El término stock se refiere a cualquier material o producto que se encuentra almacenado en un lugar en determinado momento.
Es importante que en el centro asistencial exista un determinado material en stock con el fin de que se pueda responder adecuadamente a una demanda de asistencia imprevista.
Tipos de stocks
El material que se encuentra en el almacén puede ser clasificado de muchas formas: según su peligrosidad, según su modo de uso, según su naturaleza, según su utilidad, etc. No obstante, existen dos tipos de clasificaciones que son las más utilizadas, en general:
→ Clasificación de stocks según valor del producto.
→ Clasificación de stocks según el uso del producto.
Clasificación de stocks según el valor del producto
Esta clasificación se basa en el aspecto económico; es decir, en el precio que tenga un determinado producto. De esta forma distinguiremos:
• Productos de precio elevado. Son los que, por su alto coste, no pueden almacenarse en grandes cantidades y, por ello, requieren de un control más exhaustivo para evitar que se agoten. No obstante, existen excepciones, ya que en el ámbito sanitario hay productos caros que se utilizan con mucha frecuencia y, en consecuencia, debe haber un alto stock de ellos.
• Productos de precio bajo. Son los que, por su bajo coste, se almacenan en grandes cantidades. Deben ser muy tenidos en cuenta a la hora de organizar el almacén ya que, aunque no suponen un volumen económico importante, sí que son los que ocupan más espacio.
Clasificación de stocks según el uso del producto
Por este método de clasificación podemos diferenciar los materiales en:
• Fungibles. Aquéllos que se consumen una vez han sido usados; es decir, los que se gastan. Estos materiales tienen un tiempo de vida relativamente corto, y pueden ser:
o Desechables: sólo se usan una vez y suelen ser aquéllos que entran en contacto con la sangre o con alguna cavidad estéril del paciente. Ejemplo de ellos son las gasas, el algodón, las sondas, las jeringas, las agujas, etc.
o Reutilizables: pueden usarse varias veces pero, por su fragilidad o dificultad de uso, no tienen un tiempo de vida largo. El ejemplo más típico son los materiales de vidrio, que pueden reutilizarse, ya que permiten esterilización, pero que se rompen con mucha facilidad.
• Inventariables. Son aquéllos que por su poco uso, su elevada consistencia, por ser reparables o por cualquier otro motivo, tienen un tiempo de vida largo. Dentro de este grupo se incluyen, además de material de cura (tijeras de metal, pinzas, etc.), los equipos que se usan en los centros asistenciales: camillas, aparatos de electrocardiograma, mesas, fonendoscopios, esfingomanómetros, etc.
Es importante tener en cuenta que hay material del que no podremos tener almacenadas muchas unidades de reserva debido a su gran volumen, como son las camillas, las sillas de ruedas, etc. Ahora bien, sí podremos tener un cierto número de repuestos de las piezas de estos artículos para reemplazarlas en caso de desgaste o deterioro.
Es labor del personal auxiliar el controlar los stocks existentes en la unidad o servicio en la que se encuentra ubicado.
Manual de Auxiliar de Geriatría
Gestión de stocks
La gestión de stocks es el conjunto de actividades que se realizan para lograr el mantenimiento de una buena calidad de la atención prestada reduciendo al mínimo los costes de la misma. Para ello, es necesario evaluar el consumo de las unidades asistenciales que dependen del almacén para conocer qué tipo de productos se consumen más y cuáles menos y, según esto, tener un mayor o menor número de existencias almacenadas.
La gestión de stocks no sólo se refiere al material sanitario, sino también al administrativo, informático, etc., cuyo control es tan importante como el primero.
Algunos aspectos importantes a tener en cuenta en la gestión de stocks son:
Control de la fecha de caducidad.
El control de la fecha de caducidad es uno de los aspectos más importantes a tener en cuenta en la gestión de stocks, sobre todo en los productos farmacológicos ya que, en función de ello y del volumen de consumo, se podrán tener en almacén un mayor o menor número de unidades de éstos.
El control de la fecha de caducidad de los productos es también función del auxiliar de enfermería y es especialmente importante en los productos farmacológicos.
Intervalo de tiempo.
Otra consideración a tener en cuenta en la gestión de stocks es el intervalo de tiempo entre la realización de un pedido y el siguiente, ya que tendremos que prever la cantidad de material que se va a usar durante dicho espacio temporal y, por tanto, la cantidad a almacenar para que no se produzcan déficits de ningún artículo. Este periodo de tiempo entre la realización de un pedido y otro no se elige de forma aleatoria, sino que depende de factores como el tamaño del almacén, la fecha de caducidad de los artículos, la optimización de costes de almacenaje y de transporte, etc.
En algunas ocasiones, se llevan a cabo acuerdos con los proveedores de material de forma que éstos se comprometen a reponerlo en cuanto se agoten. Esto facilita la gestión de stocks y reduce el volumen de material almacenado.
Material de reserva.
También se ha de tener en cuenta que siempre debe existir un material de reserva, pues pueden producirse circunstancias especiales por causas extraordinarias (retrasos en el suministro, catástrofe, accidente, etc.) que pueden dar lugar a un gasto de material mayor del habitual. Aunque estas situaciones son imprevisibles, debemos estar preparados para afrontarlas, ya que el agotamiento del material en stock en una situación crítica puede originar graves problemas para el centro asistencial.
Valoración de datos estadísticos.
