Análisis de los gastos

Para profundizar más, se puede proceder al análisis específico de los diversos gastos.

Para ello se analizan en primer lugar los gastos en términos absolutos, es decir, en unidades monetarias, a fin de ver las variaciones. Esto debe hacerse gasto por gasto. Si se dispone de un presupuesto de gastos, este análisis permitirá ver las desviaciones entre lo presupuestado y la realidad.

En segundo lugar se analizan los gastos en porcentaj es con respecto a las ventas. Por ejemplo:

Si los gastos de publicidad han sido 11 000 euros y las ventas 34 000 euros, el porcentaje que la publicidad supone sobre la cifra de ventas será el siguiente:

Si los gastos del departamento de recursos humanos han sido 7500 euros y las ventas 34 000 euros estos gastos supondrán el siguiente porcentaje sobre las ventas:

Si los gastos de calidad han sido 4000 euros y las ventas 34 000 euros ello supondrá el siguiente porcentaj e sobre las ventas:

Así se podría seguir con otros gastos, según el interés que tengan para la empresa.

Contabilidad

Se pueden utilizar los que interese en cada caso concreto y se separan los de varios años si se puede ver la evolución de ese gasto en concreto, respecto al conjunto de las ventas.

Clasificación de los gastos para su análisis

Según el tipo de análisis que se quiera hacer, es interesante clasificar los distintos gastos. Como es evidente, el criterio de clasificación puede ser muy diverso. Los más frecuentes son los siguientes:

– Por productos:

Este ratio permite comprobar la relación entre los gastos e ingresos que genera cada producto.

– Por función:

Estos ratios analizan el peso de cada departamento de la empresa: comercial, de producción, de administración, etc.

– Según la proporcionalidad con las ventas:

Con estos ratios se distinguen entre aquellos gastos que dependen del volumen de las ventas – gastos variables- y los gastos fijos o de estructura, que se producen con independencia del volumen de las ventas.

– Según su naturaleza:

Con estos ratios se puede ver el peso que tiene cada uno de ellos dentro de la cuenta de explotación.

Como norma general, al analizar cualquiera de los ratios anteriores, interesa comprobar que tienden a disminuir. En caso contrario, el beneficio de la empresa estará en peligro.

El punto de equilibrio

Se entiende por punto de equilibrio,punto muerto o umbral de rentabilidad la cifra de ventas en que la empresa ni pierde ni gana; es decir, cuando la empresa se limita a cumplir todos sus gastos.

Evidentemente, es muy importante para la empresa saber dónde está su punto de equilibrio, pues si no vende por encima de él es seguro que tendrá pérdidas y, en la medida en que venda por encima de él, tendrá beneficios.

Contabilidad

El punto de equilibrio se puede expresar en unidades de producto, o bien en unidades monetarias.

Elementos que intervienen en el cálculo del punto de equilibrio

Los conceptos que se manej an y, por lo tanto, hay que tener muy claros para calcular el punto de equilibrio de una empresa, son los siguientes:

• Cifras de ventas. Es decir, el importe de las ventas.
• Costes fij os. Como ya se ha expuesto en el capítulo 4, son aquellos que tendrá la empresa con independencia de que venda o no venda y de la cantidad que venda. Por ej emplo, el alquiler que se paga por el local que ocupa debe pagarse por igual, venda o no venda, venda mucho o venda poco.
• Costes variables. Son aquellos que están en función de las ventas. Por ejemplo, las comisiones que paga la empresa a los vendedores estarán en función de lo que vendan. La materia prima que se utiliza para elaborar el producto estará en función de los productos que fabrique, e tc .
• Unidades vendidas. Es la cantidad que se vende. Si se expresa en unidades de productos, será la cantidad de productos vendidos. Si se expresa en unidades monetarias (euros, por ejemplo), coincidirá con el importe de las ventas.

Cálculo del punto de equilibrio

Existe una fórmula que permite calcular directamente la cifra que debe facturar la empresa para no perder ni ganar, es decir, para conocer el punto de equilibrio. Dicha fórmula es la siguiente:

Una empresa tiene unos costes fijos anuales de 4000 euros y los variables representan el 50% de las ventas. El punto de equilibrio de esta empresa es:

Por lo tanto, esta empresa tiene que vender, al menos, por valor de 8000 euros para no obtener ni beneficios ni pérdidas. Esto se puede comprobar mediante el siguiente razonamiento:

• Los gastos variables suponen el 50% de las ventas. Por lo tanto, al vender por valor de 8000 euros, los gastos variables serán 4000 euros.
• Los gastos fijos son 4000 euros, que, sumados a los 4000 euros de gastos variables, suponen que en el total de costes asciende a 8000 euros, que es lo que da la fórmula como punto de equilibrio.

En este caso:

A medida que la empresa venda por encima del punto de equilibrio se producirán beneficios. Por ej emplo, si las ventas son de 9000 euros:

En este ejemplo se puede comprobar que una vez que se ha alcanzado el punto de equilibrio, al aumentar las ventas los beneficios empiezan a aumentar muy rápidamente. Esto se debe a que, al estar cubiertos los costes fij os, una parte importante del aumento de ventas (50%) va a beneficios.

