El presupuesto de tesorería, normalmente, se formula para el mismo periodo que el ejercicio económico, aunque lo más común es dividirlo en subperiodos más reducidos, como puede ser mensualmente, de forma que los desequilibrios se puedan conocer lo antes posible para tomar las medidas correctoras oportunas.
Precisamente, estos saldos intermedios, son los que deben constituir el equilibrio financiero a corto plazo, por lo que se pueden dar dos situaciones:
- Que la posición neta de tesorería sea negativa, entonces se podrían tomar las siguientes medidas para conseguir los recursos necesarios para afrontar la situación:
Descontar los efectos comerciales en cartera, adelantando así el cobro de estos créditos.
Utilizar líneas de crédito bancario abiertas para afrontar los desfases a corto plazo.
Revisar la política de cobros y pagos.
Incrementar el fondo de maniobra de la empresa, utilizando la alternativa financiera que se considere más oportuna.
- Que la posición neta de tesorería sea positiva, entonces la empresa puede estar manteniendo recursos ociosos, que afectarán a la rentabilidad de la empresa de forma negativa. Ante esta situación, lo más conveniente es invertir los recursos sobrantes en inversiones a corto plazo, teniendo en cuenta el montante a invertir, el periodo de tiempo disponible y la coyuntura de los mercados financieros.
Una vez dicho esto, se va a pasar a analizar la estructura y el cálculo de las cuantías del presupuesto de tesorería. El aspecto formal del presupuesto de tesorería es un cuadro de doble entrada en el que las filas se destinan a recoger los conceptos que intervienen en la determinación de la situación financiera, mientras que las columnas se reservan para los importes desglosados en periodos.
La estructura del presupuesto se muestra en el siguiente modelo. Entre las partidas que se recogen en este modelo, algunas de ellas se tratarán en temas posteriores, puesto que se tratan de partidas correspondientes al largo plazo.
| PRESUPUESTO DE TESORERÍA | |||||||||
| Conceptos | Previsión | Realización | |||||||
| E | F | … | D | E | F | … | D | ||
| I. | SALDO INICIAL DE TESORERÍA | ||||||||
| OPERACIONES CORRIENTES | |||||||||
| II. | COBROS:
Ventas al contado Ventas a plazo …………………………. |
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| III. | PAGOS:
Compras al contado Pago a proveedores Suministros Gastos de personal …………………………………… |
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| IV. | FLUJOS NETOS DE TESORERÍA | ||||||||
| POR OPERACIONES CORRIENTES
(= II − III) |
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| OPERACIONES DE CAPITAL | |||||||||
| V. | COBROS:
Aportaciones de ampliación de capital Subvenciones de capital …………………………………… |
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| VI. | PAGOS:
Devolución de préstamos recibidos a L/P Fianzas y depósitos constituidos a L/P …………………………………… |
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| VII. | FLUJOS NETOS DE TESORERÍA
POR OPERACIONES DE CAPITAL (= V − VI) |
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| OPERACIONES AJENAS Y
EXTRAORDINARIAS |
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| VIII. | COBROS:
Ingresos por arrendamientos Indemnizaciones por siniestros …………………………………… |
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| IX. | PAGOS:
Multas Donaciones …………………………………… |
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| X. | FLUJOS NETOS DE TESORERÍA
POR OPERACIONES AJENAS Y EXTRAORDINARIAS (= VIII − IX) |
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| XI. | FLUJOS NETOS DE TESORERÍA
DEL PERIODO (= IV + VII + X) |
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| XII. | SALDO FINAL DE TESORERÍA (=
I+XI) |
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| XIII. | TESORERÍA MÍNIMA DE
SEGURIDAD |
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| XIV. | SUPERÁVIT/DÉFICIT DE
TESORERÍA (= XII− XIII) |
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La determinación del saldo inicial de tesorería para el primer subperiodo no representa ninguna dificultad, ya que es un dato que se obtiene del balance retrospectivo, y para los subperiodos siguientes, el saldo inicial de tesorería será la tesorería prevista en el periodo inmediatamente anterior, que se refleja en la rúbrica correspondiente a los flujos netos de tesorería del periodo.