En la gestión de stocks son muy utilizados los datos estadísticos, que nos permiten estudiar las cifras de forma individual, agrupadas por campos o de forma global, lo que nos ayuda a hacer previsiones, mejorar defectos en la gestión, ver zonas de mayor consumo, productos más empleados, etc; es decir, son una herramienta muy útil pues, basándonos en datos pasados, podemos estimar las necesidades futuras.
Creación de nuevos programas, unidades, etc.
El caso más complicado al que podemos enfrentarnos en la gestión de stocks es cuando nos encontramos ante la creación de un nuevo programa, de una nueva unidad dentro del centro asistencial,… En estos casos, no dispondremos de ningún dato para ayudarnos en las previsiones.
La mejor solución es emplear información de otros centros asistenciales con similares características de tamaño, volumen de pacientes, etc., aunque esto no nos asegura el éxito debido a que el comportamiento poblacional varía de unos sitios a otros. No obstante, los fallos que puedan producirse, entre unos márgenes razonables, se asumen dentro de un periodo conocido como “de puesta en marcha”, que es el tiempo que transcurre desde que se crea un programa, unidad, etc. hasta que funciona con total normalidad.
El auxiliar de enfermería debe destinar parte de su jornada diaria a revisar todas las salas que le correspondan de su centro asistencial. Normalmente, a cada auxiliar se le asignan siempre las mismas zonas, de esta forma es más fácil prever la cantidad de material que se va a necesitar en cada una.
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1. Importancia del Control de Stocks
- Optimización de Inventarios: Evitar tanto el exceso de inventario, que implica costes adicionales de almacenamiento y riesgo de obsolescencia, como la falta de inventario, que puede resultar en pérdida de ventas y clientes.
- Mejora de la Eficiencia Operativa: Permitir un flujo constante de materiales y productos, mejorando la eficiencia de la cadena de suministro.
- Reducción de Costes: Minimizar los costes asociados con el almacenamiento, manejo y gestión de inventarios.
- Satisfacción del Cliente: Asegurar la disponibilidad de productos para cumplir con la demanda del cliente de manera oportuna.
2. Métodos de Control de Stocks
a. Inventario Perpetuo
- Descripción: Registro continuo de la entrada y salida de productos en tiempo real, utilizando sistemas de gestión de inventarios y tecnologías como códigos de barras o RFID.
- Ventajas: Permite una visibilidad constante del inventario, facilita la detección de discrepancias y mejora la toma de decisiones.
b. Inventario Periódico
- Descripción: Recuento físico de inventarios a intervalos regulares (mensual, trimestral, anual).
- Ventajas: Útil para validar el inventario perpetuo y detectar errores o fraudes.
3. Técnicas de Control de Inventarios
a. Análisis ABC
- Descripción: Clasificación del inventario en tres categorías (A, B y C) según su valor y rotación.
- A: Productos de alto valor y baja rotación.
- B: Productos de valor y rotación intermedios.
- C: Productos de bajo valor y alta rotación.
- Ventajas: Facilita la focalización de esfuerzos de gestión en los productos más críticos.
b. Justo a Tiempo (JIT)
- Descripción: Estrategia que busca minimizar los inventarios, recibiendo bienes solo cuando son necesarios para la producción o ventas.
- Ventajas: Reduce los costes de almacenamiento y mejora la eficiencia de producción.
c. Revisión Continua y Revisión Periódica
- Revisión Continua: Monitoreo constante de los niveles de inventario y realización de pedidos cuando se alcanza un punto de reorden predefinido.
- Revisión Periódica: Revisión y ajuste de inventarios a intervalos regulares.
d. EOQ (Economic Order Quantity)
- Descripción: Método para determinar la cantidad óptima de pedido que minimiza los costes totales de pedido y almacenamiento.
- Fórmula:EOQ=2DSH Donde:
- D = Demanda anual
- S = Coste de realizar un pedido
- H = Coste de mantener una unidad en inventario por un año
4. Herramientas Tecnológicas
a. Sistemas de Gestión de Inventarios (WMS)
- Descripción: Software que automatiza la gestión de inventarios, seguimiento de productos, y control de stocks.
- Ventajas: Mejora la precisión, reduce el tiempo de gestión y proporciona informes detallados.
b. Tecnologías de Identificación y Seguimiento
- Códigos de Barras: Facilitan el seguimiento de productos y la actualización de inventarios.
- RFID: Ofrece una identificación más rápida y precisa de los productos.
5. Procedimientos Operativos
a. Recepción de Mercancías
- Inspección y Registro: Verificar la cantidad y calidad de los productos recibidos y registrar en el sistema de inventario.
b. Almacenamiento
- Organización Eficiente: Almacenar productos de manera que sean fácilmente accesibles y bien organizados según su clasificación.
c. Preparación y Expedición de Pedidos
- Picking y Packing: Recoger productos de acuerdo a los pedidos y empaquetarlos adecuadamente para su envío.
6. Indicadores de Rendimiento
a. Tasa de Rotación de Inventarios
- Descripción: Indicador de cuántas veces se ha renovado el inventario durante un período específico.
- Fórmula:Tasa de Rotacioˊn=Costo de los Bienes VendidosInventario Promedio
b. Nivel de Servicio
- Descripción: Porcentaje de pedidos cumplidos en tiempo y forma.
- Importancia: Mide la capacidad de la empresa para satisfacer la demanda del cliente.
7. Mejora Continua
a. Auditorías Internas
- Descripción: Revisiones periódicas para asegurar la precisión de los inventarios y la efectividad de los procesos de control de stocks.
b. Capacitación del Personal
- Descripción: Formación continua para el personal en técnicas de gestión de inventarios y uso de tecnologías.