Gestión del cambio

¿Qué es?

Por gestión del cambio entendemos el proceso global y holístico de liderazgo que impulsa el cambio de paradigma y de enfoque estratégico en una organización. Normalmente se asocia el cambio en acontecimientos como fusiones, adquisiciones, reestructuraciones, crisis económicas… pero lo cierto es que toda organización está en cambio permanente. Incluso las organizaciones estáticas están abocadas al cambio porque su entorno es siempre cambiante.

Hablamos de un proceso global y holístico porque el cambio implica al personal, sistemas, estructuras, cultura y ritmos de una organización. Las organizaciones y las personas tienen sus ritmos inerciales y todo proceso de cambio supone en un primer momento forzar la marcha de este ritmo, descubrir nuevos ritmos y conductas.

Nos ocupamos de la importancia de la comunicación en un proceso de cambio en otra unidad de conocimiento (ver Materiales). También nos –1-hemos ocupado en varias ocasiones del rol central de la formación. Ahora lo enfocaremos desde la óptica del liderazgo, ya que todo cambio supone, más allá de la adquisición de nuevas habilidades, un cambio de paradigma, una gestión de las percepciones. Para una buena gestión del cambio es fundamental vencer la natural reticencia al cambio y la tendencia a escudarse en la estabilidad de lo conocido.

El rol de RH en la gestión del cambio dependerá de su nivel de implicación estratégica en la organización, pudiendo ser —de menor a mayor implicación— facilitador, impulsor o auténtico partner. Uno de sus papeles fundamentales en los procesos de cambio, como señala David Norton del New York Times, es hacer que las ideas circulen y se compartan por toda la organización.

Los factores clave del éxito en un proceso de cambio son:

ß Los miembros del equipo están involucrados

ß La confianza reemplaza a la burocracia

ß Exactitud de las estimaciones iniciales de coste

ß El cambio tiene objetivos a medio y largo plazo, pero no olvida que el sesgo perceptivo de los principales stakeholders es hacia el corto plazo

ß Las habilidades y conocimientos del equipo de proyecto

ß Disponibilidad de recursos

ß Planificación eficaz, seguimiento y control del proyecto

ß Una fase de lanzamiento poco problemática

ß El equipo se centra más en el objetivo que en los problemas de comunicación

ß Proximidad y disponibilidad del líder de proyecto

ß Una lista clara con los criterios de éxito

Herramientas

A continuación, modelamos un proceso de cambio de duración típica (1.000 días) y presentamos en forma de cuadro de mandos cuáles son las cuestiones claves en cada fase.

–2-¸ La fase de impacto: los 100 primeros días son el momento de la eficacia, de impactar, de trasladar la necesidad de cambio.

ß ¿Cuál es nuestra realidad actual? ¿Podemos plantar cara con total sinceridad a algunas de las respuestas que surgirán de las siguientes preguntas?

ß ¿Está clara la estrategia para el cambio? ¿Todo el mundo entiende el enfoque y lo que costará alcanzarlo?

ß ¿Tenemos a las personas adecuadas para obtener resultados positivos? ¿En qué podríamos destacar? ¿Qué competencias nos faltan? ¿Qué valores requerimos? ¿Somos lo suficientemente disciplinados para alcanzar los resultados deseados?

ß ¿Hemos estructurado nuestras tareas y organización de tal modo que nos ayude a alcanzar los objetivos?

ß ¿Hemos implantado los sistemas de medida adecuados para evaluar nuestro progreso? ¿Entendemos nuestro motor económico? ¿Tenemos un sistema de información que proporcione los datos valiosos en tiempo real que los líderes necesitan para conducir el cambio?

La fase de implementación: los 200 días siguientes son el momento de la eficiencia, de implementar y medir los cambios.

ß Mantener la confianza en esta fase es fundamental, pero tiene que haber indicios de que el cambio ha empezado a arraigar

ß ¿Hay sistemas implantados que midan nuestro impacto en el motor económico del negocio? Muchas veces escuchamos decir a los líderes: «Nos esforzamos mucho para que este sistema de producción (o producto) funcionara, pero la organización no estaba preparada para ello.» Precisamente ese estar preparados es responsabilidad del líder del cambio

ß ¿Estamos mejorando en lo que estamos haciendo? ¿Podemos ser mejores que la competencia?

ß Detectar y combatir los síntomas típicos de resistencia al cambio: asentimientos mudos, «yo ya lo decía» , «esto ya se ha probado», «no es mi obligación», «esto aquí no funcionará»

El momento final: el cierre de un proceso de cambio es muy importante para consolidar la nueva cultura y perpetuarla más allá de la continuidad de sus impulsores originales:

ß Normalmente durante el último año de permanencia de un líder, se debe haber formado a un sucesor. Esto facilita la transición y evita conductas del estilo de «después de mí, el diluvio»

ß Las medidas y los resultados de los mil días anteriores deben ser registrados y reconocidos. Sea bueno o malo el resultado, el –3-próximo líder debe poder beneficiarse de la experiencia del anterior

ß Para que los líderes cada vez sean más responsables de sus propias carreras, resulta fundamental ser capaces de demostrar cualitativa y cuantitativamente el valor añadido que han aportado a la organización

