CAPITULO DOS LIBROS CONTABLES

Libros contables

Jornalización

Como se indicó en la unidad uno, el segundo paso del proceso contable es la jornalización que consiste en el registro de las transacciones en el libro diario, para lo cual el contador requiere de criterio y orden basado en la normativa contable, tributaria y societaria, este proceso hace referencia al registro de los asientos contables.

El Libro diario

El libro diario es el principal registro donde se asientan todas las operaciones que realizan las empresas de manera cronológica en forma de asiento. Las principales características de un libro diario son:

• La referencia del movimiento y del documento fuente que generó la transacción
• Cada operación debe contener la fecha que se produjo dicho movimiento
• Cada asiento contable debe ser identificado con un numero de asiento
• Las cuentas deudoras y acreedoras producto del documento fuente
• Los valores por los cuales se generaron los movimientos
• En caso de requerir información detallada como nombre del proveedor.

Ejemplo:

Empresa “ALUMNOS”

Libro diario

El asiento contable y las clases de asientos

Como indica (Zapata Sánchez, 2011, pág. 40) “Es la fórmula técnica de anotación de las transacciones bajo partida doble”, en la cual se registra las cuentas y valores que intervienen en una transacción. El registro de estas transacciones se realiza en el libro diario, el cual permite registrar de manera secuencial dichas transacciones. Los asientos contables se clasifican en simples, compuestos y mixtos.

Los asientos contables simples constan de una cuenta deudora y una cuenta acreedora. Ejemplo: Se compra un vehículo por 25.000,00 el pago se realiza mediante la entrega de un cheque.

Los asientos contables compuestos constan de dos o más cuentas deudoras y dos o más cuentas acreedoras. Ejemplo:

Los asientos mixtos constan de uno o más cuentas deudoras y de dos o más acreedoras, o viceversa. Ejemplo:

Cálculo de IVA y retenciones

El impuesto al valor agregado IVA grava al valor de las transferencias locales o importaciones de bienes muebles, en todas las etapas de comercialización y a los servicios prestados por las empresas. Como se indicó todas las sociedades y personas que presten servicios o transfieran bienes muebles están en la obligación del pago de este impuesto.

Por consiguiente, la tarifa de impuesto al valor agregado es del 0% y 12% porcentajes que se aplican para la transferencia de bienes como para servicios, además se pueden encontrar transferencias exentas de IVA. Como, por ejemplo:

Tabla 4.

Ejemplo de bienes y servicios del Impuesto al Valor Agregado IVA

Ejemplo 1: Cálculo de IVA de bienes con tarifa 12%:

La empresa “ALUMNOS” el 10 de enero, requiere comprar computadoras para sus actividades diarias por lo cual adquiere una computadora, por el valor de $ 1.200,00 más IVA.

Valor del bien                                        1.200,00

Porcentaje de IVA                                       12%

Ejemplo 2: Cálculo de IVA de servicios con tarifa 12%:

El 10 de marzo, la empresa “ALUMNOS” contrata los servicios de un técnico para el mantenimiento de la computadora.

valor del servicio                                    120,00

Porcentaje de IVA                                         12%

Adicional, las sociedades y personas naturales obligadas a llevar contabilidad por obligación se constituyen en agentes de retención de impuestos, entre ellos el IVA, conforme los siguientes porcentajes:

Tabla 5.

Porcentajes de retención de Impuesto al Valor Agregado

Fuente: Servicio de Rentas Internas

Ejemplo 1: retención de IVA de bienes

La empresa “ALUMNOS” S.A. por servicio de jardinería paga a la Sra. Mayra Ramos (No obligado a llevar contabilidad) por el valor de 500,00 más IVA.

Valor del servicio                         500,00

Porcentaje de IVA                            12%

Ejemplo 2: retención de IVA de servicio

La empresa “ALUMNOS S.A. por servicio de jardinería paga a la Sra. Mayra Ramos (No obligado a llevar contabilidad) por el valor de 500,00 más IVA.

Valor del servicio 500,00

Porcentaje de IVA 12%

Rol de pagos

El rol de pagos en un documento contable que constituye un registro de los ingresos y descuentos mensuales de los trabajadores que están a cargo de la empresa y a su vez en el mismo se procede a registrar en el libro diario los valores correspondientes a las remuneraciones de los trabajadores.

