La Regularización de Existencias permite reflejar el valor real de la existencia final, obtenido como resultado de un detallado inventario. El valor de las Existencias incide simultáneamente en el Balance de Situación y en la Cuenta de Resultados, tal como se verá a continuación.
Dado que todas las entradas y salidas de materiales durante el ejercicio contable se contabilizan en las cuentas de Compras y Ventas, la cuenta de Existencias seguirá reflejado el valor del saldo inicial (Balance de Situación inicial). Por tanto, se ha de introducir un ajuste para regularizar su saldo, a partir del cual, en la cuenta de Existencias se reflejará el saldo final, que es el que coincide con la realidad. Este ajuste de regularización de existencias se realizará mediante un doble asiento.
En el Balance de Comprobación de Sumas y Saldos se observa que el saldo de la cuenta de Mercaderías corresponde al de las existencias al inicio del período: 1.500 u.m. Parece evidente, que dicho valor no es correcto en este momento, dado que durante el período se han producido variaciones como consecuencia de las operaciones propias del tráfico comercial (compras, ventas, abonos, devoluciones, promociones, etc.). Por tanto, es necesario proceder a un ajuste contable. Para ello se necesita el valor de las existencias en ese momento que es de 1.200 u.m. (según los datos iniciales). Este es el valor que debe figurar como saldo de mercaderías, al final del ejercicio contable. El asiento que debe realizarse es:
Conviene recordar la mecánica de la Regularización de Existencias ya que siempre es igual. En primer lugar, se anula el saldo inicial y después se reflejan el valor actual del inventario de existencias. Esta operación debe repetirse para todos los tipos de existencias que la empresa disponga.
Si no hay existencias finales el asiento de Regularización de Existencias tendría la siguiente forma, porque no es posible hacer apuntes en un asiento con «0» euros.
7.7 Fase 7. La regularización de las cuentas de resultados
De la misma manera que se ha procedido a comprobar la veracidad de los saldos de las Cuentas Patrimoniales, se procede a revisar los saldos correspondientes a todas las Cuentas de Resultados.
En este caso, se procederá a contabilizar, mediante asientos, todos aquellos ajustes que se consideren oportunos, que serán análogos a los realizados para la regularización de las Cuentas Patrimoniales. En el caso propuesto no es necesario realizar ajustes de este tipo.
7.8 Fase 8. Otros ajustes contables internos
Los ajustes contables internos referentes a este apartado son básicamente: amortizaciones, provisiones y ajustes por periodificación. Quizás el más importante de todos ellos es el correspondiente a la amortización de los activos inmovilizados.
El esquema de un asiento de amortización relativo a elementos del inmovilizado material se ajusta al esquema del ejemplo siguiente:
Para el caso que se viene siguiendo, dado que según el enunciado la empresa ha calculado una vida útil para su maquinaria de 10 años, de manera que ha definido una política de amortización uniforme o constante del 10%. El asiento a realizar es:
Conviene advertir que debe realizarse un asiento de amortización para cada uno de los elementos del inmovilizado, ya que las políticas de amortización no pueden definirse de forma global.
7.9 Fase 9. Traspaso a las cuentas
En este momento debe verificarse que se han traspasado a las cuentas del Libro Mayor, todos los apuntes de los asientos realizados a partir del último Balance de Comprobación de Sumas y Saldos.
7.10 Fase 10. Balance de comprobación de sumas y saldos
Una vez realizados todos los asientos correspondientes a los ajustes contables internos y se ha traspasado la información a las cuentas del Libro Mayor, es recomendable elaborar un nuevo Balance de Comprobación de Sumas y Saldos, para observar si hay algo extraño.
A partir del Balance de Comprobación de Sumas y Saldos es fácil elaborar los estados contables, dado que en él se reflejan los saldos de todas las cuentas.
7.11 Fase 11. La regularización de pérdidas y ganancias
Este asiento determina el saldo de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias y en consecuencia el resultado de la empresa en un ejercicio contable. Para ello, se toma el saldo de cada una de las cuentas de resultados (compras y gastos por un lado y ventas e ingresos por otro) se traspasa a la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, de manera que las cuentas de resultados traspasadas quedarán todas saldadas, es decir, con saldo nulo. Esto quiere decir que, en el Haber de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias figura el saldo de las cuentas de resultados que expresan ventas, ingresos o beneficios. En el Debe de dicha cuenta figurarán los saldos de las cuentas de compras, gastos y pérdidas de las diferentes cuentas de resultados.
