La Comunicación dentro del Grupo

Dentro de los grupos organizados se pueden dar distintos tipos de comunicación.

Comunicación formal.

Planificada por la organización dentro de la que coexisten la comunicación descendente, la ascendente y la horizontal.

Comunicación descendente

Es la utilizada por los miembros superiores del grupo para realizar la comunicación con las personas que están en los diferentes niveles. Por lo general, esta comunicación se relaciona con los siguientes temas: informar sobre las políticas, estrategias y objetivos de la organización, las instrucciones del trabajo, la retroalimentación que cada miembro recibe del trabajo que realiza, etc.

Este tipo de comunicación no es siempre es efectiva, sobre todo en organizaciones de gran tamaño y con muchos niveles jerárquicos.

Comunicación ascendente

Es la que parte de los órganos inferiores de la organización y llega hasta la dirección. Es un tipo de comunicación escasa, pero muy importante porque la dirección debe conocer las opiniones de los miembros. Se utiliza para exponer problemas y excepciones, para dar informes del trabajo, quejas y desavenencias, sugerencias de mejora…

La comunicación ascendente prevé datos a la dirección sobre las actividades y el funcionamiento de toda ella.

Comunicación horizontal

Es el flujo lateral de información que se produce en una línea de igualdad entre departamentos o empleados del mismo nivel. Usualmente, este tipo de comunicación se clasifica en tres tipos:

• Resolución interdepartamental del problema.

Se lleva a cabo entre los miembros de un mismo departamento y busca la coordinación y realización de las funciones que requieren actividades conjuntivas.

• Asesorías de departamentos de apoyo.

Comunicación que es llevada a cabo por expertos y es facilitada a los departamentos.

El propósito de esta comunicación horizontal es básicamente la coordinación de las actividades de las organizaciones para poder alcanzar metas globales.

Comunicación informal.

Es natural y surge siempre que hay un grupo. Es tan variada y dinámica como las propias relaciones sociales. Generalmente se produce a través del lenguaje oral, aunque también de notas escritas.

Tiene aspectos positivos y negativos:

• Positivos: es muy rápida, facilita la interacción social, hace circular una información no disponible por las otras fuentes formales y permite a los miembros de la organización un mejor conocimiento de lo que está pasando allí.

• Negativos: es incompleta, se transmite por medio de rumores perjudicando la organización global.

Otro aspecto negativo es que se transmite a través de lo que se llama distintos tipos de cadena:

–En cordón: cada uno se lo dice a otra persona. No es frecuente

–El chisme: una persona se lo dice a todos los demás.

–Cadena de probabilidad: uno se lo dice a los demás, pero de forma aleatoria.

–Por grupo: algunos se lo dicen a otros en particular. Es la más típica.

La estructura dentro del grupo se estructura formando redes:

Redes centralizadas: todos los miembros del grupo tienen que dirigirse a un miembro central que tiene la información de todos los demás y será el máximo responsable de tomar las decisiones.

Ventajas: facilitan la aparición de un líder que asuma toda la información. El grupo se organizará con mayor rapidez y será más eficaz a la hora de resolver problemas sencillos, de naturaleza simple.

Inconvenientes: el porcentaje de error en la realización de la tarea es mayor y el líder tiene dificultad para manejar toda la información que pasa por él. Los miembros del grupo son menos independientes y es menos eficaz cuando los problemas son complejos.

Redes descentralizadas: los individuos se comunican sin figura central, por sí mismos y entre todos. La comunicación es más fluida porque todos los sujetos tienen la información.

Ventajas: la posibilidad de error en el desarrollo de tareas es menor y la información está a disposición de todos y es más fluida. Los miembros del grupo están más satisfechos, ya que disponen de mayor independencia. La eficaz es mayor para la resolución de problemas complejos y para la consecución de objetivos para los que se necesita una división de trabajo.

Inconvenientes: dificulta la aparición de un líder y el grupo se organiza más lentamente. Su eficacia disminuye cuando se trata de resolver un problema sencillo.

El grado de centralización o descentralización influye en la eficacia de resolver problemas, en la precisión en la toma de decisiones y en la satisfacción que experimentan los miembros del grupo.

Tipos de redes de comunicación.

• Rueda.

Son las más centralizadas y las más eficaces en tareas rutinarias. La decisión depende de un único sujeto que conoce la información. Agiliza el proceso de toma de decisiones.

• Círculo.

Son las más descentralizadas y las más eficaces para la resolución de tareas que requieran creatividad. Todos los miembros del grupo deben tener la misma información. Ralentiza el proceso de toma de decisiones.

• Canales.

Es la red con mayores posibilidades, ya que existe interacción entre todos los miembros del grupo. En general no resulta más eficaz que la rueda.

• Cadena.

Es la red con menores posibilidades, ya que restringe la comunicación por que no permite acceder a otras personas.

Para que pueda existir un grupo deben existir unas normas o pautas compartidas por los miembros del grupo, ya que si no será difícil el entendimiento. Estas normas son de percepción y pensamiento, además de comunicación, interacción, apariencia…lo que nos dice el estilo del comportamiento del grupo que determina el grado de rendimiento.

