Se denomina ciclo contable el conjunto de todas las operaciones realizadas por una empresa durante un ejercicio contable, el cual tiene una duración cronológica de un año (desde el 1 de enero al 31 de diciembre). El ciclo contable se concreta en unas fases que son las siguientes:
- El ASIENTO DE APERTURA.
- El registro mediante los ASIENTOS correspondientes de las operaciones del PERÍODO, en el LIBRO DIARIO.
- El traspaso a las cuentas del LIBRO MAYOR de la información registrada en todos los asientos realizados.
- La elaboración de un BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS, (cuando se considere oportuno).
- Los asientos de REGULARIZACIÓN de las CUENTAS PATRIMONIALES (si son necesarios).
- Los asientos de REGULARIZACIÓN DE EXISTENCIAS.
- Los asientos de REGULARIZACIÓN DE LAS CUENTAS DE RESULTADOS (si son necesarios).
- Otros posibles ajustes contables internos, reflejados en asientos:
- AMORTIZACIONES
- PROVISIONES
- AJUSTES DE PERIODIFICACIÓN
- REGULARIZACIÓN DEL IVA
- Traspaso a las cuentas del LIBRO MAYOR de todos los asientos anteriores.
- Elaboración de un BALANCE DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS.
- El asiento de REGULARIZACIÓN de RESULTADOS.
- ASIENTO DE CIERRE.
- Elaboración de los Estados Financieros: Balance de Situación y Cuenta de Resultados.
La mejor manera de ver el significado de cada una de las fases enumeradas y entender su realización práctica es a partir del seguimiento de un caso.
Por ejemplo, una empresa presenta a 1 de enero de 20XX, el siguiente Balance de Situación.
Durante el período se han realizado las siguientes operaciones: o Las ventas a crédito ascienden a 3.000 u.m.
- Se han cobrado de clientes 2.500 u.m. que se ingresan en el Banco
- Las compras de mercaderías a crédito ascienden a 800 u.m.
- Se han pagado a los proveedores facturas por valor de 2.000 u.m. El pago se ha realizado mediante transferencia bancaria.
- El valor de las existencias de mercaderías a final del período es de 1.200 u.m.
- La amortización de la maquinaria sigue una política lineal o uniforme del 10%.
NOTAS:
- Se trata de un caso elemental diseñado exclusivamente con finalidades pedagógicas y que por tanto, no responde a ninguna situación real, pensado y dirigido a lectores que no han hecho nunca contabilidad. En este primer ejemplo, para hacerlo más simple no se va a considerar el IVA.
- Se observa que para hacer un ciclo contable se parte de un Balance de Situación, si no se dispone de él hay que construir uno… con más o menos imaginación con el objetivo de reflejar fielmente la situación económica y financiera de la empresa.
7.1 Fase 1. Asiento de apertura
En el Libro Diario se empieza con el asiento de apertura, el cual consiste en reflejar los saldos iniciales de todas las cuentas que componen el Balance de Situación inicial. Este asiento se llama de apertura si se trata del primer período de actividad de la empresa, o de reapertura si se refiere a cualquier período de una empresa que ya está en marcha. La forma de realizar el asiento de apertura (o reapertura) es la siguiente:
En el Debe del asiento se registran todos los elementos patrimoniales del Activo (bienes y derechos), y en el Haber del asiento, las obligaciones que como es sabido, figuran en Patrimonio Neto Pasivo. Dado que el Balance de Situación inicial debe estar cuadrado, se cumple el Principio de la Partida Doble, es decir, el importe total de los apuntes del Debe ha de ser igual al de los apuntes del Haber. En este caso:
El asiento de apertura registra los saldos correspondientes a los elementos que integran el Balance de Situación inicial. Una vez realizado el asiento hay que traspasar los movimientos al Libro Mayor. Esto permite reflejar en las cuentas esta información inicial.
7.2 Fase 2. Registro de las operaciones del período
El registro de las operaciones consiste en reflejar, en el Libro Diario, mediante los asientos correspondientes a las operaciones económico-financieras, que se han realizado durante el período contable. En este caso se tienen los asientos siguientes:
7.3 Fase 3. Traspaso a las cuentas de los asientos anteriores
Esta fase consiste en traspasar a las cuentas correspondientes del Libro de Mayor la información registrada en los asientos. Esta operación se recomienda que se haga después de cada asiento. También se recomienda, a la hora de trabajar, disponer de hojas separados para el Libro Diario y el Libro Mayor, ya que la información contenida en estos documentos debe ser consultada de forma simultánea.
