Se debe comprender el problema definirlo, estructurarlo y analizar los fallos. Si el problema resulta muy complejo es recomendable dividirlo en segmentos y realizar una breve descripción de cada una de las partes.
Se debe verificar la comprensión del problema, esto resulta ser más fácil si se comparte con otras personas para asegurar que la comprensión sea la adecuada.
Asignar prioridades a los problemas: Si son varios los problemas que se presentan se debe fijar prioridad para identificar a cual se le dará solución primero y a cuales sucesivamente.
Se deben diferenciar los aspectos que son “importantes” y cuales son “urgentes”, ya que los que resulta ser importante se les debe prestar mayor atención.
Un ejemplo de esto puede ser que a menudo se responden llamadas por teléfono y estas son de carácter urgente, lo importante seria diseñar un sistema que permita el filtrado y priorizarlas