PROCESO DE CONTROL

– Proceso de control
Podemos clasificar ese proceso de control, bien siguiendo el criterio del momento en el que se desarrolla el control, y de esa forma podemos diferenciar entre:
-Control previo: se dirige a evitar o prevenir que ocurran sucesos no deseados, y para ello se realiza un control antes de desarrollar o de ejecutar la acción.(p.ej. Previsión de los materiales que se va a necesitar).
– Control a posteriori: se encarga de comprobar las actuaciones , y analizar los resultados cuando son diferentes a los deseados.
– Control actual ( o permanente): se dirige a ajustar el resultado con el objetivo de forma que se mantenga la estabilidad dentro del sistema.
Otra clasificación que se puede establecer, puede ser según la finalidad del control, así tendríamos:
– Control de exactitud: persigue que las variables controladas cumplan con las normas preestablecidas, y la comprobación se realiza de forma individualizada para cada una de las variables. Este control se conoce también como control interno ( p.ej. Control de inventario, de calidad, de tesorería).
– Control de eficiencia: se realiza de forma más general o global, y se encarga de medir la rentabilidad y productividad de los procesos económicos de la empresa. Como una forma de orientar esos procesos hacia conseguir la eficacia de la empresa.
Las etapas que se pueden distinguir en el proceso de control van a ser:
1) definición de las variables Standard o normas, como una medida de los objetivos que se quieren alcanzar.
2) obtener los datos sobre los resultados de las actuaciones que se han desarrollado.
3) realizar una comparación de los resultados con los valores de las variables que se han definido en el primer apartado.
4) Se realizarán las acciones correctivas de acuerdo a la evaluación realizada en 3).
– Definición de variables: esas medidas se establecen en base a estadísticas que reflejan situaciones pasadas similares, o a la experiencia subjetiva por parte de los directivos de la empresa.
– Obtención de datos, resultados: la medida de los resultados se ha de obtener en unidades de medida correctas que permitan ser comparadas con los Standard o normas que se han establecido. Las medidas de esos resultados deben dirigirse a la persona oportuna ( la 3) está aquí incluida).

Manual de Habilidades Directivas

– Acciones correctivas: esas medidas deben ser llevadas a cabo, determinadas por la persona adecuada, es decir por aquella que tenga autoridad sobre el asunto o tarea correspondiente.
De forma general se puede decir que el control nunca va a ser total, ya que siempre van a existir desviaciones con respecto a los objetivos. Raramente se llega a la exactitud.
Las diferentes técnicas que se emplean en el control de las actividades reciben el nombre de control económico o control de gestión; estas técnicas pueden clasificarse en lo que se conoce como control presupuestario, y control no presupuestario.
– control presupuestario: se basa y se apoya en la elaboración y ejecución de unos presupuestos, los cuales pueden servir como elemento de comparación y por tanto como una técnica de control.
– control no presupuestario: pueden ser por ejemplo la observación personal que es la técnica más común, y se realiza por el superior sobre el subordinado. Otra puede ser las auditorias que tienden a asesorar respecto al funcionamiento de la empresa; otras pueden ser el análisis del punto muerto. Otras pueden ser el análisis de tiempos mediante grafos.
Todas estas técnicas nos van a proporcionar distinta información que se tendrá que ordenar y analizar para que ese sistema de control cumpla con su finalidad que es la de apoyar a la dirección en el proceso de toma de decisiones.

Las Decisiones de la Empresa
Concepto y estructura del proceso de decisión
– Concepto
– Fases o etapas
– Principales elementos
– Clasificación
Situaciones de decisión
Métodos cuantitativos de la toma de decisión.
Decisiones secuenciales
Toma de decisión en grupo
Importancia de la información.
Concepto y estructura del proceso de Decisión
En la Empresa, la información se transforma en actuación a través de un proceso de cambio orientado a conseguir un objetivo o una meta de la Empresa. Ese proceso de cambio es el proceso de toma de decisión de la Empresa. La relación que existe entre la información, la decisión y la actuación va a ser el eje central en la función de dirección.

