de aspectos que puede ser necesario incluir, pero no indica cómo hacerlo (da libertad para cumplir con los requisitos).
En este caso se trata de adaptar los términos y documentos que habitualmente se usan en la empresa a los requisitos de la norma no necesariamente se tiene que utilizar la numeración de capítulos de la misma.
Además, puede ser usada tanto para productos como para servicios, para empresas grandes como para empresas pequeñas.
¿Sigues pensando que es inflexible?
3. La implantación es muy costosa.
La implantación es un proceso para el hay que destinar evidentemente recursos humanos y recursos monetarios pero de por si no supone una gran inversión.
Nótese que digo inversión y no gasto ya que la implantación o no de sistemas de gestión de la calidad es una decisión estratégica, por lo tanto, sería una inversión a realizar por la empresa totalmente meditada y decidida por la alta o la alta dirección que busca generar beneficios y mejoras.
Lo que realmente resulta costoso es la certificación, pero esta no es obligatoria podemos implantar un sistema de gestión de la calidad y nunca llegar a certificarlo, aprovechándonos así de las ventajas de tener un sistema organizado que sabemos que va a cumplir con las expectativas de nuestros clientes.
4. Tengo que empezar desde 0, generando toda la documentación de la empresa.
Ya la organización tiene una estructura de gestión (estrategia, cuadro de mando integral, etcétera) que debería servir de base para la creación del Sistema de Gestión de Calidad. Al hacer el análisis inicial puede ser que te encuentres con la sorpresa de que ya cumples con mucho de los requisitos pero no los tienes estructurados de manera “formal” basado en la ISO 9001.
Mitos sobre la Norma ISO 9001:
- Mito: «ISO 9001 es solo para grandes empresas»:
- Realidad: La norma ISO 9001 es aplicable a organizaciones de cualquier tamaño, incluyendo pequeñas y medianas empresas (PYMEs). Los requisitos de la norma pueden adaptarse a las necesidades y escala de cualquier organización.
- Mito: «ISO 9001 es solo para empresas manufactureras»:
- Realidad: Si bien la ISO 9001 tiene sus raíces en la industria manufacturera, sus principios y requisitos son igualmente aplicables a organizaciones de servicios, instituciones educativas, entidades sin fines de lucro y cualquier tipo de negocio.
- Mito: «ISO 9001 es costosa y complicada de implementar»:
- Realidad: Si bien la implementación de un sistema de gestión de calidad puede requerir cierto nivel de inversión y dedicación de recursos, no tiene por qué ser costosa ni complicada. La norma se puede adaptar a la escala y complejidad de cada organización.
- Mito: «ISO 9001 es solo un documento burocrático»:
- Realidad: La ISO 9001 se centra en mejorar la eficiencia operativa, la satisfacción del cliente y la calidad de los productos y servicios. No se trata solo de documentación, sino de establecer procesos efectivos y sistemas de gestión que impulsen la mejora continua.
- Mito: «ISO 9001 es solo para cumplir con requisitos legales»:
- Realidad: Si bien la ISO 9001 puede ayudar a las organizaciones a cumplir con requisitos legales relacionados con la calidad, su enfoque principal es mejorar la calidad general de las operaciones y promover la excelencia en la gestión.
- Mito: «ISO 9001 es solo para obtener certificados y mostrar sellos»:
- Realidad: Si bien la certificación ISO 9001 puede ser beneficiosa para demostrar el compromiso con la calidad a partes interesadas externas, el verdadero valor de la norma radica en los beneficios internos que aporta, como la mejora de procesos, la reducción de costos y el aumento de la satisfacción del cliente.
Beneficios Reales de la Norma ISO 9001:
- Mejora de la Eficiencia y Efectividad: La ISO 9001 ayuda a establecer procesos eficaces que mejoran la eficiencia operativa y reducen los costos.
- Mayor Satisfacción del Cliente: Promueve un enfoque centrado en el cliente, lo que lleva a una mejora en la calidad de productos y servicios y una mayor satisfacción del cliente.
- Mejora Continua: Fomenta una cultura de mejora continua, identificando áreas de oportunidad y actuando sobre ellas.
- Acceso a Nuevos Mercados: La certificación ISO 9001 puede abrir puertas a nuevos mercados y oportunidades de negocio al demostrar un compromiso con la calidad y la mejora continua.
- Mayor Confianza de las Partes Interesadas: Genera confianza entre clientes, proveedores y otras partes interesadas al demostrar un enfoque sistemático hacia la gestión de calidad.