Contabilidad. Previsión de los cobros

Los cobros proceden principalmente de las ventas que la empresa realiza, por lo que según el sector en que se ubique esta, las diferencias temporarias entre ventas y cobros serán diferentes.

La estimación de los mismos se llevará a cabo en función de los ingresos previstos, de las condiciones de crédito ofrecidas a los clientes y de la política sobre los descuentos de efectos, desarrollada por la empresa.

Así, para llevar a cabo la estimación se debe tener en cuenta si la empresa trabaja sobre pedido o si lo hace a partir de un stock.

Stock

Conjunto de productos o materiales que almacena una empresa, a la espera de su utilización o venta, o para hacer frente a futuras demandas.

Cuando la empresa trabaje sobre pedido, la estimación de los cobros no presenta ningún problema, ya que normalmente, la venta del bien va acompañada de un contrato en el que se establecen las condiciones de cobro, en función de los trabajos realizados y de la duración de los mismos. Por tanto, se estimará el cobro según los términos del contrato y de los planes de fabricación.

La empresa “X” fabrica sus productos bajo pedido, por lo que dispone de los siguientes datos para la estimación de sus cobros:

Al realizar el cliente su pedido, la empresa “X” cobra el 30 % de dicho pedido.

Al ejecutar el pedido cobrará otro 30 %.

En el momento de la entrega cobrará otro 30 %.

Y por último, cobrará un 10 % en el momento de la recepción por parte del cliente.

Con estos datos y una estimación de los pedidos a recibir, en base a la información de periodos anteriores, la empresa “X” podrá llevar a cabo una previsión de los cobros a percibir en el próximo ejercicio.

Cuando la empresa trabaja sobre stocks, la previsión se realizará en base a los datos históricos, obteniendo una tendencia de comportamiento de los mismos. Este método no será válido para situaciones en las que se modifiquen sensiblemente la coyuntura económica, la estructura de ventas, la cuota de mercado, etc., teniendo que aplicar entonces, técnicas de previsión prospectivas.

Además de los cobros por ventas, también deberán considerarse los procedentes de ingresos financieros, subvenciones, préstamos obtenidos, etc., cuyas estimaciones plantean menos dificultad, ya que se conoce la fecha de la transacción económica.

A continuación, se va a estudiar el caso de una empresa en la que las ventas se distribuyen de manera uniforme a lo largo del ejercicio, y el departamento de cobros ha estipulado un periodo de dos meses para que sus clientes efectúen el pago de los productos o servicios prestados. Y después de esto, se explicará el procedimiento a utilizar en caso contrario, es decir, en empresas cuyas ventas difieren según los meses en que se produzca la venta, y el cobro de los productos o servicios se realiza meses después, en diferentes porcentajes.

Ejemplo

La empresa “Omega” va a realizar el presupuesto de tesorería, para ello se dispone a elaborar una previsión de los cobros por ventas.

Se sabe que la empresa prevé unas ventas para los ejercicios X2 y X3 de 30.000 unidades y 36.000 unidades, respectivamente, y las ventas del periodo X1 ascendieron a 25.000 unidades.

El precio de venta del producto es de 4 €, y no se va a modificar en los periodos siguientes.

Sabiendo que el periodo de cobro a clientes será de dos meses y que las ventas se reparten uniformemente a lo largo de todo el año, los cobros por ventas serán los que se exponen a continuación.

La previsión de cobros para el periodo X2 es:

Para hallar los cobros hay que calcular el valor de las ventas anuales y restarles las ventas de dos meses, ya que la empresa cobra a dos meses a sus clientes, por lo que los dos últimos meses del año no se cobrarán hasta el periodo siguiente.

La previsión de cobros para el periodo X3 es:

Para hallar los cobros del periodo X3, hay que sumar a los cobros del periodo las ventas del periodo anterior que se cobran en este periodo.