ß El equipo tiene que ser informado y prepararse para el traspaso de poder

Elementos clave de la gestión del cambio global y holístico de liderazgo

1. Visión Integral
   • Enfoque global: La gestión del cambio holístico requiere una perspectiva global, teniendo en cuenta factores culturales, sociales, económicos y políticos que afectan tanto a la organización como a su entorno.
   • Interconexión: Los líderes deben reconocer cómo las diferentes áreas de la organización están conectadas y cómo los cambios en una parte pueden tener repercusiones en otras.
2. Cambio como proceso continuo
   • El cambio no es un evento aislado, sino un proceso continuo y dinámico. En un enfoque holístico, el cambio se ve como un ciclo de aprendizaje y adaptación constante, no como una meta estática.
   • Los líderes deben promover una mentalidad de mejora continua en todos los niveles de la organización.
3. Liderazgo consciente y transformacional
   • Los líderes que gestionan el cambio de manera efectiva son aquellos que adoptan un enfoque transformacional. Estos líderes no solo gestionan el cambio, sino que también inspiran y motivan a sus equipos a abrazar la transformación.
   • Los líderes deben estar profundamente conectados con las necesidades, motivaciones y capacidades de su equipo, y ser conscientes del impacto que sus decisiones tienen en las personas y en la cultura organizacional.
4. Adaptabilidad y resiliencia
   • En un entorno global que cambia rápidamente, los líderes deben ser adaptables y resilientes. Esto significa ser capaces de ajustar estrategias y tácticas rápidamente en respuesta a nuevas oportunidades o desafíos.
   • Además, deben fomentar estas cualidades en sus equipos, ayudándoles a manejar la incertidumbre y a seguir avanzando a pesar de las dificultades.
5. Enfoque en las personas
   • El cambio no solo se trata de procesos y sistemas, sino también de las personas que componen la organización. Los líderes deben gestionar el cambio de manera que promuevan el bienestar y el compromiso de los empleados.
   • Desarrollo de talento: La capacitación y el desarrollo de habilidades deben ser componentes clave de cualquier estrategia de cambio, asegurando que los empleados tengan las herramientas necesarias para afrontar el futuro.
6. Tecnología y globalización
   • La globalización y los avances tecnológicos han cambiado la forma en que las organizaciones operan. La gestión del cambio holístico también implica entender cómo la tecnología impacta en la forma de trabajar y en la cultura organizacional.
   • Los líderes deben ser capaces de integrar tecnologías emergentes de manera efectiva, asegurando que sus equipos puedan adaptarse a las nuevas herramientas y plataformas.
7. Cultura organizacional alineada
   • Una cultura organizacional flexible y abierta al cambio es esencial para una gestión efectiva del cambio. Los líderes deben trabajar para construir y mantener una cultura que valore la innovación, la colaboración y la mejora continua.
   • El cambio debe estar alineado con los valores y la visión de la organización para asegurar la cohesión interna.
8. Comunicación y participación activa
   • La comunicación clara y abierta es fundamental en el proceso de cambio. Los líderes deben involucrar a todos los niveles de la organización en la conversación sobre el cambio, asegurando que los empleados comprendan el propósito, los beneficios y los posibles desafíos.
   • Fomentar la participación activa de los empleados permite una mayor aceptación del cambio y mejora el compromiso con el proceso.
9. Medición y retroalimentación
   • Los líderes deben establecer mecanismos para medir el impacto del cambio y recopilar retroalimentación constante. Esto no solo ayuda a ajustar las estrategias de cambio, sino que también muestra a los empleados que su voz es importante en el proceso.
   • Utilizar métricas claras, como indicadores de desempeño clave (KPIs), permite a los líderes tomar decisiones basadas en datos y hacer ajustes cuando sea necesario.

Implementación de la gestión del cambio global y holístico

Para implementar efectivamente una gestión del cambio global y holístico de liderazgo, los líderes pueden seguir estos pasos:

1. Diagnóstico y planificación estratégica: Antes de implementar cualquier cambio, es crucial comprender el estado actual de la organización, identificar áreas de mejora y definir los objetivos a largo plazo. Esta etapa incluye el análisis de factores externos como el mercado global y las tendencias tecnológicas.
2. Compromiso con la visión: Los líderes deben comunicar de manera efectiva la visión del cambio y asegurarse de que todos los involucrados comprendan cómo el cambio beneficiará tanto a la organización como a los individuos.
3. Desarrollo de liderazgo a todos los niveles: No solo los líderes principales deben estar preparados para gestionar el cambio. Todos los niveles de liderazgo deben ser capacitados para guiar a sus equipos y promover el cambio dentro de sus áreas específicas.
4. Apoyo continuo y desarrollo de competencias: A lo largo del proceso de cambio, es necesario ofrecer apoyo y capacitación continua a los empleados, ayudándoles a adaptarse y desarrollarse a medida que el cambio se implementa.
5. Evaluación y ajuste: El cambio es un proceso iterativo. Después de la implementación, los líderes deben medir los resultados, obtener retroalimentación de los empleados y hacer ajustes según sea necesario para mejorar los resultados.