Será lícito el tratamiento por las Administraciones Públicas de datos con fines de archivo en interés público, que se someterá a lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 y en la presente ley orgánica con las especialidades que se derivan de lo previsto en la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, en el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso, así como la legislación autonómica que resulte de aplicación.
1. Tratamiento de Datos Relativos a Infracciones y Sanciones Administrativas
a. Normativa Aplicable
- RGPD: Artículos 6 y 10.
- LOPDGDD: Artículos 22 y 23.
b. Finalidad y Base Legal
- Finalidad: El tratamiento de datos relativos a infracciones y sanciones administrativas debe estar destinado a cumplir con obligaciones legales o el ejercicio de funciones de interés público. Esto incluye la gestión de procedimientos administrativos, la imposición de sanciones y el cumplimiento de normas y regulaciones.
- Base Legal:
- El tratamiento se basa en la necesidad de cumplir con una obligación legal a la que está sujeto el responsable del tratamiento.
- También puede basarse en la necesidad de realizar una tarea llevada a cabo en el ejercicio de poderes públicos.
c. Categorías de Datos
- Datos Especiales: El tratamiento puede incluir datos personales que revelen infracciones de normas o sanciones impuestas. No suele incluir datos sensibles (como salud o ideología) a menos que sea estrictamente necesario para la gestión de la infracción.
d. Información a los Interesados
- Transparencia: Los responsables del tratamiento deben informar a los interesados sobre la existencia del tratamiento, su finalidad, y los derechos que les asisten.
e. Medidas de Seguridad
- Protección: Implementar medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos contra el acceso no autorizado, la alteración, la destrucción o la pérdida.
f. Conservación de Datos
- Plazo de Conservación: Los datos relacionados con infracciones y sanciones deben conservarse durante el tiempo necesario para cumplir con las obligaciones legales y administrativas. Posteriormente, deben ser eliminados o anonimizados, salvo en los casos en que la ley disponga lo contrario.
2. Tratamiento de Datos con Fines de Archivo en Interés Público
a. Normativa Aplicable
- RGPD: Artículos 5(1)(b), 6(1)(e) y 89.
- LOPDGDD: Artículos 26 y 27.
b. Finalidad y Base Legal
- Finalidad: El tratamiento con fines de archivo en interés público incluye la conservación de datos para fines históricos, estadísticos o científicos, y para la preservación del patrimonio documental.
- Base Legal:
- El tratamiento debe estar basado en el cumplimiento de una obligación legal de archivo o en el interés público.
- Los datos deben ser tratados de manera que se garantice el respeto a los derechos y libertades de los interesados.
c. Categorías de Datos
- Datos Personales: Pueden incluir una amplia gama de datos, dependiendo del contexto del archivo, y deben ser tratados de manera adecuada para la finalidad para la que fueron recopilados.
d. Información a los Interesados
- Transparencia: Aunque el tratamiento es para fines de archivo en interés público, se debe proporcionar información general sobre el tratamiento de los datos, especialmente en casos donde la información sea accesible para el público.
e. Medidas de Seguridad
- Protección y Acceso: Los datos deben ser almacenados de manera segura, con medidas adecuadas para garantizar su integridad y confidencialidad. El acceso debe estar restringido a personas autorizadas que necesiten acceder a los datos para cumplir con la finalidad del archivo.
f. Conservación de Datos
- Duración: Los datos se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir con los fines de archivo. Una vez que ya no sean necesarios para esos fines, se deben aplicar medidas de anonimización o eliminación si corresponde.