Para efectuar el traspaso al Libro Mayor, será necesario abrir tantas cuentas como conceptos hayan registrado algún tipo de movimiento, teniendo en cuenta que las correspondientes al Balance de Situación inicial ya se han abierto, como consecuencia del asiento de apertura (1). El resultado final de esta acción se puede ver a continuación.
7.4 Fase 4. Balance de comprobación de sumas y saldos.
El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos informa de la situación en un momento dado de todas y cada una de las cuentas que han intervenido en el período contabilizado. Se realiza trimestralmente.
Se trata de una relación de todas las cuentas del Libro Mayor, por tanto se revisa página por página y se localizan todas las cuentas que tengan un saldo distinto de cero. Después se reflejan en las columnas de sumas, los movimientos totales del Debe y del Haber de las citadas cuentas y a partir de la diferencia se obtiene su saldo, que obviamente, puede ser: deudor o acreedor. En las columnas de Saldo se anota éste en la columna Deudor cuando la suma del Debe sea mayor que la suma del Haber, o bien en la columna Acreedor en caso contrario.
El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos se utiliza como una herramienta para detectar errores, por ejemplo:
- La suma total de los movimientos del DEBE ha de ser igual a la suma total de todos los movimientos del HABER.
- El total de sumas debe coincidir con la suma total del Libro Diario.
Con la información disponible se puede construir un BALANCE DE SITUACIÓN, en cualquier momento del ejercicio contable.
El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos, tal como se ha explicado, permite verificar que no haya habido equivocaciones al calcular los saldos y que éstos se han clasificado adecuadamente. También facilita la detección de posibles incoherencias, como por ejemplo:
- Las cuentas de compras, gastos y pérdidas, correspondientes a la Cuenta de Resultados, en principio, no han de tener movimientos en el Haber, y las cuentas de ventas, ingresos y beneficios, en principio, no han de tener movimientos en el Debe.
- Las cuentas de Activo, por naturaleza, tienen saldo deudor. Así por ejemplo, la cuenta de Caja es imposible que tenga un saldo acreedor.
- Las cuentas de Patrimonio Neto Pasivo, por naturaleza, tienen saldo acreedor.
El Balance de Comprobación de Sumas y Saldos, no permite verificar:
- La utilización incorrecta de una cuenta en el momento de realizar un asiento. Hay que advertir que no es posible detectar errores derivados de la utilización equivocada de una cuenta, es decir utilizar «efectos comerciales a pagar» en lugar de «proveedores».
- Que una anotación en el Debe de una cuenta no se haya registrado en el Debe de otra cuenta.
- Que una anotación en el Haber de una cuenta no se haya registrado en el Haber de otra cuenta.
Otra función interesante del Balance de Comprobación de Sumas y Saldos es que facilita la preparación de los asientos de regularización y los ajustes contables, que se verán a continuación y que resultan indispensables para preparar las Cuentas Anuales.
7.5 Fase 5. La regularización de las cuentas patrimoniales.
La regularización de las cuentas patrimoniales consiste en rectificar mediante asientos las diferencias comprobadas entre los saldos de las Cuentas Patrimoniales y la realidad. En el caso que se viene siguiendo no es posible establecer esta comparación con la realidad… simplemente porque se trata de una ficción. Sin embargo, se considera interesante que el lector se familiarice con estas situaciones reales, que no aparecen frecuentemente en los libros de contabilidad de carácter marcadamente académico. Para que el lector entienda lo que es una Regularización de una cuenta patrimonial, se plantean dos casos.
Caso 1: Regularización tras un arqueo de caja.
Un arqueo de caja es la operación de comprobar si el dinero inventariado (recuento de caja) coincide con el saldo resultante de la cuenta de caja del Libro Mayor. Se plantea el caso de que la contabilidad interna informa que el saldo de la cuenta de caja es de 8.956 euros. Si se cuenta el dinero efectivo de caja y este resulta ser exactamente de 8.956 euros, no es necesario hacer nada más, ya que no hay ninguna discrepancia. En caso de que no coincidan, es decir supongamos que el dinero efectivo disponible en la caja es de 8.955 euros, existe una diferencia de un euro. En esta situación alguien podría pensar que lo más cómodo es poner un euro en la caja para zanjar el problema, pero un buen contable nunca haría esto, porque la introducción de un euro en la caja produce una distorsión en el sistema contable, debido a una violación fragante del Principio de la Partida doble: se resta un euro en el Debe de una cuenta y no se hace ningún apunte en el Haber.
