Contabilidad. Presupuesto proporcional a niveles de actividad

Los presupuestos flexibles o proporcionales al nivel de actividad son los que se elaboran para diferentes niveles de actividad, contemplando una serie de hipótesis alternativas acerca de la evolución previsible de las variables que inciden en el nivel de actividad de una empresa durante un periodo. Así, las diversas partidas del presupuesto se ajustarán monetariamente a diversos escenarios. De esta forma los costes que se produzcan realmente podrán ser comparados con los presupuestados, para los mismos volúmenes de actividad.

Así, un presupuesto flexible supone la elaboración de un conjunto de planes presupuestarios alternativos que se corresponden con los diferentes niveles de actividad previstos, partiendo estos presupuestos de la premisa de que el comporta miento, tanto de los costes fijos como de los variables depende, fundamentalmente, del rango de actividad, por lo que el volumen de presupuesto correspondiente a los niveles de actividad puede variar más, o en su caso menos, que proporcionalmente con dichos niveles.

De esta forma, el presupuesto flexible se basa en la diferencia fundamental del comportamiento de los costes en: fijos, variables, y mixtos. Dado que los costes fijos no suelen variar ante fluctuaciones en el nivel de actividad a corto plazo, puede considerarse que el presupuesto flexible consta realmente de dos partes; estas son:

1. Un presupuesto fijo compuesto tanto de costes fijos, como del componente fijo de los costes mixtos.
2. Un presupuesto verdaderamente flexible, ya que está integrado básicamente por costes variables.

Entonces, la preparación del presupuesto flexible conlleva las siguientes fases:

1. Determinar el rango de actividad esperado.
2. Analizar el comportamiento de los costes relevantes de producción en dicho rango.
3. Agrupar los costes según su comportamiento en variables y fijos.
4. Calcular las fórmulas de costes variables unitarios que permitan determinar el coste en función del volumen de producción.
5. Preparar el presupuesto a varios niveles de actividad.

En general, los presupuestos flexibles se estructuran de la siguiente forma, distinguiendo entre costes fijos y variables.

Coste variable total                                             …                                             …

Sabiendo que:

X_h : volumen de actividad prevista h.

X_n: volumen de actividad prevista estimada como normal.

KF_rt: coste fijo presupuestado del factor r para el volumen de actividad t.

KF_t: coste fijo total presupuestado para el volumen de actividad prevista t.

KV_st: coste variable presupuestado del factor s para al volumen de actividad t.

KV_t: coste variable total presupuestado para el volumen de actividad prevista t.

KT_t: coste total presupuestado para el volumen de actividad prevista t. kf_t: coste fijo predeterminado por unidad de prestación para el volumen de actividad prevista t.

kv_t: coste variable predeterminado por unidad de prestación para el volumen de actividad prevista t.

kt_t: coste total predeterminado por unidad de prestación para el volumen de actividad prevista t.

Así, frente a los presupuestos rígidos, los flexibles funcionan sobre una base más dinámica en la que asentar las comparaciones en función del nivel de actividad alcanzado.

Entonces, los presupuestos flexibles respecto de los rígidos son más dinámicos y adaptativos, pero también son más complicados y costosos.

Ejemblo.

En un lugar de trabajo se han presupuestado unos costes totales de 120.000 €, en un periodo donde la producción prevista asciende a 12.000 unidades. Si los costes incurridos son de 105.000 €, la utilización de un presupuesto rígido llevará a calcular la desviación por diferencia entre los costes presupuestados y los costes reales, de la siguiente forma:

Desviación = 120.000 − 105.000 = 15.000 €

Un análisis superficial de la desviación obtenida indica que la empresa es eficiente, ya que los costes reales han sido inferiores a los presupuestados.

Si se realiza el presupuesto ajustado al nivel de actividad (presupuesto flexible), teniendo en cuenta que la producción real ha ascendido a 8.000 unidades y los costes fijos son de 35.000 € para el periodo y un coste variable unitario por unidad producida de 8 €, entonces los costes totales reales serán:

Costes totales = 35.000 + (8.000 × 8) = 99.000 €.

