Conducción de la Reunión

2.1 Registro de acta:

– Contar con una persona que tome nota para generar un acta de reunión (puede ir rotando) es importante que no sea el conductor de la misma.

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– Se deberá registrar:PRL

• Puntos tratados
• Acuerdos adoptados
• Responsabilidades asignadas
• Plazos establecidos.

2.2 Fomento de la participación:

• Crear un clima que favorezca un intercambio abierto y franco de puntos de vista, donde se admita y respete la discrepancia y se fomente el debate sin descalificación.
• Otorgar un papel relevante al equipo en la toma de decisiones y medidas.
• Atender y escuchar de manera explícita, con una actitud empática. Mirar a los ojos a todos los participantes. Invitarlos, a su vez, a dirigirse a todos los participantes cuando hablan y a comunicarse de manera asertiva.
• Fomentar que el equipo analice los temas planteados.
• Estimular a los que no participan: Preguntar directamente a cada uno solicitando respuestas en lugar de limitarse a lanzar preguntas al aire.
• Impedir que alguien monopolice la discusión: Prestar atención para interrumpir en el momento oportuno y reconducir el tema, reconociendo el valor de lo aportado por el funcionario.
• Mantener una actitud flexible frente al grupo y a los temas discutidos.

2.3 Focalización en los objetivos de la reunión:

• Informar al equipo cuando el tiempo asignado para un punto está próximo a terminar.
• Evitar diálogos o conversaciones que hagan perder la atención en los objetivos de la reunión o que excluyan a los demás asistentes.
• Evitar la introducción de algún tema que, aunque vinculado con la agenda de trabajo, no interesa esencialmente a los fines de la reunión.
• Evitar continuar la discusión después de haber llegado a una conclusión acerca de un tema de la tabla.

2.4 Manejo del contenido:

• Revisar cumplimiento de los compromisos asumidos en la reunión anterior para chequear su cumplimiento, ver los avances o renegociar.
• Identificar las causas de no cumplimiento de compromisos, si esto ocurriera y re-definirlos, o re-calendarizar.
  Revisar desarrollo de indicadores o hitos comprometidos. Ej.: Balanced Scorecard, Convenio de Desempeño, entrega de Informes, etc.
• En caso que sea necesario, analizar la posibilidad de flexibilizar aquellas tareas, que no aportan valor a los objetivos, como temas menos relevantes o tareas improductivas.

2.5 Definición de compromisos y acuerdos:

• Planificar las tareas considerando plazos y responsables.
• Priorizar las tareas que deben hacerse.
• Considerar tareas pendientes para los nuevos acuerdos alcanzados.
• Delegar tareas a los participantes.
• Lograr que los participantes se comprometan con medidas, plazos y acciones a llevar a cabo.
• Anticipar posibles contingencias que afecten el cumplimiento de compromisos por ausencias de funcionarios (vacaciones, licencias médicas, capacitaciones, etc.) y tomar medidas con el equipo para resolverlas.
• Definir, en caso que sea necesario, mecanismos de apoyo (traspaso de conocimientos, prácticas colaborativas, capacitación dentro del mismo equipo, capacitación cruzada, entre otras).
• Si se trata de una reunión de planificación, establecer indicadores que permitan controlar periódicamente el avance de los compromisos y la superación de desafíos.
• Explicitar al equipo que los avances de los compromisos adquiridos seguirán en la agenda de cada una de las próximas reuniones, hasta que estos hayan sido cumplidos.

