DESARROLLO DE INDICADORES

Es importante que las organizaciones desarrollen un conjunto de indicadores medibles que ayuden a la
organización a medir el logro de sus objetivos (véase 6.2) y a cuantificar su desempeño de compliance. Este proceso debería tener en cuenta los resultados de la apreciación de los riesgos de compliance (véase 4.6) para asegurar que los indicadores estén relacionados con las principales características de los riesgos de compliance de la organización. La cuestión de qué y cómo medir el desempeño de compliance puede ser complejo en ocasiones, pero sin embargo es un factor vital para demostrar la eficacia del sistema de gestión de compliance. Además, los indicadores necesarios variarán a medida que la organización madure, así como con el ritmo y alcance de los programas nuevos y revisados que se implementen.
EJEMPLO 1 Ejemplos de indicadores de actividad incluyen:
– porcentaje de empleados a los que se haya impartido formación de forma eficaz,
– frecuencia de los contactos con los reguladores,
– utilización de mecanismos para obtener opiniones (incluyendo comentarios sobre el valor de dichos mecanismos por parte de sus usuarios),
– qué tipo de acción correctiva se tomó para cada incumplimiento.
EJEMPLO 2 Ejemplos de indicadores reactivos incluyen:
– cuestiones e incumplimientos identificados y comunicados, por tipo, área y frecuencia,
– consecuencias de los incumplimientos, que pueden incluir valoración del impacto que resulte de compensaciones monetarias, multas y otras sanciones, coste de remediación, pérdida de reputación o coste del tiempo de los empleados,
– la cantidad de tiempo utilizado para informar y adoptar acciones correctivas.
EJEMPLO 3 Ejemplos de indicadores predictivos incluyen:
– riesgos de incumplimientos, medidos como la pérdida/ganancia potencial de los objetivos (ingresos, salud y seguridad, reputación, etc.) a lo largo del tiempo,
– tendencias de incumplimientos (tasa de compliance esperada basada en tendencias pasadas).

INFORMES DE COMPLIANCE

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El órgano de gobierno, la dirección y la función de compliance deberían asegurarse de estar correcta y
puntualmente informados sobre el desempeño del sistema de gestión de compliance de la organización y de su adecuación continua, incluyendo todos los incumplimientos relevantes, y promover activamente el principio de que la organización anima y apoya una cultura de información completa y franca. Las
disposiciones relativas a la información interna deberían asegurar que:
a) se establecen criterios adecuados y obligaciones de información;
b) se establecen programas para la presentación periódica de informes;
c) existe un sistema de informes de excepciones que facilita información ad hoc sobre incumplimientos
emergentes;
d) existen sistemas y procesos que aseguren la exactitud y completitud de los informes;
e) se facilita una información exacta y completa a las funciones o áreas de la organización apropiadas, para permitir que se adopten acciones preventivas, correctivas y remediadoras;
f) hay un proceso de firmas que confirmen la exactitud de los informes que se remiten al órgano de
gobierno, incluyendo la firma de la función de compliance.
Una organización debería elegir un formato, contenido y periodicidad de sus informes internos de
compliance que sean adecuados a sus circunstancias, a no ser que haya alguna especificidad legal en otro sentido.
Los informes de compliance deberían incorporarse en los informes normales de la organización.
Sólo se deberían preparar informes separados en caso de que hubiera incumplimientos graves y para
cuestiones emergentes.
Todos los incumplimientos deben ser informados adecuadamente. Mientras que los informes de problemas sistémicos y recurrentes son particularmente importantes, un incumplimiento puntual puede ser igualmente preocupante si es grave o deliberado. Incluso un fallo pequeño puede indicar una gran debilidad en los procesos existentes y en el sistema de gestión de compliance. Si no se informa sobre él puntualmente, puede llevar a pensar que el fallo no importa y puede dar lugar a que dicho fallo se convierta en un problema sistémico.

Se debería animar a los empleados a que respondan e informen sobre incumplimientos de las leyes y otros incidentes de incumplimientos de compliance y para que vean dichos informes como una acción positiva y no amenazante, sin ningún temor a sufrir represalias.
Las obligaciones de informar deberían establecerse de forma clara en la política y procedimientos de
compliance de la organización y reforzarse por otros métodos, tales como refuerzos informales de la
dirección durante su trabajo del día a día con los empleados.

