Es natural y surge siempre que hay un grupo. Es tan variada y dinámica como las propias relaciones sociales. Generalmente se produce a través del lenguaje oral, aunque también de notas escritas.
Tiene aspectos positivos y negativos:
- Positivos: es muy rápida, facilita la interacción social, hace circular una información no disponible por las otras fuentes formales y permite a los miembros de la organización un mejor conocimiento de lo que está pasando allí.
- Negativos: es incompleta, se transmite por medio de rumores perjudicando la organización global.
Otro aspecto negativo es que se transmite a través de lo que se llama distintos tipos de cadena:
–En cordón: cada uno se lo dice a otra persona. No es frecuente
–El chisme: una persona se lo dice a todos los demás.
–Cadena de probabilidad : uno se lo dice a los demás, pero de forma aleatoria.
–Por grupo: algunos se lo dicen a otros en particular. Es la más típica.
La estructura dentro del grupo se estructura formando redes:
Redes centralizadas : todos los miembros del grupo tienen que dirigirse a un miembro central que tiene la información de todos los demás y será el máximo responsable de tomar las decisiones.
Ventajas: facilitan la aparición de un líder que asuma toda la información. El grupo se organizará con mayor rapidez y será más eficaz a la hora de resolver problemas sencillos, de naturaleza simple.
Inconvenientes: el porcentaje de error en la realización de la tarea es mayor y el líder tiene dificultad para manejar toda la información que pasa por él. Los miembros del grupo son menos independientes y es menos eficaz cuando los problemas son complejos.
Redes descentralizadas: los individuos se comunican sin figura central, por sí mismos y entre todos. La comunicación es más fluida porque todos los sujetos tienen la información.
Ventajas: la posibilidad de error en el desarrollo de tareas es menor y la información está a disposición de todos y es más fluida. Los miembros del grupo están más satisfechos, ya que disponen de mayor independencia. La eficaz es mayor para la resolución de problemas complejos y para la consecución de objetivos para los que se necesita una división de trabajo.
Inconvenientes: dificulta la aparición de un líder y el grupo se organiza más lentamente. Su eficacia disminuye cuando se trata de resolver un problema sencillo.
El grado de centralización o descentralización influye en la eficacia de resolver problemas, en la precisión en la toma de decisiones y en la satisfacción que experimentan los miembros del grupo.
Características de la Comunicación Informal
- Espontaneidad:
- Se produce de manera natural y no planificada.
- No sigue una estructura formal o procedimientos establecidos.
- Flexibilidad:
- No está limitada por las jerarquías organizacionales.
- Los empleados de diferentes niveles y departamentos pueden comunicarse directamente.
- Rapidez:
- La información puede difundirse rápidamente, a menudo más rápido que a través de canales formales.
- Personalización:
- Tiende a ser más personal y menos formal en el tono.
- Facilita la construcción de relaciones personales entre los empleados.
- Variedad de Canales:
- Utiliza diversos medios, como conversaciones cara a cara, llamadas telefónicas, correos electrónicos informales, mensajes de texto y chats.
Ventajas de la Comunicación Informal
- Rapidez en la Difusión de Información:
- La información puede transmitirse rápidamente, lo que es útil en situaciones que requieren respuestas inmediatas.
- Fomento de la Cohesión del Equipo:
- Ayuda a construir relaciones personales y un sentido de camaradería entre los empleados.
- Flexibilidad y Adaptabilidad:
- Permite una comunicación más libre y adaptativa, facilitando la innovación y la creatividad.
- Reducción de Barreras Jerárquicas:
- Facilita la comunicación entre empleados de diferentes niveles jerárquicos, promoviendo una mayor colaboración.
- Detección Temprana de Problemas:
- Puede revelar problemas o inquietudes antes de que se formalicen, permitiendo una intervención temprana.
Desventajas de la Comunicación Informal
- Riesgo de Distorsión de la Información:
- La información puede distorsionarse a medida que se transmite de una persona a otra, similar al juego del «teléfono descompuesto».
- Propagación de Rumores:
- Puede facilitar la difusión de rumores y desinformación, lo que puede generar malentendidos y conflictos.
- Falta de Documentación:
- A menudo, la comunicación informal no queda registrada, lo que puede llevar a la falta de seguimiento y responsabilidad.
- Pérdida de Control:
- Los líderes pueden tener menos control sobre la información que se comparte y cómo se interpreta.
Ejemplos de Comunicación Informal
- Conversaciones de Pasillo:
- Charlas informales que ocurren en los pasillos de la oficina o en áreas comunes.
- Reuniones Espontáneas:
- Encuentros improvisados entre empleados para discutir ideas o problemas.
- Chats y Mensajes Instantáneos:
- Comunicación a través de aplicaciones de mensajería instantánea como Slack, WhatsApp o Microsoft Teams.
- Eventos Sociales:
- Interacciones durante eventos sociales organizados por la empresa, como almuerzos, cenas o actividades de team building.
- Llamadas Telefónicas y Correos Electrónicos Informales:
- Comunicación rápida y no estructurada para resolver problemas inmediatos o compartir información.
Cómo Gestionar la Comunicación Informal en la Organización
- Fomentar un Clima de Confianza:
- Crear un ambiente donde los empleados se sientan cómodos compartiendo información y opiniones de manera informal.
- Integrar la Comunicación Informal con la Formal:
- Reconocer y valorar la comunicación informal como complemento de la comunicación formal.
- Utilizar insights obtenidos a través de canales informales para informar decisiones formales.
- Establecer Límites Claros:
- Definir qué tipo de información debe transmitirse a través de canales formales y cuáles pueden manejarse de manera informal.
- Monitorear y Gestionar Rumores:
- Estar atento a los rumores y abordarlos de manera proactiva.
- Proveer información clara y precisa para contrarrestar desinformación.
- Fomentar la Transparencia:
- Compartir información de manera abierta y regular para reducir la necesidad de especulaciones y rumores.
- Promover la Inclusión:
- Asegurarse de que todos los empleados tengan acceso a la información relevante, no solo aquellos que participan en canales informales.