Siendo entonces la desviación de:

Desviación = 99.000 − 105.000 = −6.000 €.

Así, se pone de manifiesto que, en realidad, se han registrado unos costes superiores a los que se esperan conforme al nivel de actividad desarrollado por la empresa, de manera que esta ha operado con un nivel de eficiencia inferior al previsto.

Aplicación práctica

En un centro de producción se han registrado los siguientes datos:

A partir de los datos anteriores, calcule la desviación producida para un presupuesto rígido y un presupuesto flexible.

SOLUCIÓN

La desviación en un presupuesto rígido será:

Desviación = 84.000 − 79.300 = 4.700 €

Así, la desviación indica que la empresa ha trabajado de forma eficiente, ya que ha incurrido en menos costes de los previstos.

En un presupuesto flexible la desviación será:

Costes totales = 26.000 + (3.500 × 7) = 50.500 €

Desviación = 50.500 − 79.300 = −28.800 €

Mediante el cálculo de la desviación del presupuesto flexible se demuestra que la empresa no ha sido eficiente, ya que se han registrado unos costes muy superiores a los esperados conforme al nivel de actividad desarrollado por la empresa.

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Características del presupuesto proporcional a niveles de actividad

1. Flexibilidad:
   • El presupuesto está diseñado para ajustarse a distintos volúmenes de actividad, por ejemplo, un aumento o disminución en las ventas, producción o servicios prestados. Esto lo hace más realista y adaptable que un presupuesto fijo.
2. Costos Variables y Fijos:
   • En este tipo de presupuesto se identifican claramente los costos fijos (que no cambian con el nivel de actividad) y los costos variables (que cambian proporcionalmente con la actividad). De esta manera, se puede prever de manera precisa cómo cambiarán los gastos a medida que varía el volumen de operaciones.
3. Escenarios de Actividad:
   • Se pueden crear diferentes escenarios de actividad: bajo, medio o alto nivel de producción o ventas. Para cada escenario, se calcula un presupuesto proporcional, lo que permite a la empresa estar preparada para diversas situaciones y no verse sorprendida por cambios en la demanda.
4. Control de Costos:
   • Al ser un presupuesto dinámico, facilita el control de costos. Los directivos pueden identificar rápidamente si los gastos están en línea con el nivel de actividad y tomar decisiones para ajustarlos en caso necesario.
5. Mejora la Toma de Decisiones:
   • Proporciona información más ajustada a la realidad operativa, ayudando a los directivos a tomar decisiones más informadas en momentos de cambio. Permite una mejor planificación de recursos, evitando el exceso o déficit en la asignación de capital y mano de obra.

Ejemplo práctico

Supongamos que una empresa de fabricación tiene costos fijos como el alquiler de la fábrica y salarios de empleados, y costos variables como materia prima y energía.

• En un escenario de baja actividad (producción de 1,000 unidades), los costos variables serán bajos, pero los costos fijos se mantendrán.
• En un escenario de alta actividad (producción de 10,000 unidades), los costos variables aumentarán de manera proporcional, pero los costos fijos seguirán siendo los mismos.

El presupuesto se ajusta proporcionalmente en función de la producción real. Si la empresa termina produciendo más de lo planeado, el presupuesto reflejará un aumento en los costos variables. Si produce menos, se ajustarán a la baja.

Ventajas

• Adaptabilidad: Se ajusta según los cambios en la actividad.
• Precisión: Facilita el cálculo preciso de ingresos y gastos según el nivel de actividad.
• Control: Mejora la capacidad de la empresa para controlar y gestionar sus costos.

Desventajas

• Complejidad: Requiere una planificación más detallada que un presupuesto fijo.
• Dependencia de estimaciones: Puede ser menos eficaz si las proyecciones de actividad no son precisas.