Por el lado de los ingresos de los trabajadores encontramos principalmente: sueldo, horas extras, comisiones, bonos.

Sueldo y salario: como indica el Art. 80 del Código de Trabajo (Congreso Nacional del Ecuador, Código de Trabajo, 2017) “Salario es el estipendio que paga el empleador al obrero en virtud del contrato de trabajo; y sueldo, la remuneración que por igual concepto corresponde al empleado.” Así también en el Art. 81 “Se entiende por Salario Básico la retribución económica mínima que debe recibir una persona por su trabajo de parte de su empleador, el cual forma parte de la remuneración”.

Horas extraordinarias y suplementarias: se considera el tiempo que el trabajador labora posterior o fuera de su horario habitual para realizar labores inherentes a la empresa. Para el caso del Ecuador el Art. 47 del Código de Trabajo establece que la jornada máxima será de ocho horas diarias, sin exceder las cuarenta horas semanales.

Tabla 6.

Horas extraordinarias y suplementarias

Ejemplo:

El Señor Juan Ramírez labora para la Empresa “ALUMNOS” en calidad de recepcionista con un sueldo de $600,00 mensuales. En el mes de marzo de 20XX labora adicional a su hornada habitual 3 días miércoles de 22:00 a 24:00, 2 días lunes de 24:00 a 2:00 y dos fines de semana en el horario de 8:00 a 10:00. ¿Cuál es el valor que el Sr. Ramírez recibirá por horas extras?

Cálculo de hora normal:

Cálculo del valor de horas con recargo:

Cálculo de horas extras:

Respuesta: El Señor Ramírez por concepto de horas extras recibirá $ 52,50.

Por otra parte, los egresos o descuentos dentro del rol de pagos se consideran principalmente el aporte personal, préstamos a la empresa, préstamos al IESS, retenciones de renta, retenciones judiciales y otros que entre el empleador y empleado se estipulen de mutuo acuerdo o la Ley lo exija.

Aporte personal: El aporte personal mínimo es del 9,45% para los trabajadores en relación de dependencia, este importe corre a cargo del trabajador el cual es descontado de su remuneración mensual. La base de cálculo es el sueldo más horas, comisiones, bonos y otros los cuales se encuentren notificados al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social.

Beneficios a empleados

• Décima tercera remuneración o bono navideño: Lostrabajadores en general tienen derecho a la doceava parte del total de las remuneraciones percibidas durante el periodo comprendido desde diciembre del año anterior hasta noviembre del presente, el pago de este beneficio se realiza hasta el veinticuatro de diciembre de cada año en el caso de trabajadores que hubieran expresado su voluntad de acumular o de forma mensual para quienes no.
• Decima cuarta remuneración: los trabajadores en general tienen derecho a una bonificación anual equivalente a una remuneración básica mínima unificada vigentes a la fecha de pago. Este pago se lo realiza hasta el 15 de marzo para las regiones de la Costa e Insular y hasta el 15 de agosto para la Sierra y Amazonia, en cuanto al cálculo se encuentra en función de los días trabajados durante el año, así, si un trabajador fuera separado de su trabajo antes de las fechas antes mencionadas, recibirá la parte proporcional hasta la fecha de su retiro.
• Vacaciones: El Art. 69 del Código de Trabajo establece que “Todo trabajador tendrá derecho a gozar anualmente de un período ininterrumpido de quince días de descanso, incluidos los días no laborables. Los trabajadores que hubieren prestado servicios por más de cinco años en la misma empresa o al mismo empleador, tendrán derecho a gozar adicionalmente de un día de vacaciones por cada uno de los años excedentes”. La forma de cálculo para la provisión corresponde a la veinticuatroava parte de la remuneración.
• Fondos de reserva: La Ley de Seguridad Social establece “El IESS será recaudador del Fondo de Reserva de los empleados, obreros, y servidores públicos, afiliados al Seguro General Obligatorio, que prestaren servicios por más de un (1) año para un mismo empleador, de conformidad con lo previsto en el Código del Trabajo y otras leyes sobre la misma materia, y transferirá los aportes recibidos en forma nominativa a una cuenta individual de ahorro obligatorio del afiliado”.