Pasos para la Conducción de una Reunión Eficaz

1. Inicio de la Reunión:
   • Preparación Previa:
     • Asegurarse de que todos los materiales necesarios estén disponibles.
     • Confirmar que los participantes conocen la agenda y los objetivos de la reunión.
   • Bienvenida y Presentación:
     • Dar la bienvenida a los participantes y agradecer su asistencia.
     • Presentar la agenda de la reunión y los objetivos a lograr.
     • Establecer las normas básicas de la reunión (ej., respetar los turnos de palabra, mantener los teléfonos en silencio).
2. Desarrollo de la Reunión:
   • Mantener el Enfoque:
     • Seguir la agenda establecida para evitar desvíos innecesarios.
     • Dirigir la discusión hacia los puntos clave y evitar temas fuera de lugar.
   • Fomentar la Participación:
     • Animar a todos los participantes a contribuir y expresar sus opiniones.
     • Asegurarse de que no se monopolice la conversación.
   • Gestión del Tiempo:
     • Asignar tiempo específico para cada punto de la agenda y asegurarse de respetarlo.
     • Utilizar un cronómetro o temporizador si es necesario para mantenerse dentro del tiempo.
   • Resolución de Problemas y Toma de Decisiones:
     • Utilizar técnicas de resolución de problemas y toma de decisiones colaborativas.
     • Buscar el consenso y asegurar que las decisiones se tomen de manera clara y transparente.
3. Manejo de Conflictos:
   • Identificación y Mediación:
     • Detectar conflictos potenciales o reales entre los participantes.
     • Intervenir de manera neutral y objetiva para mediar y resolver conflictos.
   • Promover el Respeto:
     • Fomentar un ambiente de respeto mutuo y cortesía.
     • Recordar a los participantes la importancia de escuchar activamente y respetar las opiniones ajenas.
4. Cierre de la Reunión:
   • Recapitulación:
     • Resumir los puntos discutidos y las decisiones tomadas.
     • Confirmar las tareas asignadas y los plazos establecidos.
   • Próximos Pasos:
     • Definir los próximos pasos a seguir y programar reuniones de seguimiento si es necesario.
   • Agradecimientos:
     • Agradecer a los participantes por su tiempo y contribuciones.
   • Documentación:
     • Asegurarse de que se tomen actas detalladas y que se distribuyan a todos los participantes.

Mejores Prácticas para la Conducción de Reuniones

• Preparación y Organización:
  • Preparar la agenda con antelación y distribuirla a los participantes.
  • Definir claramente los objetivos de la reunión.
  • Asegurarse de que todos los recursos y materiales necesarios estén disponibles.
• Comunicación Clara:
  • Explicar claramente cada punto de la agenda y las expectativas.
  • Utilizar un lenguaje claro y conciso.
  • Asegurarse de que todos los participantes comprendan los temas discutidos.
• Facilitación Efectiva:
  • Actuar como facilitador, guiando la discusión y manteniendo el enfoque.
  • Hacer preguntas abiertas para fomentar la participación.
  • Controlar el ritmo de la reunión para asegurar que se cubran todos los puntos de la agenda.
• Flexibilidad y Adaptación:
  • Ser flexible y adaptarse a cambios o imprevistos.
  • Ajustar la agenda si es necesario para abordar temas importantes que surjan durante la reunión.
• Documentación y Seguimiento:
  • Tomar notas detalladas durante la reunión.
  • Distribuir las actas y seguir el progreso de las tareas asignadas.

Ejemplo de Conducción de Reunión

Facilitador: «Buenos días a todos, gracias por estar aquí puntualmente. Hoy tenemos varios puntos importantes en nuestra agenda. Empezaremos con una actualización del proyecto de marketing, luego discutiremos el presupuesto para el próximo trimestre y finalmente revisaremos el feedback del cliente. Espero que podamos mantener una discusión productiva y respetar el tiempo asignado para cada tema.

Primero, veamos la actualización del proyecto de marketing. Ana, ¿puedes compartir con nosotros el progreso hasta ahora?»

(Ana presenta su actualización)

Facilitador: «Gracias, Ana. ¿Alguien tiene preguntas o comentarios sobre la actualización de Ana? Vamos a abrir el espacio para discusiones durante los próximos diez minutos.»

(Se permite la discusión, se anotan puntos clave)

Facilitador: «Muy bien, parece que tenemos un consenso sobre los próximos pasos para el proyecto de marketing. Ana se encargará de seguir adelante con la campaña digital. Ahora pasemos al segundo punto de la agenda: el presupuesto del próximo trimestre.»

(El facilitador sigue este formato para cada punto de la agenda, asegurándose de mantener el tiempo y el enfoque, y fomentando la participación.)