Otro punto interesante a tratar es cómo colocar el material en los diferentes espacios, baldas, armarios, etc.:
• A granel:
Consiste en colocar todos los artículos que sean iguales en un recipiente sin ordenar. Suelen almacenarse así los materiales de pequeño tamaño para que ocupen menos espacio. Los recipientes en los que éstos se suelen meter son cajas que se colocarán apiladas. Estas cajas son, normalmente, de plástico, con una de sus caras semiabierta y con un sistema tal que la parte alta de la inferior encaja en la parte baja de la superior.
• Colocados en capas:
Este sistema consiste en colocar los productos de una capa en posición horizontal y la siguiente en vertical.
• Sujetando el material:
Para los materiales que, por su forma, pueden caerse con facilidad se utilizan soportes adecuados; así, por ejemplo, los tubos de ensayo se colocan en gradillas, que son utensilios usados en los laboratorios para mantener los tubos verticales y ordenados.
La organización del almacén es tarea propia del auxiliar de enfermería. Cuando llega un nuevo pedido, el auxiliar lo recepciona y contabiliza, comprobando que la mercancía coincide con lo indicado en el albarán de entrega. En caso de existir algún error debe ponerlo en conocimiento del personal encargado de la administración del centro asistencial por si fuese necesaria alguna devolución o reclamación. El auxiliar se encargará también de almacenar correctamente todo el material recibido.
Manual de Auxiliar de Geriatría
Inventario de materiales
Hacer inventario en un centro asistencial consiste en contar todos los artículos que en él se encuentran.
El inventario se realiza por varios motivos:
– Para conocer las existencias reales del almacén.
– Para facilitar la búsqueda de los productos que en él se encuentren, ya que al inventariar conseguiremos una lista con todos los artículos que hay y dónde están colocados.
Fichas de artículos
Son unos formularios que deben rellenarse para cada artículo que se encuentre en el almacén y donde debe figurar información que permita describirlo, identificarlo y facilitar su búsqueda.
Así, la ficha debe recoger, al menos, los siguientes datos:
• Nombre del artículo:
En caso de denominarse de más de una forma, deben ponerse todas para evitar tener varias fichas del mismo artículo.
• Descripción:
Se reseñarán las características más representativas del artículo, así como aquellas cualidades que lo diferencian de los demás y permiten identificarlo.
• Composición:
Detallará el material/es o productos/s de que está hecho. Por ejemplo, si es un guante, en la composición pondremos látex; si es una aspirina, pondremos ácido acetilsalicílico.
• Clasificación:
Se indicará el grupo en el que se encuentra clasificado; esto es, si es fungible o inventariable; y si es fungible, si por su naturaleza es desechable o reutilizable. En caso de clasificar los materiales de otra forma, indicaremos el criterio que se use en el centro asistencial en el que nos encontremos.
• Características especiales:
Este apartado debe tratarse con especial cuidado, ya que en él debemos indicar si el producto es tóxico, inflamable, volátil… En caso de ser tóxico, debemos indicar la vía por la que lo es (aérea, contacto con la piel, ingestión, etc.), así como las medidas de seguridad que debemos tomar para manejarlo. En caso de que el producto no presente ningún peligro, pondremos “inocuo”.
• Referencia:
Es un número que le asigna el centro asistencial, o bien los servicios sanitarios encargados de comprarlo, y que es el que sirve para hacer el pedido.
• Presentación:
Es la forma en que se encuentra el producto en el almacén; por ejemplo, caja de diez viales, unidad individual,…
• Situación:
En este apartado debe ponerse, según el método de organización del almacén, las claves que nos permitan encontrarlo con facilidad dentro del mismo. Este dato es muy importante, ya que permite que cualquier persona nueva o que no esté familiarizada con el almacén pueda encontrar el producto, reduciendo al mínimo el tiempo empleado para ello. Además, en almacenes grandes es un dato fundamental, ya que buscar un artículo sin este dato sería una tarea complicada y tediosa.
Fichas de almacén
Estas fichas son la mejor manera de controlar las existencias en un momento concreto.
Normalmente, tras inventariar, conocemos perfectamente todo lo que hay en el almacén; pero el inventario se hace cada cierto período de tiempo (seis meses, un año,…) durante el cual se producen numerosas entradas y salidas de artículos en el almacén. Para controlar estos movimientos utilizamos las fichas de almacén, que son unos formularios donde deben aparecer los siguientes conceptos:
→ Referencia del artículo.
→ Nombre del artículo.
→ Fecha en la que se realiza el movimiento.
→ Entrada: es el número de unidades de un determinado artículo que llega al almacén como consecuencia, normalmente, de la recepción de un pedido, de la devolución de un material que no se ha usado o por cualquier otra causa.