Mayorización

Es la actividad o proceso de trasladar ordenada, sistemática y clasificada de los valores registrados en la jornalización, respetando la naturaleza de las cuentas y la ubicación de los valores en el debe y en el haber.

El libro mayor

“El libro mayor o mayor contable es un libro que recoge todas las operaciones económicas registradas en las distintas cuentas contables de la empresa de manera cronológica.” (Reviso, 2017) Consecuentemente, se realiza un mayor para cada una de las cuentas que se han utilizado durante el registro en el libro diario, es decir, se registra en el debe, el haber y se establece el saldo de la cuenta.

Saldos de cuentas

El saldo en contabilidad es la diferencia matemática entre el debe y el haber, el mismo puede dar tres resultados:

• El debe es mayor al haber: la diferencia se denomina saldo deudor.
• El haber es mayor al debe: la diferencia se denomina saldo acreedor.
• El haber es igual al debe; se denomina saldo nulo.

Para realizar el proceso de mayorización, didácticamente para mejor comprensión se utiliza una T, misma que comprende las siguientes partes:

Figura 12. Partes de la cuenta contable

Fuente: adaptado de (Campuzano, Chávez, & Chávez, 2015)

Los dos libros contables fundamentales son el Libro Diario y el Libro Mayor. Ambos son esenciales para el registro y seguimiento de las transacciones financieras de una empresa:

1. Libro Diario:

• Propósito:
  • El Libro Diario es un registro cronológico de todas las transacciones financieras de la empresa. Cada transacción se registra en orden secuencial a medida que ocurre, y se utiliza para proporcionar un seguimiento detallado de las operaciones diarias.
• Formato:
  • Cada entrada en el Libro Diario incluye la fecha, una descripción de la transacción, las cuentas afectadas y los montos correspondientes. Estos montos se dividen en débitos y créditos, siguiendo el principio contable de la partida doble.
• Ejemplo:
  • Si una empresa realiza una venta en efectivo, la entrada en el Libro Diario podría ser:
    • Fecha: [Fecha]
    • Descripción: Venta en efectivo
    • Cuenta Debitada: Caja (o Bancos)
    • Monto Debitado: [Monto]
    • Cuenta Acreditada: Ingresos por Ventas
    • Monto Acreditado: [Monto]

2. Libro Mayor:

• Propósito:
  • El Libro Mayor es un registro consolidado que clasifica y resume todas las transacciones registradas en el Libro Diario. Agrupa las transacciones por cuenta contable, proporcionando un resumen detallado de los saldos de cada cuenta.
• Formato:
  • Cada cuenta tiene su propia página en el Libro Mayor. En esta página se registran todas las transacciones relacionadas con esa cuenta, y se calcula el saldo de la cuenta después de cada transacción. El saldo de cada cuenta del Libro Mayor se utiliza para preparar los estados financieros.
• Ejemplo:
  • Siguiendo el ejemplo anterior de la venta en efectivo, en el Libro Mayor se registraría el débito en la cuenta Caja y el crédito en la cuenta Ingresos por Ventas. Se llevaría un registro continuo de todas las transacciones que afectan a estas cuentas, actualizando los saldos después de cada transacción.

Importancia de Ambos Libros:

• Cumplimiento Normativo:
  • Muchas jurisdicciones requieren que las empresas mantengan registros contables precisos para cumplir con regulaciones y normativas fiscales.
• Seguimiento de Transacciones:
  • Los libros contables proporcionan un historial detallado de todas las transacciones, lo que facilita el seguimiento y la auditoría.
• Preparación de Estados Financieros:
  • Los datos del Libro Mayor se utilizan para preparar los estados financieros, como el Balance de Situación y la Cuenta de Pérdidas y Ganancias.
• Toma de Decisiones:
  • La información registrada en estos libros es esencial para la toma de decisiones financieras y la planificación estratégica.
• Control Interno:
  • Facilitan el establecimiento de controles internos al proporcionar un registro transparente de las transacciones financieras.