CONTENIDO DE LOS INFORMES DE COMPLIANCE

Los informes de compliance pueden incluir:
a) cualquier materia sobre la que la organización deba notificar a cualquier regulador o autoridad;
b) cambios en las obligaciones de compliance, en su impacto en la organización y las propuestas para
cumplir con las nuevas obligaciones;
c) medidas del desempeño de compliance, incluyendo los incumplimientos y la mejora continua;
d) número y detalles de posible(s) incumplimiento(s) y su análisis subsiguiente;
e) acciones correctivas adoptadas;
f) información sobre la eficacia del sistema de gestión de compliance, sus logros y tendencias;
g) contactos, y desarrollo de las relaciones, con los reguladores;
h) resultados de las auditorías, así como de las actividades de seguimiento.
La política de compliance debería fomentar el informe inmediato de cuestiones materialmente significativas que surjan fuera de los periodos previstos para el informe periódico.

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1. Definición del Propósito de los Indicadores

• Objetivo: Clarificar qué se desea medir y por qué. Esto puede incluir monitorear el rendimiento, evaluar el cumplimiento de normativas, o medir el impacto de una estrategia.
• Contexto: Identificar el área específica en la que se aplicarán los indicadores, como finanzas, recursos humanos, marketing, cumplimiento normativo, etc.

2. Identificación de Áreas Clave de Desempeño (KPI)

• Áreas Estratégicas: Determinar cuáles son las áreas críticas para el éxito de la organización. Estas áreas deben alinearse con los objetivos estratégicos.
• Resultados Esperados: Definir los resultados que se esperan en cada área clave. Estos resultados guiarán la selección de indicadores relevantes.

3. Selección de Indicadores

• Relevancia: Seleccionar indicadores que estén directamente relacionados con los objetivos organizacionales y que proporcionen información útil para la toma de decisiones.
• Medibilidad: Asegurarse de que los indicadores sean medibles de manera cuantitativa o cualitativa.
• Fiabilidad: Los indicadores deben proporcionar datos precisos y consistentes.
• Accesibilidad: Los datos necesarios para calcular los indicadores deben estar disponibles y ser fáciles de recolectar.

4. Diseño de Indicadores

• Indicadores Cuantitativos y Cualitativos: Los indicadores pueden ser numéricos (cuantitativos) como el ROI (Retorno sobre la inversión) o descriptivos (cualitativos) como la satisfacción del cliente.
• Indicadores de Resultados y de Proceso:
  • Indicadores de Resultado: Miden los logros finales, como la cuota de mercado o la rentabilidad.
  • Indicadores de Proceso: Miden el desempeño de las actividades que llevan a los resultados, como la eficiencia operativa o el tiempo de entrega.

5. Establecimiento de Metas

• Metas SMART: Establecer metas que sean Específicas, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con un marco de Tiempo definido. Esto proporciona un estándar contra el cual se puede evaluar el desempeño.
• Benchmarking: Comparar los indicadores con estándares de la industria o con el desempeño de la competencia para establecer metas realistas.

6. Recolección y Análisis de Datos

• Fuentes de Datos: Identificar de dónde provendrán los datos para los indicadores (sistemas internos, encuestas, datos financieros, etc.).
• Métodos de Análisis: Definir cómo se analizarán los datos, qué herramientas se utilizarán, y quién será responsable del análisis.
• Frecuencia de Monitoreo: Establecer con qué frecuencia se medirán y revisarán los indicadores (diario, semanal, mensual, etc.).

7. Comunicación y Uso de Indicadores

• Informes: Desarrollar reportes que presenten los indicadores de manera clara y comprensible para los interesados (directivos, empleados, accionistas, etc.).
• Tomar Decisiones: Utilizar los indicadores para guiar la toma de decisiones y ajustes estratégicos en la organización.
• Retroalimentación Continua: Crear un ciclo de retroalimentación donde los indicadores se revisen y ajusten según sea necesario para mejorar la precisión y relevancia.

8. Revisión y Mejora Continua

• Evaluación Periódica: Revisar regularmente la efectividad de los indicadores y realizar ajustes según los cambios en los objetivos organizacionales o en el entorno.
• Actualización de Indicadores: Modificar o reemplazar indicadores que ya no sean relevantes o útiles para los objetivos actuales.