En el asiento de Regularización de Pérdidas y Ganancias hay dos partes. En la primera parte, se traspasan a Pérdidas y Ganancias los saldos de las cuentas de ventas e ingresos; automáticamente, estas cuentas pasarán a tener saldo nulo. En una segunda parte, dentro del mismo asiento, se registran también en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias los saldos de las cuentas de compras y gastos; de manera que también en este caso estas cuentas quedarán automáticamente saldadas. Mediante esta operativa se observa que mediante la Regularización de Pérdidas y Ganancias se traspasa el saldo de todas las Cuentas de Resultados a una sola cuenta llamada Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
El saldo de la Cuenta de Pérdidas y Ganancias refleja el resultado obtenido por la empresa en un ejercicio contable. En consecuencia, un saldo acreedor indica que el resultado ha sido positivo y se han obtenido beneficios, en cambio un saldo deudor señala que el resultado ha sido negativo y se han registrado pérdidas.
Antes de seguir se recomienda comprobar que no quede ninguna cuenta que incida en la Cuenta de Pérdidas y Ganancias con un saldo distinto de cero.
En el contexto de este supuesto pedagógico, no se aplica ninguna tasa de impuesto sobre los beneficios obtenidos.
A partir de la información contenida en el Libro Mayor se elabora el asiento de Regularización de Pérdidas y Ganancias, según el procedimiento explicado
Con el asiento anterior en el Libro Mayor debe añadirse la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, la cual resume el resultado obtenido. En este caso se trata de un saldo acreedor de 1.300 euros lo cual indica un beneficio para la empresa de este importe.
7.12 Fase 12. Asiento de cierre
El asiento de cierre consiste en saldar todas las cuentas, es decir, hacer que su saldo sea nulo. En este momento, solamente pueden tener saldo las Cuentas Patrimoniales y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. La realización de este asiento es idéntica, de hecho, a la del asiento de apertura pero al revés. En el período siguiente se procederá a realizar el asiento de reapertura, que será idéntico al de cierre, pero se anotará en el Debe del asiento lo que aquí anotamos en el Haber, y se anotará en el Haber lo que aquí anotemos en el Debe.
Dado que los importes que figuran en el Debe del asiento se reflejan en el Debe de las cuentas y los importes que figuran en el Haber del asiento se reflejan en el Haber de las cuentas respectivas, al traspasar este asiento a las cuentas, todas ellas quedan con saldo nulo.
El asiento de cierre, último del ciclo contable, permite comprobar que todas las cuentas quedan saldadas. Para el caso que se viene siguiendo,
7.13 Fase 13. Elaboración y presentación de los estados financieros
El asiento de cierre (Fase 12) guarda paralelismo con el Balance de Situación. En efecto, las cuentas del Haber del asiento de cierre figuran en el Activo del Balance, mientras que las del Debe lo hacen en el Patrimonio Neto Pasivo. Los documentos en que se presenta la información contable ya son conocidos: Balance de Situación y Cuenta de Resultados.
La «regularización de existencias» se refiere a ajustar y corregir las cantidades de inventario en un sistema contable para reflejar con precisión la cantidad real de productos o bienes disponibles en un momento dado. Este proceso es crucial para garantizar la exactitud de los registros contables y para mantener un control adecuado de los activos de una empresa:
- Errores de registro: Pueden ocurrir errores humanos al ingresar datos en el sistema contable, como errores de transcripción, omisiones o duplicaciones. La regularización ayuda a corregir estos errores y garantizar que los registros reflejen con precisión la realidad.
- Pérdida o daño de productos: Si se produce pérdida o daño de productos sin que se registre adecuadamente, es necesario ajustar las existencias para reflejar la disminución real en la cantidad de productos disponibles.
- Robo o fraude: En casos de robo o fraude, donde los productos se retiran del inventario sin un registro adecuado, la regularización es esencial para restablecer la integridad de los registros contables.
- Diferencias físicas vs. registros: A veces, puede haber discrepancias entre las cantidades físicas de productos en existencia y las cantidades registradas en el sistema. Esto puede deberse a factores como errores de conteo, obsolescencia, entre otros.
El proceso de regularización de existencias generalmente implica realizar ajustes contables para reflejar las diferencias encontradas entre las cantidades físicas y las cantidades registradas. Esto se puede hacer mediante la entrada de asientos contables que reflejen la disminución o el aumento necesario en las existencias.