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1. Recopilación de la información
El primer paso es reunir toda la documentación relacionada con las transacciones económicas de la empresa. Esto incluye:
- Facturas de ventas y compras.
- Recibos de cobros y pagos.
- Extractos bancarios.
- Contratos y nóminas.
- Documentos fiscales, como impuestos pagados o adeudados.
2. Clasificación y organización de los documentos
Una vez recopilada la información, se clasifica por tipo de operación (compras, ventas, pagos, cobros, etc.) y se organiza de manera cronológica o según los criterios que faciliten su tratamiento contable.
3. Registro de las transacciones
Las transacciones se registran en el libro diario, que es el libro principal de contabilidad en el que se anotan todas las operaciones, día a día, siguiendo el principio de la partida doble:
- Débito: refleja la entrada o el aumento de activos.
- Crédito: refleja la salida o disminución de activos o el aumento de pasivos.
Ejemplo de registro en el libro diario:
- Compra de mercaderías por 1.000€ a crédito:
- Mercaderías (Débito): 1.000€
- Proveedores (Crédito): 1.000€
4. Traslado al libro mayor
Las transacciones registradas en el libro diario se trasladan al libro mayor, donde se clasifican por cuentas contables (por ejemplo, caja, bancos, clientes, proveedores, ventas, compras, etc.). El libro mayor permite tener una visión clara de los movimientos en cada cuenta durante un período determinado.
5. Ajustes contables
Antes de preparar los estados financieros, es necesario realizar algunos asientos de ajuste para reflejar con precisión la situación financiera de la empresa. Estos ajustes incluyen:
- Amortizaciones: Registrar el desgaste o depreciación de los activos fijos.
- Provisiones: Crear reservas para posibles deudas incobrables o pérdidas futuras.
- Ajustes de inventario: Ajustar el valor de las existencias a su valor real.
- Ajustes de ingresos y gastos devengados: Registrar ingresos y gastos que se han generado, pero no han sido pagados o cobrados.
6. Elaboración de la balanza de comprobación
Una vez registradas todas las transacciones y realizados los ajustes, se elabora la balanza de comprobación. Este documento resume los saldos de todas las cuentas del libro mayor, tanto deudoras como acreedoras, y verifica que el total de los débitos sea igual al total de los créditos (lo que garantiza que la contabilidad está equilibrada).
7. Preparación de los estados financieros
Con la información contenida en la balanza de comprobación, se elaboran los estados financieros, que incluyen:
- Balance de situación: Refleja los activos, pasivos y el patrimonio neto de la empresa en un momento dado.
- Cuenta de pérdidas y ganancias (o estado de resultados): Muestra los ingresos y gastos de la empresa durante un período y determina el beneficio o pérdida neta.
- Estado de cambios en el patrimonio neto: Refleja las variaciones en el capital y reservas de la empresa.
- Estado de flujo de efectivo: Detalla los movimientos de efectivo durante el periodo.
8. Cierre del ejercicio contable
Al final del ejercicio contable, se realiza el cierre de las cuentas. Para ello, se:
- Cierra el saldo de las cuentas de ingresos y gastos trasladando el resultado (beneficio o pérdida) a la cuenta de Pérdidas y Ganancias.
- El saldo resultante de las cuentas de balance (activos, pasivos y patrimonio) se traslada al ejercicio siguiente.
9. Presentación de las cuentas anuales
Finalmente, se presentan las cuentas anuales en el registro mercantil, cuando así lo requiera la legislación aplicable. Estas cuentas reflejan la situación económica y financiera de la empresa y son utilizadas para la toma de decisiones por parte de accionistas, inversores y otros interesados.
10. Auditoría (si es aplicable)
Dependiendo del tamaño y naturaleza de la empresa, las cuentas pueden estar sujetas a auditoría externa, para verificar que los estados financieros se ajusten a la normativa contable aplicable (como el Plan General de Contabilidad en España o las NIIF/IFRS a nivel internacional).