→ Salida: es el número de unidades de cada artículo que salen del almacén hacia las distintas unidades del centro asistencial.
→ Total: es el número de existencias de un artículo que queda en el almacén. Se obtiene sumando las entradas y restando las salidas al total que se registró en el último inventario. Si estos controles se realizan bien, el número de unidades que se contabilicen en el inventario siguiente debe coincidir con el último total anotado. Si el número inventariado es mayor que el último total anotado, es que alguna entrada no la hemos registrado; y si es menor, será alguna salida la que no habremos tenido en cuenta.
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Principios Básicos de Organización
- Clasificación del Material
- Por Categoría: Clasificar los materiales en grupos según su tipo, uso, tamaño, o cualquier otra característica relevante.
- Por Frecuencia de Uso: Colocar los materiales de uso frecuente en áreas de fácil acceso y los de uso menos frecuente en áreas menos accesibles.
- Por Fecha de Recepción: Aplicar el sistema FIFO (First In, First Out) para materiales perecederos o con fechas de caducidad, asegurando que los productos más antiguos se utilicen primero.
- Etiquetado y Señalización
- Etiquetas Claras: Utilizar etiquetas claras y legibles para identificar el contenido de cada estante o compartimento.
- Códigos de Barras: Implementar sistemas de códigos de barras para facilitar la gestión y seguimiento de inventarios.
- Señalización de Áreas: Señalizar claramente las diferentes áreas del almacén (recepción, almacenamiento, expedición, etc.) para mejorar la navegación y organización.
Distribución del Mobiliario
- Estanterías y Racks
- Altura Adecuada: Ajustar la altura de las estanterías para maximizar el uso del espacio vertical sin comprometer la seguridad.
- Capacidad de Carga: Asegurarse de que las estanterías sean adecuadas para el peso y el volumen de los materiales almacenados.
- Accesibilidad: Colocar las estanterías de manera que los materiales sean accesibles y fáciles de recoger, evitando la necesidad de movimientos incómodos o inseguros.
- Paletas y Contenedores
- Paletización: Utilizar paletas para facilitar el movimiento de grandes cantidades de material mediante carretillas elevadoras.
- Contenedores Modulares: Utilizar contenedores modulares que se puedan apilar y organizar fácilmente en las estanterías.
- Mesas de Trabajo y Bancos
- Ergonomía: Asegurarse de que las mesas y bancos de trabajo estén a una altura ergonómica para reducir la fatiga y el riesgo de lesiones.
- Espacio de Trabajo: Mantener las áreas de trabajo despejadas y organizadas para facilitar las operaciones.
Prácticas de Almacenamiento
- Materiales Pesados
- Baja Altura: Colocar los materiales más pesados en los estantes más bajos para reducir el riesgo de caídas y facilitar su manejo.
- Distribución del Peso: Distribuir el peso de manera uniforme en las estanterías para evitar el colapso.
- Materiales Frágiles
- Protección: Asegurar que los materiales frágiles estén bien protegidos con embalajes adecuados y almacenados en áreas donde no estén expuestos a movimientos bruscos.
- Etiqueta de Fragilidad: Etiquetar claramente los materiales frágiles para alertar a los trabajadores de la necesidad de manejar con cuidado.
- Materiales Peligrosos
- Separación: Almacenar los materiales peligrosos en áreas designadas y separadas de otros materiales, siguiendo las normativas de seguridad aplicables.
- Contención: Utilizar contenedores seguros y resistentes para evitar derrames o liberación de sustancias peligrosas.
Optimización del Espacio
- Estanterías Ajustables
- Flexibilidad: Utilizar estanterías con baldas ajustables para adaptarse a diferentes tamaños y tipos de material.
- Ajuste Periódico: Revisar y ajustar las estanterías según sea necesario para acomodar cambios en el inventario.
- Uso del Espacio Vertical
- Almacenamiento en Altura: Aprovechar al máximo el espacio vertical con estanterías altas, asegurándose de seguir las normas de seguridad para evitar caídas.
- Plataformas Elevadoras: Utilizar plataformas elevadoras o escaleras de seguridad para acceder a los materiales almacenados en altura.
Seguridad y Ergonomía
- Acceso Seguro
- Pasillos Despejados: Mantener los pasillos y áreas de acceso despejados para facilitar el movimiento seguro de personas y equipos.
- Iluminación Adecuada: Asegurar una iluminación adecuada en todas las áreas del almacén para prevenir accidentes y facilitar el trabajo.
- Equipos de Protección
- Uso Obligatorio de EPP: Implementar el uso obligatorio de equipos de protección personal (EPP) como cascos, guantes, y calzado de seguridad.
- Formación en Ergonomía: Proveer formación en técnicas ergonómicas para levantar y manejar materiales de manera segura.