Nos encontramos con distintos tipos de normas que dictaminarán el estilo del grupo:

• Tarea: cómo se organiza el grupo para conseguir el objetivo.

Interacción social: si hay conflictos y cómo se resuelven, quién hace de líder, etc.

• Actitudes y creencias: debe haber un consenso compartido que permita la convivencia para conseguir el objetivo.

• Apariencia física: proyecta la identidad del individuo y del grupo.

Estas normas son particulares para la comunicación y sin ellas el grupo no funcionaría.

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1. Importancia de la Comunicación en el Grupo

1. Coordinación: Facilita la organización de tareas y el cumplimiento de objetivos.
2. Resolución de Problemas: Ayuda a identificar y abordar obstáculos de manera conjunta.
3. Fomento de la Confianza: Promueve relaciones sólidas entre los miembros.
4. Aumento de la Productividad: Minimiza errores y malentendidos.
5. Motivación: Los miembros se sienten valorados y escuchados.

2. Tipos de Comunicación en el Grupo

A. Según la Dirección del Flujo

1. Vertical: Entre niveles jerárquicos (líder a miembro o viceversa).
2. Horizontal: Entre miembros con roles similares.

B. Según el Canal Utilizado

1. Verbal: Hablar cara a cara, llamadas, reuniones.
2. No Verbal: Gestos, expresiones faciales, lenguaje corporal.
3. Escrita: Correos, informes, mensajes.

C. Según la Formalidad

1. Formal: Reuniones planificadas, reportes.
2. Informal: Conversaciones espontáneas, chats.

3. Componentes de una Comunicación Efectiva

1. Emisor: La persona que transmite el mensaje.
2. Receptor: La persona que recibe e interpreta el mensaje.
3. Mensaje: La información que se transmite.
4. Canal: El medio a través del cual se envía el mensaje.
5. Retroalimentación: La respuesta del receptor que confirma la comprensión.
6. Contexto: El entorno en el que se desarrolla la comunicación.

4. Habilidades Clave para una Comunicación Efectiva

1. Escucha Activa: Prestar atención, mostrar interés y evitar interrupciones.
2. Claridad: Expresar ideas de manera sencilla y precisa.
3. Empatía: Entender las emociones y perspectivas de los demás.
4. Asertividad: Expresar opiniones con respeto y confianza.
5. Adaptabilidad: Ajustar el estilo de comunicación según el receptor o la situación.

5. Barreras en la Comunicación del Grupo

1. Falta de Claridad: Mensajes confusos o ambiguos.
2. Ruido: Interferencias en el entorno físico o emocional.
3. Diferencias Culturales: Interpretaciones distintas debido a antecedentes culturales.
4. Conflictos Interpersonales: Tensiones que dificultan el diálogo.
5. Falta de Escucha: No prestar atención o interrumpir.

6. Estrategias para Mejorar la Comunicación en el Grupo

1. Establecer Normas de Comunicación: Definir cómo y cuándo se compartirán ideas.
2. Promover la Transparencia: Fomentar un entorno donde se compartan información y preocupaciones.
3. Usar Canales Apropiados: Elegir el medio más eficaz según la situación.
4. Fomentar la Retroalimentación: Crear un ciclo continuo de diálogo y mejora.
5. Capacitación en Comunicación: Ofrecer talleres o recursos para mejorar las habilidades comunicativas.

7. Dinámicas de Comunicación en Grupos

A. Reuniones

• Espacios formales o informales para compartir avances y resolver problemas.
• Importante definir objetivos, moderadores y tiempos.

B. Brainstorming

• Generar ideas en equipo sin juicios iniciales.
• Fomenta la creatividad y la participación.

C. Comunicación Virtual

• Uso de herramientas tecnológicas como correos, videollamadas y plataformas colaborativas.
• Requiere claridad en mensajes y habilidades para manejar herramientas digitales.

8. Roles en la Comunicación del Grupo

1. Líder: Facilita el diálogo, organiza y motiva.
2. Moderador: Regula la participación y asegura el enfoque en los temas.
3. Integrador: Promueve la inclusión de todas las voces.
4. Crítico: Plantea dudas o análisis para enriquecer la discusión.

9. Resolución de Conflictos Comunicativos

1. Identificar el Problema: Determinar la raíz del conflicto.
2. Crear un Entorno Seguro: Fomentar un espacio donde todos puedan expresar sus puntos de vista.
3. Usar la Escucha Activa: Entender completamente las perspectivas antes de responder.
4. Buscar Soluciones Conjuntas: Trabajar en equipo para encontrar acuerdos.

10. Beneficios de una Buena Comunicación en el Grupo

• Mejora la toma de decisiones.
• Fomenta un ambiente de trabajo positivo y colaborativo.
• Incrementa la eficiencia en la ejecución de tareas.
• Reduce malentendidos y conflictos.
• Fortalece las relaciones interpersonales dentro del equipo.