INTRODUCCIÓN
La gestión de los recursos materiales es una de las actuaciones más importantes dentro de los centros asistenciales, ya que influye notablemente en el buen funcionamiento de los mismos.
De hecho, una inadecuada ejecución en las tareas de control del material, su almacenamiento y organización, así como en la realización de pedidos, puede provocar un déficit de determinados artículos que podría dar lugar a situaciones muy graves.
Los recursos materiales de un centro asistencial no son sólo los directamente relacionados con la asistencia sanitaria (productos farmacológicos, material de curas,…); sino también el material de oficina, el material informático, etc.
La gestión de recursos materiales es función del personal auxiliar que, para realizar correctamente las tareas que le corresponden, deberá trabajar de una forma ordenada y metódica, previniendo situaciones antes de que ocurran para evitar momentos de caos.
En este sentido, será fundamental la colaboración del resto del personal sanitario. El material que se utiliza suele ser, en general, común a todos los centros asistenciales.
No obstante, puede haber variaciones. Por ello, cuando el personal auxiliar llega por primera vez a un nuevo centro asistencial, unidad o servicio debe familiarizarse con los recursos materiales que en allí se utilizan, ya que será el encargado de su control y gestión.
Las funciones del auxiliar de enfermería en el ámbito de la gestión de los recursos materiales son:
• Revisión del material.
• Petición del material.
• Recepción del pedido.
• Almacenamiento y ordenación del material.
• Reposición del material.
Aunque no existe una fuerte implantación de la informática en la gestión de los recursos materiales en los centros asistenciales, el uso de esta herramienta en otro tipo de empresas ha demostrado su eficacia, permitiendo un mejor control del material y facilitando la realización de pedidos que incluso puede hacerse de forma automática.
Los programas informáticos utilizados para este tipo de gestión son, en general, bases de datos donde se encuentra todo el material existente en el almacén, de forma que los usuarios pueden saber las existencias de cada artículo en un determinado momento. Además, un usuario puede efectuar un pedido de una o varias unidades al almacén quedando dicha cantidad restada inmediatamente del total de existencias. De la misma forma, al llegar un pedido, las cantidades que se introduzcan en el programa se sumarán a las que ya había.
Los sistemas más modernos agilizan este proceso mediante un sistema de códigos de barras que permite, utilizando un lector, introducir el pedido recepcionado.
Muchos programas tienen, además, un sistema de alertas; esto es, cuando el numero de unidades de un artículo es inferior a un mínimo fijado, el sistema lanza un mensaje de alerta para que se efectúe un pedido.
En definitiva, las ventajas de estos programas son: rapidez, eficacia, disminución de errores entre el número de existencias real y el contabilizado, etc.
Manual de Auxiliar de Geriatría
FUNCIONES DEL AUXILIAR DE ENFERMERÍA EN LA GESTIÓN DE RECURSOS MATERIALES
El control de material del almacén, la organización del mismo y la formulación de pedidos son funciones propias a desarrollar por el auxiliar, que también ha de revisar las existencias de recursos en los puntos donde éstos se utilizan para evaluar cuándo es necesario reponer el que falte o realizar un pedido.
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1. Planificación de Recursos
a. Identificación de Necesidades
- Evaluación: Realizar un análisis de las necesidades de recursos materiales basándose en la demanda de servicios y las operaciones diarias.
- Presupuesto: Establecer un presupuesto que cubra las necesidades identificadas, considerando tanto los costes iniciales como los costos recurrentes.
b. Proyección y Programación
- Proyecciones de Demanda: Estimar la cantidad de recursos necesarios en función de la demanda prevista.
- Programación: Planificar las compras y el aprovisionamiento para asegurar la disponibilidad oportuna de materiales.
2. Adquisición de Recursos
a. Proveedores y Compras
- Selección de Proveedores: Evaluar y seleccionar proveedores confiables que ofrezcan materiales de calidad a precios competitivos.
- Contratos y Acuerdos: Negociar contratos que incluyan términos sobre precios, tiempos de entrega y calidad.
b. Proceso de Compra
- Pedidos: Realizar pedidos conforme a las necesidades y especificaciones establecidas.
- Recepción y Verificación: Recibir y verificar los materiales adquiridos para asegurar que cumplen con los requisitos establecidos.
3. Almacenamiento y Gestión de Inventarios
a. Almacenamiento
- Condiciones de Almacenamiento: Asegurar que los materiales se almacenen en condiciones adecuadas para mantener su calidad y evitar deterioro.
- Organización: Organizar el espacio de almacenamiento de manera eficiente para facilitar el acceso y la gestión de los materiales.
b. Control de Inventarios
- Sistema de Inventarios: Implementar un sistema de gestión de inventarios (manual o automatizado) para rastrear los niveles de existencias y el movimiento de materiales.
- Revisión y Reposición: Realizar revisiones periódicas del inventario y programar la reposición de materiales según sea necesario.
4. Gestión y Distribución
a. Asignación de Recursos
- Distribución Interna: Distribuir los materiales de manera eficiente entre los diferentes departamentos o áreas según sus necesidades.
- Control de Uso: Monitorear el uso de los materiales para evitar desperdicios y asegurar un uso eficiente.
b. Registro y Seguimiento
- Registros: Mantener registros detallados sobre la adquisición, almacenamiento y distribución de recursos materiales.
- Auditorías: Realizar auditorías periódicas para verificar el estado del inventario y la exactitud de los registros.
5. Mantenimiento y Gestión de Calidad
a. Mantenimiento de Equipos y Materiales
- Mantenimiento Preventivo: Implementar programas de mantenimiento preventivo para equipos y materiales para prolongar su vida útil.
- Reparaciones: Gestionar reparaciones de equipos y materiales defectuosos para minimizar el impacto en las operaciones.
b. Gestión de Calidad
- Control de Calidad: Realizar controles de calidad para asegurar que los materiales cumplen con los estándares y especificaciones requeridos.
- Retroalimentación: Recoger y analizar la retroalimentación sobre la calidad de los materiales y el desempeño de los proveedores.
6. Optimización y Mejora Continua
a. Evaluación de Desempeño
- Indicadores de Desempeño: Establecer y monitorear indicadores clave de desempeño (KPI) relacionados con la gestión de recursos materiales, como rotación de inventarios, costes de adquisición y niveles de desperdicio.
b. Mejora Continua
- Análisis de Desviaciones: Analizar las desviaciones entre los resultados planificados y los reales para identificar áreas de mejora.
- Implementación de Mejoras: Implementar cambios y mejoras en los procesos de gestión de recursos materiales basados en el análisis de desempeño y la retroalimentación.
7. Consideraciones Ambientales y Sostenibilidad
a. Gestión de Residuos
- Clasificación y Eliminación: Clasificar y eliminar los residuos materiales de acuerdo con las normativas ambientales y las mejores prácticas de sostenibilidad.
- Reciclaje: Promover el reciclaje de materiales cuando sea posible para reducir el impacto ambiental.
b. Eficiencia Energética
- Uso Eficiente de Energía: Implementar prácticas para el uso eficiente de la energía en el almacenamiento y manejo de materiales.