El objetivo de este apartado es mantener los conocimientos determinados por la organización como necesarios para la operación de sus procesos y para lograr la conformidad de productos y servicios, así como fomentar la adquisición de conocimientos necesarios basados en los cambios de necesidades y tendencias 1
Una organización compleja puede decantarse por la implementación de un sistema formal de gestión del conocimiento, mientras que una más sencilla, podría utilizar métodos más simples como el mantenimiento de libros de registro sobre decisiones de diseño o sobre las propiedades y rendimiento de compuestos químicos desarrollados y probados.
Para determinar, mantener y poner a disposición los conocimientos de la organización, se puede considerar:
● Aprendizaje adquirido en base a errores y éxitos.
Sistemas de gestion de calidad
● Recopilación del conocimiento de clientes, proveedores externos y socios.
● Captura del conocimiento existente en la organización planificando, por ejemplo, la sucesión de trabajadores veteranos que acumulan años de conocimiento.
● Benchmarking.
● Uso de intranet, bibliotecas, boletines informativos, etc.
Aquí la norma nos vuelve a llevar a la gestión del riesgo. En este caso, el riesgo de que exista un cambio disruptivo en nuestro mercado para el cual tenemos que estar preparados, identificando los conocimientos que poseemos y previendo los que podemos necesitar (¿cómo los vamos a conseguir?, ¿qué vamos a hacer para conseguirlos?).
Los «conocimientos de la organización» se refieren al conjunto de información, experiencias, habilidades y prácticas acumuladas dentro de una empresa u organización que contribuyen a su eficacia y competitividad:
- Conocimientos técnicos: Incluyen el saber hacer específico relacionado con la producción de bienes o servicios de la organización. Esto puede incluir conocimientos sobre tecnologías, procesos de fabricación, diseño de productos, desarrollo de software, etc.
- Conocimientos sobre el mercado: Implica entender las necesidades y preferencias de los clientes, así como la dinámica competitiva del mercado en el que opera la organización. Este conocimiento es crucial para desarrollar estrategias efectivas de marketing, ventas y desarrollo de productos.
- Conocimientos organizativos y de gestión: Incluyen prácticas y procedimientos internos que optimizan el funcionamiento de la organización, como sistemas de gestión de calidad, procesos de toma de decisiones, estructuras organizativas eficientes, gestión de recursos humanos, etc.
- Experiencia acumulada: Refleja los aprendizajes y lecciones derivados de situaciones pasadas, tanto éxitos como fracasos. Esta experiencia contribuye al desarrollo de habilidades de resolución de problemas y toma de decisiones más efectivas.
- Conocimientos culturales y valores organizativos: Comprende la comprensión de la cultura organizativa, los valores compartidos y las normas internas que guían el comportamiento y las decisiones de los miembros de la organización.
- Innovación y aprendizaje continuo: Los conocimientos de la organización también incluyen la capacidad de aprender, adaptarse e innovar constantemente en respuesta a cambios en el entorno externo o interno.