Contabilidad. Procedimiento de elaboración

 Aspectos generales

La elaboración del balance de situación previsional no supone prever la evolución de todas las magnitudes que lo forman, sino que solamente hay que determinar las variaciones de las magnitudes, como consecuencia de los flujos de entrada y salida.

Así, el balance previsional no supone la realización de previsiones, sino la síntesis de la información contenida tanto en los presupuestos operativos como de capital, así como de los demás documentos previsionales realizados anteriormente, como son la cuenta de resultados previsional y el presupuesto de tesorería. Sin embargo, este documento no solo es un instrumento de síntesis, sino que también sirve a la administración como un medio para analizar la coherencia económico, financiera y patrimonial del conjunto de los presupuestos elaborados y plantear si se conseguirán alcanzar los objetivos planificados, en cuanto a la estructura patrimonial más idónea para la empresa, la solvencia y la rentabilidad de la unidad económica.

Los presupuestos operativos se dividen en función de las áreas funcionales contempladas en la unidad económica y proporcionan la información requerida para determinar la auto-financiación, y realizar la cuenta de resultados previsional.

Así, como conclusión, de lo anterior, se deduce que, el balance previsional constituye un test de coherencia de todos los presupuestos y de los estados de síntesis elaborados, puesto que puede medir el grado de consecución de los objetivos planteados por la administración.

Es por ello que se deberá asegurar que la situación patrimonial de la empresa en el último periodo planificado sea lo suficientemente sólida para cumplir los objetivos. Así, a través del análisis patrimonial estático del balance de situación al final del último mes planificado, se verificará el cumplimiento de los criterios mínimos de solvencia. Igualmente, mediante el análisis del rendimiento, rentabilidad y efecto apalancamiento, se deberá asegurar que la rentabilidad de los fondos propios sea óptima, pudiendo decidir políticas de cobertura de la necesidad financiera con endeudamiento (préstamos, créditos y operaciones asimiladas) siempre que la empresa se encuentre en situación de apalancamiento financiero positivo o sea capaz de tenerla en próximos periodos y tenga capacidad futura de devolución del servicio del endeudamiento (capital más intereses).

En cuanto al formato del Balance previsional, es similar al confeccionado por la Contabilidad Financiera. Las partidas, al igual que en el balance de situación, se clasificarán en activo, pasivo y patrimonio neto. Así, el formato del Balance previsional es el siguiente:

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1. Recopilación de la documentación contable

El primer paso consiste en recopilar y organizar toda la documentación relacionada con las operaciones económicas de la empresa, entre ellas:

• Facturas emitidas y facturas recibidas.
• Recibos de pagos y cobros.
• Extractos bancarios.
• Nóminas y recibos de sueldos de empleados.
• Documentos relacionados con inversiones o financiamiento.

Es fundamental que toda esta documentación esté correctamente archivada y que cumpla con los requisitos legales, especialmente en el caso de facturas.

2. Registro de las operaciones contables

Una vez recopilada la documentación, se procede al registro de las operaciones en los libros contables. Este proceso debe seguir los principios contables aceptados y cumplir con las normativas legales.

Los registros contables principales son:

• Libro Diario: En este libro se registran cronológicamente todas las operaciones que realiza la empresa. Cada asiento contable debe reflejar la naturaleza de la transacción, la fecha, las cuentas afectadas y los importes.
• Libro Mayor: En el libro mayor se detallan las cuentas individuales, agrupando las operaciones que afectan a cada cuenta (como caja, bancos, clientes, proveedores, etc.). Esto permite ver el saldo de cada cuenta en cualquier momento.

Cada asiento contable sigue el principio de partida doble, es decir, que para cada operación hay al menos una cuenta que se carga (debe) y otra que se abona (haber), manteniendo siempre el equilibrio.

3. Cierre contable mensual o trimestral

Es habitual que las empresas realicen un cierre contable mensual o trimestral, dependiendo de su actividad y tamaño. Este proceso implica:

• Revisar y ajustar los saldos de las cuentas.
• Realizar asientos de ajuste, como amortizaciones, provisiones y ajustes de inventarios.
• Verificar que todas las operaciones estén correctamente registradas.

Este cierre ayuda a tener una visión clara de la situación económica de la empresa y facilita la elaboración de informes internos y la presentación de declaraciones fiscales.

4. Elaboración de los Estados Financieros

Al final de cada ejercicio económico (generalmente anual), se debe realizar el cierre contable del ejercicio y preparar los Estados Financieros, que incluyen:

• Balance de Situación: Muestra la situación financiera de la empresa en un momento dado, detallando sus activos, pasivos y patrimonio neto.
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias (o Cuenta de Resultados): Detalla los ingresos y gastos del ejercicio, y permite conocer si la empresa ha tenido beneficios o pérdidas.
• Estado de Cambios en el Patrimonio Neto: Muestra las variaciones en el patrimonio de la empresa durante el ejercicio.
• Estado de Flujos de Efectivo: Refleja cómo ha sido el movimiento de efectivo en la empresa durante el ejercicio, distinguiendo entre las actividades operativas, de inversión y de financiación.

Estos informes son fundamentales tanto para la gestión interna como para el cumplimiento de las obligaciones fiscales y legales.

5. Presentación de libros y declaraciones fiscales

Dependiendo de la legislación local, las empresas están obligadas a presentar ciertos informes y declaraciones fiscales:

• Presentación de los libros contables ante el Registro Mercantil, según los plazos legales establecidos (generalmente antes de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio).
• Declaraciones fiscales como el Impuesto sobre Sociedades, el IVA, el IRPF (si la empresa tiene empleados), entre otras.

6. Auditoría (si es aplicable)

Las empresas que superan ciertos límites en cuanto a ingresos, activos o número de empleados están obligadas a someterse a una auditoría contable. En una auditoría, un profesional independiente verifica que los estados financieros de la empresa reflejan de manera fiel la situación económica de la empresa y que se han cumplido las normativas contables y fiscales.

7. Revisión y toma de decisiones

La contabilidad proporciona una visión clara del estado financiero de la empresa. Con los estados financieros y otros informes contables, los directivos pueden tomar decisiones estratégicas basadas en datos fiables, tales como:

• Planificar inversiones.
• Controlar costos y mejorar la eficiencia.
• Evaluar la rentabilidad.
• Ajustar estrategias de financiamiento.