En este capítulo
- Control presupuestario
- Desviaciones
- Medidas correctivas
Cuando una empresa dispone de presupuestos puede controlarlos a medida que se plasman en la realidad. De esta forma se pueden adoptar a tiempo medidas correctivas, que contribuirán a que la empresa funcione lo mejor posible.
El objetivo de este capítulo es comprender cómo se calculan y analizan las desviaciones.
El proceso del control presupuestario
La confección de los presupuestos suele iniciarse varios meses antes de que comience el ejercicio económico. Su elaboración suele prolongarse dos o tres meses hasta que la dirección y el consejo de administración de la empresa los aprueban de manera definitiva.
Algunas empresas no aprueban los presupuestos hasta varios meses después del inicio del ejercicio al que hacen referencia. Esto genera problemas, ya que se pierde la oportunidad de utilizar los presupuestos como una herramienta de control y mejora de la gestión. Por ello es deseable que estén aprobados antes del inicio del ejercicio económico. De esta forma se pueden comparar los datos previstos con los reales, apenas unos pocos días después de finalizar el primer mes del ej ercicio.
En la figura 13-1 se observa la secuencia temporal de los presupuestos que impera en muchas empresas. Como se puede comprobar, la confección de los presupuestos se inicia unos meses antes de que comience el ej ercicio. Así, se pueden aprobar con suficiente antelación y tan sólo unos pocos días después del final del primer mes ya se pueden efectuar comparaciones entre la previsión y la realidad.
Una vez que se han aprobado los presupuestos, no hay que modificarlos durante el resto del año, ya que así se podrán analizar mejor las desviaciones. De todas formas, podría suceder que la realidad no se parezca en nada a las previsiones, por ejemplo si se produce la compra de otra empresa, se incendia la fábrica, o comienza una crisis económica muy grave. En estos casos tal vez sea preferible reformular los presupuestos, ya que, de no hacerlo, el análisis de desviaciones pierde sentido.
Figura 13-1: Proceso presupuestario
Obtención y análisis de las desviaciones
A medida que utilizamos la contabilidad financiera para obtener datos reales, tenemos que compararlos con los datos previsionales. La diferencia entre los datos previstos y los datos reales permite calcular las desviaciones en unidades monetarias y en porcentajes, como se plasma en la tabla 13-1.
La desviación en importe se obtiene restando los datos reales de los previstos:
Desviación en importe = Cantidad prevista – Cantidad real
El porcentaje de desviación se obtiene dividiendo la desviación por la cantidad prevista:
Dado que suelen producirse desviaciones en todas las partidas presupuestadas, sólo hay que analizar las importantes. Por ello es conveniente establecer previamente el importe y el porcentaje mínimo a partir del cual se considerará importante una desviación. A esta práctica de control selectivo se la denomina control por excepción.
Una empresa podría definir como importante toda desviación 200 000 euros o que sobrepase en el 5% el importe previsto.
Presupuestos flexibles
Las desviaciones favorables se producen cuando los ingresos reales superan a los ingresos previstos, o cuando los gastos reales son menores que los gastos previstos.
En cambio, las desviaciones desfavorables se producen cuando los ingresos reales son menores que los previstos, o cuando los gastos reales son mayores que los previstos.
Análisis de desviaciones y medidas correctivas
Para ejercer un control más fiable de las desviaciones es conveniente confeccionar ciertos presupuestos (los de gastos, por ejemplo) de forma flexible. Así, en los presupuestos de gastos, que son proporcionales a las ventas, la previsión no se hace por el importe sino por el porcentaje. De este modo se intenta controlar la desviación producida en el porcentaje sobre las ventas, en lugar de la desviación en euros.
Una empresa que tiene previsto vender 800 000 euros y espera realizar unas compras de materiales del 60% sobre las ventas. Si los datos reales fuesen 820 000 euros de ventas y 490 000 euros de compras de materiales, se podría efectuar el análisis reflej ado en la tabla 13-2.
Si el presupuesto se estableciese de forma flexible, habría que hacer el análisis que se recoge en la tabla 13-3.