El punto de equilibrio informa de la cifra de ventas que hay que alcanzar para que el beneficio sea igual a cero.

Contabilidad

Cuando una empresa tiene beneficios, la cifra de ventas del punto de equilibrio ayuda a evaluar el riesgo de una caída de ventas, ya que informa de cuál es la caída de ventas que podría llegar a soportarse sin perder dinero.

Supón una empresa que ha tenido unas ventas en el último año de 10 000 euros y que tiene un punto de equilibrio de 8000 euros. En este caso, la empresa podría vender hasta 2000 euros menos y no tener pérdidas. Por lo tanto, la caída de ventas que podría soportar es del 20% (2000 euros sobre 10 000 euros).

Cifra de ventas para alcanzar un determinado beneficio

Una ampliación que se puede realizar al estudiar el punto de equilibrio es la cifra de ventas para alcanzar un determinado beneficio. Para obtener este dato se pueden incorporar a la fórmula del punto de equilibrio los beneficios que se desea obtener:

Continuamos con el ejemplo anterior, en el que los costes fijos son de 4000 euros y los costes variables representan el 50% de las ventas. Además, se sabe que la empresa desea obtener un beneficio de 2000 euros. En este caso, la cifra de ventas que se debería alcanzar es la siguiente:

Contabilidad

Cifra de ventas que hay que alcanzar = (4000 + 2000) / 0,5 =       12 000 euros

Si las ventas ascienden a 12 000 euros, el resultado será de 2000 euros:

El valor de la empresa a partir del resultado

A veces, cuando se desea valorar una empresa, se utiliza el método PER (del inglés Price Earnings Ratio), que es un ratio que divide el precio por el beneficio. Así, por ejemplo, un PER 10 significa que tenemos que pagar diez veces el beneficio de una empresa.

Aunque todo depende de cada caso, es habitual que el precio que pague la empresa se sitúe entre ocho y quince veces el beneficio.

Una empresa ha obtenido en el último año un beneficio de 2 000 000 de euros y se quiere saber cuánto vale la empresa si tenemos un PER 15:

Valor de la empresa = Beneficio x PER = 2 x 15 = 30 000 000 €

El análisis de los gastos es una parte fundamental de la gestión financiera de una empresa. Permite evaluar la eficiencia en el uso de los recursos y encontrar oportunidades para mejorar la rentabilidad:

1. Identificación de Categorías de Gastos:

• Clasifica los gastos en categorías específicas, como gastos operativos, costos de bienes vendidos, gastos de ventas y marketing, gastos generales y administrativos, entre otros.

2. Comparación con Períodos Anteriores:

• Compara los gastos actuales con períodos anteriores para identificar tendencias y variaciones. Esto puede ayudarte a entender cómo han evolucionado los gastos a lo largo del tiempo.

3. Análisis de Variaciones:

• Examina las variaciones entre los gastos presupuestados y los reales. Identifica las razones detrás de cualquier desviación significativa.

4. Porcentaje de Gastos respecto a Ingresos:

• Calcula el porcentaje de gastos respecto a los ingresos totales. Esto puede revelar la proporción de ingresos que se destina a gastos y proporcionar una visión de la eficiencia operativa.

5. Análisis de Gastos por Departamento o Área Funcional:

• Desglosa los gastos por departamento o área funcional. Identifica qué áreas están contribuyendo más a los gastos y evalúa si esos gastos son necesarios y eficientes.

6. Gastos Variables vs. Gastos Fijos:

• Clasifica los gastos en variables (que fluctúan con las ventas o la producción) y fijos (que permanecen constantes independientemente de las ventas). Esto ayuda a entender la estructura de costos y a realizar ajustes según sea necesario.

7. Benchmarking:

• Compara tus gastos con los de empresas similares en tu industria. Esto puede proporcionar insights sobre la eficiencia relativa y áreas de mejora.

8. Análisis de Tendencias de Gastos:

• Analiza las tendencias de gastos a lo largo del tiempo. Identifica cualquier aumento o disminución significativa y comprende las razones detrás de estos cambios.

9. Análisis de Costo-Beneficio:

• Evalúa el valor y los beneficios obtenidos de cada gasto. Pregúntate si cada gasto contribuye significativamente al crecimiento o la eficiencia de la empresa.

10. Negociación con Proveedores:

• Revisa y negocia con proveedores para obtener mejores condiciones y reducir costos.

11. Eficiencia Operativa:

• Evalúa la eficiencia en la realización de operaciones. Busca oportunidades para optimizar procesos y reducir costos operativos.

12. Incentivos y Bonificaciones:

• Considera la implementación de incentivos o bonificaciones basadas en el logro de objetivos de eficiencia y reducción de costos.

13. Revisión de Contratos y Acuerdos:

• Revisa contratos y acuerdos con proveedores, empleados y otros socios comerciales. Busca oportunidades para renegociar términos y condiciones.

14. Implementación de Tecnología:

• Explora la posibilidad de utilizar tecnología para automatizar procesos y reducir costos operativos.

15. Colaboración entre Departamentos:

• Fomenta la colaboración entre departamentos para encontrar enfoques más eficientes y reducir redundancias.