La diferencia detectada obliga a realizar un «punteo» o verificación de los registros de caja para encontrar el error. Si después de una exhaustiva comprobación de los movimientos de caja no se puede explicar la causa de la falta un euro, hay que proceder a un ajuste o regularización de la cuenta de caja en el Libro Mayor, disminuyendo el saldo de dicha cuenta en un euro, ya que se ha producido una pérdida. Las diferencias por regularizaciones se pueden reflejar en una cuenta de gastos varios, que es la cuenta [629] Otros Servicios del PGC. Dicha cuenta puede tener saldo deudor o acreedor, según que el ajuste realizado sea una pérdida o un beneficio.
Para la situación expuesta:
En este caso, en que se encuentra un euro de más en la caja, si a algún lector se le ha ocurrido retirar el euro sobrante y ponérselo en su bolsillo, le recomendamos que vuelva al principio de este libro porque no ha entendido nada… o que se dedique a la política.
Caso 2: Regularización de desajustes encontrados en las cuentas de clientes, proveedores deudores y acreedores varios.
Por ejemplo, en la contabilidad aparece que un cliente debe 0,72 euros, ya que envió un cheque bancario por un importe de 300 euros cuando en realidad la factura ascendía a 300,72 euros. El porqué de esta diferencia quizás sea propio de un manual de psicología más que de contabilidad, pero en cualquier caso, parece evidente que no es rentable reclamar la diferencia. Al mismo tiempo, no tendría sentido que dicho cliente figurara en la cuenta respectiva con un saldo deudor de 0,72 euros. En algunos casos, estas discrepancias se deben a redondeos de tipo matemático. En estas situaciones, y otras de similar naturaleza, se recomienda proceder a la regularización del saldo mediante el asiento siguiente:
Con esto queda ajustado el saldo de la cuenta de Clientes y se refleja una pérdida, como consecuencia de algo que razonablemente no se llegará a cobrar nunca. Debe advertirse que los ajustes se realizan solo cuando la diferencia no responde a errores detectados.
Caso 3: Habrá saldos contables que exigirán una corrección vaiorativa.
Puede pensarse por ejemplo, en la existencia de acciones compradas por la empresa, las cuales tienen en la fecha de cierre del ejercicio una cotización inferior a la que tenían cuando se adquirieron. Esta argumentación también es válida para los remanentes de las monedas extranjeras (por ejemplo, dólares), comprados a una cotización superior a la de la fecha de cierre.
El ciclo contable es el proceso continuo y repetitivo que sigue una empresa para mantener sus registros financieros, preparar estados financieros y asegurarse de que sus transacciones se registren de manera precisa y completa. El ciclo contable abarca un período específico, generalmente un año fiscal, y consta de varias etapas clave:
- Identificación de Transacciones: En esta etapa, se identifican y registran todas las transacciones financieras que realiza la empresa. Estas transacciones pueden incluir ventas, compras, gastos, ingresos, entre otras.
- Registro en el Libro Diario: Las transacciones se registran por primera vez en el libro diario. Cada entrada contable incluye detalles como la fecha, la cuenta afectada, la cantidad y una breve descripción de la transacción.
- Transferencia al Libro Mayor: Los registros del libro diario se transfieren al libro mayor, que es un registro más organizado y detallado de todas las cuentas de la empresa. Cada cuenta tiene su propio libro mayor, y las entradas se acumulan a lo largo del tiempo.
- Ajustes de Fin de Período: Antes de preparar los estados financieros, se realizan ajustes contables para reflejar eventos que ocurrieron pero que no se registraron durante el período contable, como depreciación, ingresos devengados o gastos acumulados.
- Preparación de Estados Financieros: Con los ajustes realizados, se preparan los estados financieros, que incluyen el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo. Estos informes proporcionan una visión general de la situación financiera y del rendimiento de la empresa.
- Cierre del Libro Mayor: Después de preparar los estados financieros, se cierran las cuentas temporales, como las cuentas de ingresos y gastos, para preparar el libro mayor para el próximo período. Esto implica transferir los saldos de estas cuentas a cuentas de resultados acumulados o a la cuenta de capital.
- Reapertura de Cuentas: Se inicia un nuevo período contable y se vuelven a abrir las cuentas temporales para comenzar el proceso nuevamente.