Para que el control presupuestario tenga sentido, no sólo hay que analizar las desviaciones. También hay que adoptar medidas correctivas con rapidez, y controlar con posterioridad la eficacia de estas medidas.
La mecánica que se suele seguir una vez se han identificado las desviaciones importantes (registradas en un impreso como el de la tabla 13-4) es la siguiente:
- Reunión con los directivos implicados para decidir las medidas correctivas que hay que adoptar. Esta reunión la lidera el gerente, si se trata de una pequeña empresa, o el controller en el caso de una empresa de mayor dimensión.
- En dicha reunión se fija la fecha en la que se controlará la eficacia de las medidas correctivas.
- En la fecha fijada se controla la eficacia de las medidas tomadas. Si los resultados no son positivos hay que adoptar otras medidas.
En la tabla 13-5 se adjunta un ejemplo de desviaciones y la persona responsable de dicha desviación. En las desviaciones significativas, los responsables deben explicar brevemente la causa, o causas, de tales desviaciones.
Además hay que incluir las propuestas de posibles soluciones para que la Dirección pueda tomar las oportunas medidas correctoras junto con la fecha en que se controlarán si las medidas han sido efectivas o no.
Como ya se ha indicado, el control presupuestario es una herramienta de mejora de la gestión. Por lo tanto, lo importante es que los presupuestos se utilicen para identificar las medidas correctivas que garanticen
Como y a se ha indicado, el control presupuestario es una herramienta de mejora de la gestión. Por lo tanto, lo importante es que los presupuestos se utilicen para identificar las medidas correctivas que garanticen que la empresa está alcanzando sus objetivos.
Controlar el presupuesto y la marcha de una empresa es fundamental para garantizar su salud financiera y operativa:
- Establecer un Presupuesto:
- Define un presupuesto anual que refleje tus metas y objetivos financieros. Incluye ingresos, gastos operativos, inversiones y cualquier otro elemento relevante.
- Monitoreo Continuo:
- Realiza un seguimiento constante de los ingresos y gastos. Utiliza herramientas financieras y software de gestión para mantener un registro preciso.
- Análisis de Variaciones:
- Compara regularmente los resultados reales con el presupuesto. Identifica y analiza las variaciones para entender por qué se han producido y ajusta tus estrategias según sea necesario.
- Gestión de Efectivo:
- Mantén un control estricto sobre el flujo de efectivo. Asegúrate de que haya suficiente liquidez para cubrir los gastos operativos y las obligaciones financieras.
- Indicadores Clave de Rendimiento (KPI):
- Establece KPI relevantes para tu industria y empresa. Pueden incluir márgenes de beneficio, rotación de inventario, días de cuentas por cobrar, entre otros. Monitorea estos indicadores para evaluar la salud financiera.
- Actualización del Presupuesto:
- Realiza ajustes en el presupuesto según sea necesario. Las condiciones del mercado y otros factores pueden cambiar, por lo que tu presupuesto debe ser flexible y adaptable.
- Control de Gastos:
- Examina los gastos regularmente. Identifica áreas donde se puedan reducir costos sin afectar la calidad del producto o servicio.
- Inversiones Estratégicas:
- Evalúa cuidadosamente las inversiones. Asegúrate de que las inversiones planeadas estén alineadas con los objetivos a largo plazo de la empresa.
- Informe Financiero:
- Genera informes financieros periódicos que proporcionen una visión clara del rendimiento de la empresa. Estos informes deben ser comprensibles y proporcionar información útil para la toma de decisiones.
- Planificación a Corto y Largo Plazo:
- Desarrolla planes financieros a corto y largo plazo. Esto incluye estrategias para manejar situaciones imprevistas y para el crecimiento sostenible.
- Equipo Financiero Competente:
- Asegúrate de tener un equipo financiero competente que pueda analizar, interpretar y comunicar efectivamente la información financiera.
- Cumplimiento Normativo:
- Asegúrate de que la empresa cumple con todas las obligaciones fiscales y normativas.