Esta comunicación permite al cliente entender lo que como empresa pretendes proporcionar y y te permitirá entender o confirmar las necesidades y expectativas de los mismos.
Para esto se podrían considerar factores como:
● Recursos disponibles
● Competencia
● Capacidad
● Tiempos de entrega
El objetivo de este apartado es asegurar que la organización revisa los compromisos contraídos con un cliente y tiene la capacidad para cumplir esos compromisos.
La organización debe asegurarse de que tiene la capacidad de cumplir con los requisitos. Debe estar preparada para suministrar lo que prometió en su catálogo de productos o servicios.
Un ejemplo desastroso fue lo que pasó hace un tiempo con la compañía aérea Vueling, que dejó en tierra a mucha gente en plena operación salida del verano. En este caso, no estaba preparada para suministrar el servicio que prometía.
Las compañías aéreas suelen vender más de la capacidad que tienen, pero luego (la mayoría), suelen estar preparadas para saber qué hacer si se produce el “overbooking” y para poder en estos casos, dar el servicio al cliente. En el caso de Vueling, no contaba con la capacidad necesaria para afrontar todo lo previsto.
Si existen diferencias entre los requisitos definidos previamente y los declarados en un contrato contrato o pedido, será necesario comunicarse con con el cliente y resolver estas diferencias.
Si un cliente no proporciona declaración documentada de sus requisitos, estos deberán ser con el cliente manos con él antes antes de proporcionar el producto o servicio.
Se debe asegurar que la información documentada es conservada para demostrar el acuerdo final con el cliente, incluyendo cualquier corrección o cambio realizados y mostrar que los requisitos pueden ser cumplidos. Por ejemplo: conservar comunicaciones por correo electrónico seleccionadas
Se debe elegir un método adecuado de comunicación y conservar la información documentada pertinente, por ejemplo: correos electrónicos, actas de reuniones u órdenes corregidas.