3. Limpieza y mantenimiento automático
Copilot ayuda a:
- Archivar correos antiguos.
- Sugerir eliminación de newsletters repetitivas.
- Filtrar correos irrelevantes.
- Reducir el exceso de notificaciones.
“Limpia mi bandeja eliminando emails promocionales de la última semana.”
4. Extracción de tareas directamente desde mensajes
Copilot identifica frases como:
- “Necesito que me envíes…”
- “Por favor revisa…”
- “Fecha límite…”
Y propone tareas directamente para:
- Microsoft To Do
- Planner
- Calendar
5. Búsqueda avanzada con lenguaje natural
En lugar de usar filtros complejos, el usuario puede escribir:
- “Encuentra el correo donde Sara me envió el presupuesto en PDF.”
- “Búscame el mensaje en el que acordamos el precio inicial del proyecto.”
- “Localiza el correo sobre la reunión del día 12.”
Copilot responde con precisión.
6. Gestión de seguimientos
Copilot detecta:
- Correos sin respuesta
- Compromisos tomados
- Envíos pendientes
- Promesas de enviar documentos
Y pregunta:
“¿Quieres que te recuerde responder a este correo esta tarde?”
7. Resúmenes globales de la bandeja de entrada
Ideal para empezar el día.
“Resume mi bandeja de entrada y destaca lo urgente, lo importante y lo que puedo ignorar.”
✍️ Prompts prácticos para gestionar el correo
Organizar:
“Organiza los correos de esta semana por proyectos y muéstrame los prioritarios.”
Priorizar:
“¿Qué correos necesitan acción antes de mañana?”
Limpiar:
“Archiva todo lo relacionado con pedidos completados.”
Buscar:
“Encuentra el email donde acordamos la nueva tarifa trimestral.”
Tareas:
“Extrae las tareas pendientes mencionadas en los correos de hoy.”
🧩 Ejercicio práctico del apartado 5.3
El alumno debe:
- Pedir a Copilot un resumen de la bandeja de entrada.
- Solicitar una lista de correos urgentes.
- Organizar los correos de la semana por proyectos o temas.
- Extraer tareas o plazos detectados por Copilot.
- Realizar una limpieza automática: archivar o eliminar correos no relevantes.
5.4. Estilos y tonos
Copilot en Outlook permite transformar cualquier correo —redactado por el usuario o generado por la IA— en distintos estilos y tonos de comunicación, adaptándose al receptor, al contexto y al objetivo del mensaje.
Esta función es clave para lograr correos más profesionales, persuasivos o empáticos, según cada situación.
✅ ¿Qué es la función de estilos y tonos?
Es la capacidad de Copilot para reescribir un correo manteniendo el mensaje original, pero ajustándolo a:
- Nivel de formalidad
- Objetivo (informar, persuadir, disculparse, negociar…)
- Relación con el destinatario
- Intensidad emocional
- Claridad y brevedad
- Identidad corporativa
El usuario puede elegir entre múltiples estilos o pedir uno específico.
🎯 Beneficios principales
- Evita malentendidos por tono incorrecto.
- Facilita la comunicación profesional y clara.
- Se adapta al cliente, al jefe o al equipo sin esfuerzo.
- Ahorra tiempo en reescribir y pulir textos.
- Permite unificar el estilo comunicacional en toda la empresa.
- Reduce estrés en situaciones delicadas.
🔧 Estilos y tonos más utilizados con Copilot
1. Formal / Ejecutivo
Utilizado para:
- Clientes
- Proveedores
- Dirección
- Comunicaciones oficiales
Ejemplo de prompt:
“Convierte este correo en un tono formal y profesional: [pegar texto]”
2. Cercano / Humano
Perfecto para:
- Equipos internos
- Comunicación entre compañeros
- Agradecimientos
Prompt:
“Reescribe este mensaje con un tono más cercano y amable.”
3. Directo / Conciso
Usado para:
- Mensajes rápidos
- Móviles
- Solicitudes claras
- Tomar decisiones
Prompt:
“Haz este correo más directo y muy breve, manteniendo lo esencial.”
4. Diplomático / Neutral
Ideal para:
- Situaciones tensas
- Respuestas a quejas
- Temas sensibles
Prompt:
“Reformula este texto en un tono diplomático y calmado.”
5. Persuasivo / Comercial
Usado en:
- Propuestas
- Ventas
- Negociaciones
- Renegociación de plazos
Prompt:
“Convierte este correo en un mensaje persuasivo enfocado en beneficios.”
6. Técnico
Para:
- Equipos de ingeniería
- Proyectos
- Informes técnicos
- IT
Prompt:
“Reescribe este mensaje en un tono técnico preciso.”
7. Amable + Profesional
Combinación perfecta para:
- Atención al cliente
- Solicitudes de información
- Gestión de incidencias
Prompt:
“Haz este correo amable pero sin perder profesionalidad.”
8. Empático
Pensado para:
- Responder a situaciones delicadas
- Dar apoyo
- Gestionar fricciones
Prompt:
“Cambia este mensaje a un tono empático y cuidadoso.”
🧪 Transformaciones específicas
Copilot también permite pedir cambios puntuales:
- “Hazlo más positivo.”
- “Elimina palabras que suenen agresivas.”
- “Mejora la claridad sin cambiar el tono.”
- “Hazlo más breve pero mantén mensaje y cortesía.”
- “Simplifica el lenguaje para que sea fácil de entender.”
📌 Ejemplos prácticos
Correo original:
“Necesito que me envíes el informe hoy. Si no está, tendremos problemas para la reunión.”
Transformaciones con Copilot:
Formal:
“Te agradecería que pudieras enviarme el informe hoy, ya que es necesario para preparar la reunión.”
Diplomático:
“¿Podrías confirmarme si el informe estará disponible hoy? Es importante para organizar la reunión.”
Directo:
“Necesito el informe hoy para preparar la reunión.”
Empático:
“Cuando puedas, ¿me confirmas si podrás enviarme el informe hoy? Lo necesito para cerrar la preparación de la reunión.”
✍️ Prompts útiles para estilos y tonos
- “Reescribe este correo en tono ejecutivo profesional.”
- “Hazlo más persuasivo sin ser agresivo.”
- “Pásalo a un tono empático para evitar conflicto.”
- “Convierte este texto en un mensaje breve y directo.”
- “Haz que suene más amigable y fácil de entender.”
- “Adáptalo al estilo corporativo formal.”
🧩 Ejercicio práctico del apartado 5.4
El alumno debe:
- Redactar un correo simple.
- Pedir a Copilot tres transformaciones: formal, cercano y diplomático.
- Tomar un correo profesional real y solicitar:
- Versión persuasiva
- Versión ejecutiva
- Versión empática
- Comparar los resultados y elegir el más adecuado según el contexto.