Se debe comprender el problema definirlo, estructurarlo y analizar los fallos. Si el problema resulta muy complejo es recomendable dividirlo en segmentos y realizar una breve descripción de cada una de las partes.
Se debe verificar la comprensión del problema, esto resulta ser más fácil si se comparte con otras personas para asegurar que la comprensión sea la adecuada.
Asignar prioridades a los problemas: Si son varios los problemas que se presentan se debe fijar prioridad para identificar a cual se le dará solución primero y a cuales sucesivamente.
Se deben diferenciar los aspectos que son “importantes” y cuales son “urgentes”, ya que los que resulta ser importante se les debe prestar mayor atención.
Un ejemplo de esto puede ser que a menudo se responden llamadas por teléfono y estas son de carácter urgente, lo importante seria diseñar un sistema que permita el filtrado y priorizarlas
El análisis del problema es un paso fundamental en la resolución de problemas y la toma de decisiones efectivas. Implica comprender completamente la naturaleza y el alcance del problema antes de buscar soluciones:
Pasos para el Análisis del Problema:
- Definir el Problema:
- Identifica claramente cuál es el problema que necesitas resolver. Especifica la situación actual y por qué es un problema.
- Recopilar Datos:
- Reúne información relevante y datos relacionados con el problema. Esto puede incluir datos cuantitativos (números, métricas) y cualitativos (opiniones, observaciones).
- Descomponer el Problema:
- Divide el problema en partes más pequeñas y manejables. Esto te ayudará a comprender mejor sus componentes y relaciones.
- Identificar Causas Raíz:
- Utiliza técnicas como el diagrama de Ishikawa (espina de pescado) o el análisis de causa raíz para identificar las causas subyacentes del problema.
- Establecer Objetivos:
- Define claramente lo que esperas lograr al resolver este problema. Establece metas y criterios de éxito.
- Analizar Impactos:
- Evalúa cómo este problema afecta a otras áreas o procesos. Identifica impactos directos e indirectos.
- Considerar Restricciones y Limitaciones:
- Reconoce cualquier restricción o limitación que pueda influir en las soluciones posibles.
- Identificar Intereses y Actores Involucrados:
- Determina quiénes están directa o indirectamente afectados por el problema y cuáles son sus intereses.
Herramientas para el Análisis del Problema:
- Diagrama de Causa y Efecto: Permite visualizar las relaciones entre diversas causas y el efecto (problema) que producen.
- Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas): Ayuda a identificar factores internos y externos que pueden influir en el problema.
- Entrevistas y Encuestas: Obtén información directa de personas involucradas para comprender mejor la situación.
- Análisis de Datos Cuantitativos y Cualitativos: Utiliza herramientas estadísticas y técnicas de análisis de datos para obtener perspectivas más profundas.
Enfoque Sistemático:
- Formular Preguntas Clave:
- ¿Qué está causando este problema?
- ¿Cuál es el impacto del problema en nuestro objetivo?
- ¿Qué información necesitamos para comprender completamente el problema?
- Iterar y Refinar:
- El análisis del problema puede ser un proceso iterativo. No tengas miedo de revisar y ajustar tu comprensión a medida que obtienes más información.