Una vez que se ha explicado el procedimiento a utilizar en caso de una distribución uniforme de las ventas, con un periodo de cobro estipulado por el departamento de cobro, es necesario conocer los pasos a seguir cuando no existe esta distribución uniforme de las ventas. Se trata de situaciones en las que existe cierta estacionalidad en las ventas, donde estas varían en función de la época del año en la que se encuentren. Y además no existe periodo fijo para el cobro, puesto que cada cliente tiene una serie de condiciones particulares, por lo que solo es posible trabajar con promedios o porcentajes de los cobros de la empresa.

Para esto se van a utilizar los datos que se presentan en la siguiente tabla.

En ella se muestra la distribución de ventas de una empresa, en el periodo septiembre-diciembre. El reparto de los importes cobrados, a lo largo de los meses posteriores a la venta, se refleja también junto a dichas ventas.

Con estos datos se elabora un perfil de evolución de los cobros, que permite establecer las previsiones de cobro para elaborar el presupuesto de tesorería.

Los porcentajes de cobro mensuales serán los que aparecen en la siguiente tabla.

De esta forma se puede comprobar que la empresa mantiene unos porcentajes de cobros más o menos similares en cada uno de los meses siguientes a la venta. Esto se ve más claro con la siguiente imagen.

El primer mes, es decir, el mes en el que se produce la venta, se cobra en torno a un 32 %, en el mes siguiente sobre un 43 % del importe vendido, en el tercer mes en torno a un 14 %, y en el cuarto mes un 10 %. Una vez que se estipule un porcentaje de crecimiento de las ventas respecto al ejercicio anterior se podrá calcular cuál será el reparto previsto de ventas y cobros mensuales, y se dispondrá de los datos necesarios para elaborar el presupuesto de tesorería, en lo que a cobros por ventas respecta.

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1. Objetivos de la Previsión de Cobros

• Mantener Liquidez: Asegurarse de que la empresa tenga suficientes fondos para cubrir sus gastos operativos y compromisos financieros.
• Anticipar Problemas de Liquidez: Identificar posibles faltas de efectivo y tomar decisiones preventivas.
• Planificar Inversiones: Permitir que la empresa planifique adecuadamente sus inversiones y gastos futuros basándose en los flujos de caja esperados.

2. Métodos de Previsión de Cobros

• Histórico: Analizar los datos históricos de ventas y cobros para prever los ingresos futuros. Este método puede incluir el uso de promedios mensuales o anuales.
• Tendencias: Identificar tendencias en las ventas, como estacionalidades, para ajustar las proyecciones de cobros.
• Proyección de Ventas: Basarse en las proyecciones de ventas futuras para estimar los cobros. Esto requiere un análisis detallado del mercado, la competencia y la estrategia de ventas de la empresa.
• Ciclo de Cobro: Evaluar el ciclo de cobro, es decir, el tiempo que tarda la empresa en recibir el pago de sus clientes, y ajustar las previsiones según este ciclo.

3. Elementos a Considerar

• Condiciones de Pago: Analizar las condiciones de pago acordadas con los clientes (plazos de pago, descuentos por pronto pago, etc.).
• Clientes Morosos: Identificar y gestionar cuentas por cobrar que están en riesgo de impago, lo cual puede afectar la liquidez.
• Facturación: Asegurarse de que el proceso de facturación sea eficiente y preciso para evitar retrasos en los cobros.
• Cuentas a Cobrar: Llevar un control riguroso de las cuentas a cobrar, segmentándolas por antigüedad y estableciendo un plan de seguimiento.

4. Herramientas y Técnicas

• Software de Gestión: Utilizar programas de contabilidad o gestión de tesorería que faciliten la previsión y seguimiento de cobros.
• Informes de Tesorería: Elaborar informes periódicos que muestren el estado de los cobros y su evolución.
• Análisis de Sensibilidad: Realizar análisis de sensibilidad para entender cómo diferentes escenarios (como cambios en las ventas o en los plazos de cobro) afectan la liquidez.