—Allá hay un grupo de operarios que nunca trabajan…
—Deben de ser los que en el plan contable aparecen como « pasivos»
____ Capítulo 11_____
Confección del presupuesto anual
En este capítulo
- Control presupuestario
- Presupuestos de ingresos
- Presupuestos de gastos
Una vez que hemos aprendido las bases de la contabilidad financiera y las principales técnicas de análisis, nos concentraremos en los presupuestos y los planes financieros siguiendo el esquema de la contabilidad y las finanzas.
Obtención de información
Figura 11-1: Planificación y presupuestos en el esquema general de las relaciones entre contabilidad y finanzas.
Para poder gestionar una empresa es imprescindible tener información sobre lo que puede ocurrir en el futuro. De esta forma, se pueden tomar decisiones a tiempo que ayudarán a la empresa a conseguir sus objetivos. Por esto es de gran utilidad formular presupuestos y controlarlos.
El objetivo de este capítulo es comprender cómo se confeccionan los diferentes presupuestos de ingresos y de gastos.
Concepto y objetivos de los presupuestos
Un presupuesto es un documento contable referido a una fecha futura.
Así como la contabilidad financiera persigue, entre otros objetivos, la obtención del balance de situación y de la cuenta de resultados históricos, la confección de presupuestos permite obtener balances de situación y cuentas de resultados de ej ercicios futuros:
Dado que las estimaciones sobre el futuro suponen un elevado grado de incertidumbre, los presupuestos no tienen como finalidad acertar o no. En realidad, se confeccionan para cuantificar lo que se cree que va a suceder en el futuro. De esta forma, la empresa puede tomar decisiones a tiempo para intentar incidir sobre el futuro y hacerlo más favorable.
El aspecto más importante de los presupuestos es que se consideren como una herramienta que permita mejorar la gestión. Con los presupuestos se puede controlar la evolución de la empresa, al comparar lo previsto con la realidad. Por último, permiten tomar medidas correctivas, a partir de las desviaciones detectadas antes de que sea demasiado tarde.
En la figura 11-2 se presenta el esquema general de funcionamiento de los presupuestos.
Antes de confeccionar los presupuestos hay que saber cuáles son los objetivos de la empresa y los medios (personal, maquinaria, etc.) de que disponemos para alcanzarlos. Una vez fijados los presupuestos, hay que comparar con carácter periódico (un mínimo de una vez al mes) los resultados previstos con los reales. De estas comparaciones surgen las desviaciones y, si éstas son importantes, será preciso tomar las medidas correctivas pertinentes.
Figura 11-2: Esquema general del sistema presupuestario
Proceso de elaboración de los presupuestos a doce meses
El proceso de elaboración de presupuestos se inicia con el presupuesto de ventas, ya que es el dato del que suelen depender los presupuestos de la mayoría de las empresas.
Sin embargo, en algunas empresas existen restricciones importantes a la capacidad productiva. En estos casos puede ser conveniente confeccionar primero el presupuesto de capacidad productiva, que informará de la producción máxima que puede realizar la empresa en el próximo ejercicio. Éste sería el caso de un hospital con largas listas de espera. En este caso nos encontramos con una demanda superior a su capacidad de prestación de servicios.
Para obtener el presupuesto de ventas necesitamos disponer de un plan de marketing, documento en el que se incluyen las políticas comerciales de la empresa (precio, producto, publicidad, promoción, distribución, etc.) y las ventas previstas. Con el presupuesto de ventas se pueden establecer los presupuestos de gastos y obtener el resultado previsional. A continuación se resumirá el proceso de elaboración de presupuestos a doce meses.
Presupuesto de ventas
Este presupuesto contiene las ventas anuales detalladas por meses y por productos en unidades físicas y en euros, tal como refleja la tabla 11-1. El presupuesto puede diferenciar las ventas por canales de venta (tiendas, grandes almacenes, exportación, etc.), por zonas geográficas, por segmento de clientes o por la clasificación que convenga.
Para elaborar un presupuesto de ventas necesitamos determinar cuántas unidades de cada producto hay que vender y el precio de venta.
Para conocer estos dos datos hay que estudiar las ventas de ejercicios anteriores. Además hay que realizar estudios de mercado para conocer más a la clientela y analizar la evolución que están siguiendo los competidores. Este presupuesto suele estar confeccionado por el departamento comercial de la empresa, que lo incluye en su plan de marketing.
La preparación y control de un presupuesto y un plan financiero son procesos críticos para la gestión efectiva de una empresa:
Preparación del Presupuesto y del Plan Financiero:
1. Recopilación de Información:
- Reúne información histórica y actual sobre ingresos, gastos, activos, pasivos y flujos de efectivo.
2. Establecimiento de Objetivos Financieros:
- Define los objetivos financieros a corto, mediano y largo plazo. Estos pueden incluir metas de ingresos, márgenes de beneficio, reducción de costos, inversiones, entre otros.
3. Desarrollo de Proyecciones:
- Utiliza la información recopilada y establece proyecciones financieras basadas en supuestos realistas. Estos supuestos pueden incluir tasas de crecimiento, cambios en el mercado y ajustes en los costos.
4. Presupuesto de Ventas:
- Proyecta las ventas basándote en análisis de mercado, tendencias históricas y estrategias de marketing.
5. Presupuesto de Gastos:
- Estima y planifica los gastos operativos, de ventas, generales y administrativos. Asegúrate de considerar todos los costos directos e indirectos.
6. Presupuesto de Inversiones:
- Identifica las inversiones necesarias, como activos fijos o proyectos de expansión, y planifica cómo financiarlas.
7. Presupuesto de Efectivo:
- Desarrolla un presupuesto de efectivo para entender y planificar los flujos de efectivo, asegurándote de tener suficiente liquidez para cubrir las obligaciones.
8. Integración de Presupuestos:
- Asegúrate de que los diferentes componentes del presupuesto (ventas, gastos, inversiones, etc.) estén integrados y sean coherentes entre sí.
9. Documentación y Comunicación:
- Documenta los supuestos, metodologías y detalles del presupuesto. Comunica el plan financiero a los equipos relevantes y a los interesados.
Control del Presupuesto y del Plan Financiero:
1. Comparación con Resultados Reales:
- Regularmente compara los resultados reales con las proyecciones presupuestadas. Identifica y analiza las variaciones.
2. Análisis de Desviaciones:
- Examina las desviaciones entre lo presupuestado y lo real. Identifica las razones detrás de las variaciones y ajusta el plan según sea necesario.
3. Revisión Periódica:
- Realiza revisiones periódicas del presupuesto y del plan financiero para reflejar cambios en las condiciones del mercado, ajustes en la estrategia o situaciones imprevistas.
4. Revisión de Supuestos:
- Evalúa y ajusta los supuestos del presupuesto a medida que se obtiene nueva información o cambian las circunstancias.
5. Comunicación y Feedback:
- Comunica regularmente los resultados a los equipos relevantes. Fomenta la retroalimentación y ajusta las estrategias según sea necesario.
6. Acciones Correctivas:
- Toma acciones correctivas según sea necesario para alinear el rendimiento real con los objetivos establecidos.
7. Revisión Estratégica:
- Aprovecha las lecciones aprendidas del proceso de control para realizar ajustes en la estrategia empresarial si es necesario.
Herramientas y Software:
- Utiliza herramientas y software de gestión financiera para facilitar la preparación, seguimiento y análisis de los presupuestos y planes financieros.