Concepto
El concepto de toma de decisión lo podemos definir como la elección racional entre distintas alternativas para conseguir un objetivo.
Fases o etapas que se pueden diferenciar: (según “Simón”)
– La actividad de inteligencia en la que se realiza una investigación del entorno de forma que se puedan definir las condiciones que configuran el problema.

– Se realizará una actividad de diseño, es decir una generalización y análisis de distintas alternativas que solucionen el problema.
– Se realizará una actividad de elección, es decir seleccionar una alternativa entre las que se habían planteado.

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Fases del proceso de control:

1. Establecimiento de estándares o indicadores de rendimiento:
   • Descripción: Los estándares son los criterios o puntos de referencia utilizados para medir el desempeño. Pueden ser cuantitativos (como costos, tiempo, producción) o cualitativos (como la satisfacción del cliente o la calidad).
   • Ejemplo: Una empresa puede establecer como estándar producir 1,000 unidades de un producto por día con un margen de error del 2%.
2. Medición del rendimiento real:
   • Descripción: Una vez definidos los estándares, se mide el rendimiento real. Esto puede implicar la recolección de datos a través de informes, inspecciones, encuestas o cualquier otro mecanismo que permita obtener información precisa.
   • Ejemplo: La empresa mide cuántas unidades se han producido realmente en un día y verifica si cumplen con los requisitos de calidad establecidos.
3. Comparación del rendimiento real con los estándares:
   • Descripción: En esta fase, se compara el desempeño real con los estándares previamente definidos. La idea es identificar cualquier desviación, positiva o negativa, entre lo planeado y lo ejecutado.
   • Ejemplo: Si la empresa produjo 950 unidades en lugar de 1,000, entonces hay una desviación negativa. Si produjo 1,050 unidades, la desviación es positiva.
4. Acción correctiva:
   • Descripción: Si se detectan desviaciones entre el desempeño real y los estándares, se debe tomar acción correctiva. Esto implica identificar las causas del problema y aplicar las soluciones necesarias para corregir el rumbo. Puede implicar ajustes en los recursos, procesos, o incluso en los objetivos.
   • Ejemplo: Si la empresa produjo menos unidades debido a una falla en la maquinaria, se debe reparar la maquinaria o reemplazarla para evitar futuras interrupciones.
5. Retroalimentación:
   • Descripción: El proceso de control es cíclico, por lo que la retroalimentación es crucial. Los resultados de las acciones correctivas y las nuevas mediciones deben ser evaluados continuamente para ajustar los estándares o modificar las estrategias según sea necesario.
   • Ejemplo: Si la acción correctiva tomada resuelve el problema, el estándar puede mantenerse, pero si el problema persiste, podría ser necesario revisar el estándar o realizar cambios más profundos en el proceso productivo.

Tipos de control:

1. Control preventivo:
   • Se realiza antes de que las actividades se lleven a cabo, y su objetivo es prever los problemas antes de que ocurran. Ejemplo: la planificación adecuada y la asignación de recursos.
2. Control concurrente:
   • Se lleva a cabo mientras las actividades se están desarrollando, monitoreando el rendimiento en tiempo real. Ejemplo: supervisión en línea de los procesos de producción.
3. Control correctivo:
   • Se aplica después de que la actividad o tarea ha sido realizada para corregir problemas o desvíos. Ejemplo: auditorías financieras.

Importancia del proceso de control:

• Mejora del rendimiento organizacional: Garantiza que los objetivos se cumplan de manera eficiente y eficaz.
• Adaptación al cambio: Permite a la organización ajustarse rápidamente a cualquier cambio en el entorno o circunstancias internas.
• Minimización de errores: Identifica problemas antes de que se agraven, permitiendo la toma de decisiones informadas.
• Aseguramiento de la calidad: Ayuda a mantener los estándares de calidad en todas las operaciones.
• Optimización de recursos: Asegura que los recursos se usen de manera eficiente para evitar pérdidas o desperdicios.